Ravnanje z vzorci

Po vzorčenju preverite, ali katera od posod za vzorce pušča. Zunanjost paketov naj bo čista in suha. Če katera od posod pušča, ojačite ali zamenjajte pokrovčke in zamaške. Nato je treba opraviti še en pregled; in če katera od posod še vedno pušča, odvzemite sveže vzorce.

Posode za vzorce, ki jih uporabljate za pakiranje hlapnih tekočih vzorcev, napolnite do približno 90 % skupne prostornine.

Na embalaže, ki vsebujejo vzorce nevarnega blaga/spojin, morate namestiti opozorilne znake, označbe in simbole, ki označujejo potencialne nevarnosti.

V skladu z nacionalnimi predpisi mora biti posoda za vzorce ustrezno zapečatena glede na vrsto uporabljene posode, da se prepreči nepooblaščeno ali neustrezno ravnanje z vzorci (in zagotovi nedotaknjenost vsebine). Pečat mora biti dobro pritrjen in trden, da prepreči poškodbe med shranjevanjem in prevozom vzorca ter ohrani verigo dokazov.

Oznake na etiketah morajo biti dobro čitljive in trajne, da se med shranjevanjem, premikanjem in prevozom ne izbrišejo ali zamenjajo/spremenijo.

Pri maloprodajnih embalažah carinska etiketa ne sme prekriti komercialnih etiket originalnega proizvoda (blagovne znamke, proizvajalca, vsebine, roka uporabe itd.). Priporočamo, da maloprodajne embalaže vložite v polietilensko vrečko ter etikete in pečate namestite na vrečko.

Upoštevajte zdravstvene in varnostne predpise.

Spremni dokumenti morajo biti v skladu s pravili carinske uprave. To je odvisno od lokalnih razmer. V nekaterih državah članicah se uporabljajo samo digitalni dokumenti, ki se pošiljajo v carinske laboratorije po e-pošti ali prek integriranih informacijskih sistemov. Lahko se priložijo tudi kopije zadevnih dokumentov, ki se nanašajo na naravo blaga (varnostni list, tehnične specifikacije, potrdila o kakovosti/skladnosti itd.).

Pogoje shranjevanja določajo lastnosti odvzetih vzorcev. Pogoji shranjevanja morajo zagotoviti, da se vzorec ne spremeni na način, ki bi lahko vplival na analizirane parametre.

Upoštevajte zdravstvene in varnostne predpise.

Na splošno je treba vzorce hraniti v čistem, suhem, temnem, hladnem in dovolj prezračevanem prostoru. Temperaturo shranjevanja je treba redno spremljati. Temperatura v teh prostorih ne sme pasti pod 0 °C ali preseči 30 °C.

• Vzorci živil se morajo hraniti ločeno od drugih vzorcev. Pokvarljivo blago se mora hraniti v hladilniku ali zamrzovalniku. Če so vzorci zamrznjeni, se morajo hraniti pri temperaturi pod –18 °C, pri čemer je treba temperaturo shranjevanja redno spremljati.
• Vnetljive snovi je treba hraniti v skladu s predpisi o požarni varnosti.

Če carinski urad ne more zagotoviti takih prostorov in vzorcev ni mogoče takoj prenesti v carinski laboratorij, je treba poiskati nadomestno zunanje skladiščno mesto, ki izpolnjuje pogoje za ohranjanje kakovosti in istovetnosti vzorcev. Upoštevajte zdravstvene, varnostne in okoljske predpise.

Priporočamo, da vsak carinski urad imenuje pooblaščenega uslužbenca, ki je odgovoren za prostor za shranjevanje vzorcev. Opis njihovega delovnega mesta mora vključevati tudi naslednje naloge:

• sprejem vzorcev za shranjevanje in prevoz za analizo ter vodenje evidenc,
• spremljanje rokov hrambe vzorcev,
• organizacija odstranjevanja vzorcev po preteku teh rokov,
• zagotavljanje, da so pogoji shranjevanja za vzorce ves čas izpolnjeni.

Za določene proizvode veljajo posebni pogoji. Nekaj primerov je navedenih v nadaljevanju, za več podrobnosti pa glejte posebne postopke vzorčenja.

Proizvod	Pogoji
Svetlobno občutljivi vzorci	Shranjevanje v temnem prostoru.
Vzorci, ki oddajajo strupene ali neprijetne vonjave	Možno shranjevanje v digestoriju ali v prostoru z zadostnim mehanskim prezračevanjem.
Lahko vnetljivi in drugi nevarni vzorci	Glejte varnostni list. Če je mogoče, shranjujte v varnostni omarici. Če informacije niso na voljo, glede pogojev shranjevanja povprašajte v laboratoriju.
Vzorci, dovzetni za razpad	Shranjujte v zamrzovalniku ali hladilniku, odvisno od narave proizvoda.
Vzorci zelo hitro pokvarljivih proizvodov	Vzorec zamrznite. Po posvetu z laboratorijem na obrazcu za vzorce za laboratorijsko analizo navedite, da je vzorec zamrznil pooblaščeni carinski uslužbenec.
Vzorci hlajenih proizvodov	Shranjujte pri temperaturi okrog 4 °C.
Vzorci zamrznjenih proizvodov	Shranjujte pri temperaturi okrog –18 °C.
Vzorci prehranskih proizvodov v maloprodajni embalaži ter vzorci zdravil in farmacevtskih izdelkov	Shranjujte v pogojih, označenih na embalaži, a ne pri temperaturi nad 25 °C.
Vzorci mineralnih olj	Vnetljive snovi morate hraniti na dobro prezračevanem mestu.

Če so pogoji shranjevanja v vašem carinskem uradu neustrezni, morate vse končne vzorce čim prej poslati v carinski laboratorij. Za čas hrambe glejte nacionalna navodila.

Poskrbeti morate, da pogoji med prevozom zagotavljajo celovitost in značilnosti prevažanih vzorcev. Med prevozom upoštevajte naslednja pravila.

Za prevoz vzorcev do carinskega laboratorija obstaja več metod. Uporabljena metoda je odvisna od lokalnih okoliščin v državi članici.

Prevoz	Opombe
Po pošti	Lahko se uporablja samo za vzorce brez nevarnih lastnosti in za katere ne veljajo posebni pogoji shranjevanja
Z običajnim prevozom, brez posebne opreme za prevoz kemijskih vzorcev ali hlajenega/zamrznjenega blaga	Lahko se uporablja samo za vzorce brez nevarnih lastnosti in za katere ne veljajo posebni pogoji shranjevanja
S posebno opremljenim prevozom, npr. za prevoz kemijskih vzorcev ali zamrznjenega blaga	S to metodo se lahko prevažajo vzorci vseh vrst, če ni tveganja za navzkrižno kontaminacijo. S to metodo je najbolje pošiljati vzorce, za katere veljajo posebni pogoji shranjevanja
S kurirjem	S to metodo se lahko prevažajo vzorci vseh vrst, če ni tveganja za navzkrižno kontaminacijo. Pri rednih prevozih je uporaba kurirja praktična
Prek pooblaščenih carinskih uslužbencev samih	Neposredna dostava do carinskega laboratorija ne glede na to, ali so vzorci nujni

Tekočih, plinskih in/ali nevarnih vzorcev ne morete pošiljati po pošti ali s prevozom brez posebne opreme za shranjevanje. Tudi vzorcev, ki se morajo shranjevati na hladnem, ne morete prevažati na tak način.

Za več informacij o prevozu vzorcev glejte nacionalne smernice.

Na splošno vzorcev ni treba takoj poslati v carinski laboratorij, če ima carinski urad dobre skladiščne prostore. Vzorci se lahko določeno obdobje zbirajo in se šele nato pošljejo v carinski laboratorij. Kombi ali tovornjak, ki se uporablja za tovrstni prevoz, mora biti opremljen s potrebnimi varnostnimi funkcijami, tako da se lahko hkrati prevažajo različne vrste nevarnih proizvodov. Pri dostavi vzorcev v laboratorij pa morate upoštevati roke.

Pri prevozu s kurirjem morajo biti vsi carinski uradi povezani s transportnim omrežjem, da se zagotovi redno zbiranje vzorcev. Iz praktičnih razlogov v transportno omrežje ni vedno mogoče povezati vseh carinskih uradov. Tak primer je osamljen obmejni urad ali urad, kjer vzorčenje poteka le redko. Ti uradi lahko vzorce pošiljajo z eno od drugih metod. Nujen prevoz vzorcev se lahko organizira s kurirjem, ki vzorce v carinski laboratorij dostavi v 24 urah ali prej. Poskrbite, da ima kurir prave pogoje shranjevanja za prevoz vzorcev. Ta način prevoza vzorcev je na splošno drag. Če ni tako nujno, se lahko odločite za drugo vrsto prevoza.

Med prevozom morate vzorce namestiti v dodatne embalaže (kartonske škatle, zaboje, posebne posode za vzorce itd.). Iz varnostnih razlogov lahko vsak vzorec vložite v ločeno plastično vrečko.

Lahko uporabite transportne ali distribucijske zaboje. Ti se lahko uporabljajo za shranjevanje ali prevoz do laboratorija. Imeti morajo pokrov, ki se lahko zapečati. Lahko se napolnijo z vermikulitom ali drugim inertnim proizvodom v obliki peletov, ki ima funkcijo embalaže in polnila. Na ta način se lahko prepreči škoda, v primeru puščanja pa se tekočina vpije.

Vzorce nevarnega blaga morate hraniti in pošiljati v ločenih škatlah za vzorce. Te škatle morajo biti označene s posebno nalepko, kjer je naveden razred nevarnega blaga (glede na varnostni list). Voznik mora nevarno blago zabeležiti na ločenem seznamu. Obrazec z vlogo za laboratorijsko analizo je treba hraniti v škatli za vzorce.

OPOZORILO
Vzorcev snovi, ki bi lahko reagirale med seboj, ne smete nikoli prevažati v isti škatli. To pomeni, da je treba preprečiti vsako fizikalno ali kemijsko interakcijo ali navzkrižno kontaminacijo, ki bi lahko vplivala na vzorce ali ustvarila nevarne razmere (dim, požar ali eksplozijo).

Vzorce prehranskih ali kemičnih proizvodov je treba v transportnem vozilu prevažati ločeno (tovorni prostor, škatle itd.), da se prepreči vsaka možnost neposrednega stika med njimi.

Zamrznjene ali hlajene vzorce je treba prevažati v mobilnih zamrzovalnikih, hladilnih torbah ali, pri kratkih razdaljah, v izolacijskih torbah ali škatlah. Verigo hlajenja je treba vzdrževati in beležiti.

Prevoz vzorcev kemičnih proizvodov, ki se med prevozom lahko samodejno vžgejo, eksplodirajo ali sproščajo strupene pline, je prepovedan.

Vzorci materialov, ki lahko ustvarjajo statične razelektritve, se morajo prevažati pakirani v električno neprevodnem materialu.

Pri vnetljivih tekočinah se lahko prevaža največ 30 l, od tega največ 10 l vnetljivih proizvodov razreda nevarnosti 1 (glejte preglednico 3). Transportno vozilo mora biti opremljeno z gasilnim aparatom.

Poglavje 3.4 sporazuma ADR opisuje izvzetja za nevarno blago v omejenih količinah.



Kadar se vzorci prevažajo v distribucijskih zabojih, morajo biti izpolnjene naslednje zahteve:

• zaboji morajo biti zaprti s carinskim pečatom (glejte nacionalna pravila);
• škatle morajo biti označene z imenom pošiljatelja;
• obrazci za vzorčenje, ki se nanašajo na vzorce, se lahko priložijo v škatle za vzorce ali pa se predajo vozniku v zapečateni ovojnici;
• vzorci, ki so preveliki za prevoz v distribucijskem zaboju, se dobro zapakirani lahko prevažajo kot ločeni artikli;
• zamrznjeni ali ohlajeni vzorci naj ostanejo v originalni embalaži in jih je treba hraniti v posebni hladilni ali zamrzovalni komori v kombiju ali tovornjaku.

Vedno poskrbite, da se vzorci v laboratorij odpošljejo pravočasno in da pakete spremlja ustrezna dokumentacija. Oglejte si nacionalne postopke.

OPOZORILO
Če niste prepričani glede pakiranja in prevoza nevarnega blaga ali neznanih snovi, za nasvet prosite carinski laboratorij.

Zgornja pravila in zahteve niso dokončni in veljajo glede na konkretne okoliščine.

Vzorec je sprejemljiv le, če v laboratorij prispe v ustreznem stanju. Poskrbeti morate, da so med prevozom in prenosom v laboratorij izpolnjena naslednja merila. Laboratorij se lahko obrne na pooblaščenega carinskega uslužbenca in ima pravico zavrniti vzorec, če ta merila niso izpolnjena.

Vsi vzorci morajo izpolnjevati naslednja merila:

• vzorci morajo biti označeni s podatki o vzorcu, vključno s sklicem vzorca;
• vzorec mora biti zapečaten. Vzorec velja za zapečatenega, če so izpolnjena naslednja merila:
  1. vzorec neposredno preda pooblaščeni carinski uslužbenec;
  2. embalaža vključuje oznako. Oznaka je pritrjena z vrvico in plombo tako, da vzorca brez poškodbe vrvice ali plombe ni mogoče vzeti iz ovoja. Eno pakiranje lahko vsebuje več ločeno zapečatenih vzorcev;
  3. vzorec je označen in zapečaten v skladu z nacionalnimi predpisi;
  4. vzorec je zapakiran v ovojnici z žigom ali oznako prek plombe;
  5. vzorec je sestavljen iz predmeta, na katerega je pritrjena oznaka z vrvico in plombo;
• pakiranje mora biti nepoškodovano in neodprto. Rok za dostavo v laboratorij ne sme biti prekoračen (glejte nacionalne smernice in mednarodne predpise);
• vzorce mora spremljati v celoti izpolnjen obrazec za vzorce;
• količina vzorca mora zadoščati za izvedbo analiz (glejte preglednico „Količina vzorca za odvzem“).

Pri nekaterih posebnih vrstah blaga morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

• globoko zamrznjeni proizvodi ne smejo biti odtajani;
• proizvode, ki se običajno hranijo pri nizki temperaturi (maslo, mlečni proizvodi, sadni sokovi), je treba hraniti pri taki temperaturi;
• s proizvodi, nagnjenimi k fermentiranju, je treba ravnati pazljivo in jih čim prej postaviti v hladilnik;
• vzorce mineralnih olj je treba pošiljati v zaščitnih transportnih škatlah in preveriti, ali je prišlo do puščanja;
• kadar so vzorci v originalni maloprodajni embalaži, mora biti ta embalaža nedotaknjena;
• kemične vzorce, ki so uradno označeni z oznako za nevarnost, na primer lobanjo, oznako plamena ali oznako eksplozije, je treba prevažati v posebnih škatlah za vzorce (glejte Priporočila za pakiranje).