Manipulácia so vzorkami

Po odbere vzoriek sa musí skontrolovať tesnosť nádob na vzorky. Vonkajší povrch musí byť čistý a suchý. V prípade úniku by sa uzávery alebo zátky mali utesniť alebo vymeniť. Potom by sa mala vykonať ďalšia kontrola, a ak únik neprestane, mali by sa odobrať čerstvé vzorky.

Nádoby na vzorky používané na balenie prchavých kvapalných vzoriek by mali byť naplnené približne na 90 % ich celkového objemu.

Na baleniach, ktoré obsahujú vzorky nebezpečného tovaru/nebezpečných zlúčenín, by mali byť umiestnené výstražné značky, označenia a symboly uvádzajúce potenciálne nebezpečenstvo.

V závislosti od vnútroštátnych predpisov by mala byť nádoba so vzorkou zaplombovaná spôsobom vhodným pre daný typ použitej nádoby na zabránenie neoprávnenej alebo nevhodnej manipulácii so vzorkami (a na zabezpečenie neporušenosti obsahu). Plomba musí byť pevne pripevnená a stabilná, aby nedošlo k jej poškodeniu počas skladovania alebo prepravy vzorky, a na zabezpečenie reťazca dôkazov.

Označenie na etiketách musí byť jasne čitateľné a trvanlivé, aby sa zabránilo jeho vymazaniu alebo nahradeniu či výmene počas skladovania, manipulácie a prepravy.

V prípade balení na predaj v malom by colná nálepka nemala prekrývať obchodné etikety na pôvodnom výrobku (ochrannú známku, označenie výrobcu, obsah, dátum exspirácie atď.). Odporúča sa vložiť balenia na predaj v malom do polyetylénového vrecúška, na ktoré sa pripevnia nálepky a plomby.

Musia byť dodržané nariadenia týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia.

Sprievodné dokumenty musia byť v súlade s pravidlami stanovenými colnou správou. Tie závisia od miestnej situácie. V niektorých členských štátoch sa používajú iba digitálne dokumenty, ktoré sú colnému laboratóriu zasielané e-mailom alebo pomocou integrovaných informačných systémov. Priložené môžu byť aj kópie ďalších relevantných dokumentov týkajúcich sa charakteru tovaru (KBÚ, technické špecifikácie, osvedčenia o kvalite/zhode atď.).

Podmienky skladovania sú určené charakteristikami a vlastnosťami odobratých vzoriek. Skladovacie podmienky by mali zabezpečiť, aby vzorka nebola pozmenená spôsobom, ktorý by mohol ovplyvniť parametre, ktoré sa majú analyzovať.

Musia byť dodržané nariadenia týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia.

Všeobecne platí, že vzorky by sa mali skladovať v čistej, suchej, tmavej, chladnej a dostatočne vetranej miestnosti. Skladovacia teplota by mala byť pravidelne kontrolovaná. Teplota v týchto priestoroch by nemala klesnúť pod 0 °C a nemala by presiahnuť 30 °C.

• Vzorky potravín musia byť skladované oddelene od ostatných vzoriek. Rýchlo sa kaziace tovary musia byť skladované v chladničkách alebo mrazničkách. Zmrazené vzorky musia byť udržiavané pri teplote –18 °C a skladovacia teplota sa musí pravidelne kontrolovať.
• Horľavé látky musia byť skladované v súlade s predpismi požiarnej bezpečnosti.

Ak colný úrad takéto zariadenia nemôže poskytnúť a vzorka nemôže byť ihneď prepravená do colného laboratória, malo by sa nájsť alternatívne externé miesto na uskladnenie, ktoré spĺňa podmienky na zabezpečenie kvality a totožnosti vzoriek. Musia byť dodržané nariadenia týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia a životného prostredia.

Odporúča sa, aby každý colný úrad vymenoval úradníka zodpovedného za správu skladu vzoriek. Opis tejto pracovnej pozície by mal zahŕňať aj tieto úlohy:

• prijíma vzorky na skladovanie a na prepravu na analýzu, vedie záznamy,
• sleduje lehoty skladovania vzoriek,
• organizuje likvidáciu vzoriek po uplynutí týchto lehôt,
• zabezpečuje, aby boli za každých okolností splnené podmienky skladovania vzoriek.

Niektoré výrobky si vyžadujú špecifické podmienky. Ďalej je uvedených niekoľko príkladov, podrobnejšie údaje by ste si však mali vyhľadať v osobitných postupoch odberu vzoriek.

Výrobok	Podmienky
Vzorky citlivé na svetlo	Skladovať na tmavom mieste.
Vzorky uvoľňujúce jedovaté alebo nepríjemné pachy	Možno skladovať v digestore alebo miestnosti s dostatočnou mechanickou ventiláciu.
Vysoko horľavé a iné nebezpečné vzorky	Pozri KBÚ. Skladovať v bezpečnostnej skrini, ak je to možné. Ak nie sú k dispozícii žiadne informácie, opýtajte sa na podmienky skladovania laboratória.
Vzorky náchylné na pokazenie	Skladovať v mrazničke alebo chladničke, v závislosti od charakteru výrobku.
Vzorky výrobkov, ktoré ľahko podliehajú skaze	Vzorku zmrazte. Po konzultácii s laboratóriom uveďte vo formulári pre vzorku určenú na laboratórnu analýzu, že výrobok bol zmrazený colným úradníkom.
Vzorky chladených výrobkov	Skladovať pri teplote približne 4 °C.
Vzorky mrazených výrobkov	Skladovať pri teplote približne –18 °C.
Vzorky potravinárskych výrobkov, liekov a farmaceutických výrobkov v balení na predaj v malom	Skladovať za podmienok uvedených na balení, ale nie nad približne 25 °C.
Vzorky minerálnych olejov	Horľavé látky musia byť skladované v dobre vetranej miestnosti.

Ak sú skladovacie podmienky vášho colného úradu nedostatočné, všetky konečné vzorky musia byť čo najskôr zaslané do colného laboratória. Lehotu skladovania si pozrite vo vnútroštátnych pokynoch.

Musíte zabezpečiť, aby podmienky prepravy zaručovali neporušenosť a charakteristiky prepravovanej vzorky. Počas prepravy musia byť dodržiavané nasledujúce pravidlá.

Existuje niekoľko spôsobov prepravy vzoriek do colného laboratória. Použitý spôsob závisí od miestnej situácie v danom členskom štáte.

Preprava	Poznámky
Poštou	Možno použiť len pre vzorky bez nebezpečných vlastností a bez osobitných skladovacích podmienok.
Bežnou dopravou, bez špeciálnej výbavy na prepravu chemických vzoriek alebo chladeného či mrazeného tovaru	Možno použiť len pre vzorky bez nebezpečných vlastností a bez osobitných skladovacích podmienok.
Špeciálne vybavenou dopravou, napr. na prepravu chemických vzoriek alebo mrazeného tovaru	Týmto spôsobom možno prepravovať vzorky všetkých typov za predpokladu, že nehrozí riziko krížovej kontaminácie. Tento spôsob je najvhodnejší na zasielanie vzoriek s osobitnými skladovacími podmienkami.
Kuriérom	Týmto spôsobom možno prepravovať vzorky všetkých typov za predpokladu, že nehrozí riziko krížovej kontaminácie. Na pravidelnú prepravu môže byť praktické využiť služby kuriéra.
Osobne colnými úradníkmi	Dodávka priamo do colného laboratória, bez ohľadu na urgentnosť vzoriek.

Kvapalné, plynné a/alebo nebezpečné vzorky nemôžu byť zaslané poštou ani dopravou bez špeciálneho vybavenia na skladovanie. Týmto spôsobom nemôžu byť prepravované ani vzorky, ktoré musia byť skladované studené alebo schladené.

Ďalšie informácie o preprave vzoriek si pozrite vo vnútroštátnych pokynoch.

Všeobecne platí, že za predpokladu, že colný úrad má dobré skladovacie priestory, nie je nutné ihneď zasielať vzorky do colného laboratória. Vzorky môžu byť pred zaslaním do colného laboratória zhromažďované počas určitého času. Dodávka alebo kamión použité na prepravu vzoriek musia byť vybavené potrebnými bezpečnostnými prvkami, aby bolo možné naraz prevážať rozličné druhy nebezpečných výrobkov. Musíte však dodržiavať lehoty na doručenie vzoriek do laboratória.

Na účely prepravy kuriérom by všetky colné úrady mala spájať dopravná sieť na zabezpečenie pravidelného zberu vzoriek. Z praktických dôvodov nie je vždy možné prepojiť všetky colné úrady do dopravnej siete. Ako príklad možno uviesť izolované pracoviská na hraniciach alebo pracoviská, kde odber vzoriek prebieha len zriedka. Tieto pracoviská môžu zasielať vzorky iným spôsobom. Urgentnú prepravu vzoriek možno zorganizovať prostredníctvom kuriéra, ktorý doručí vzorky do colného laboratória do 24 hodín alebo skôr. Ubezpečte sa, že kuriér má správne skladovacie podmienky na prepravu vzorky. Tento spôsob prepravy vzoriek je vo všeobecnosti nákladný. V menej naliehavých prípadoch môžete zvoliť iný druh dopravy.

Vzorky by počas prepravy mali byť umiestnené v ďalšom obale (kartónové škatule, debny, špeciálne nádoby na vzorky a pod.). Z bezpečnostných dôvodov môže byť každá vzorka uložená v samostatnom plastovom vrecku.

Využiť možno aj dopravné alebo prepravné kontajnery. Tieto kontajnery možno použiť na skladovanie alebo prepravu do laboratória. Mali by mať veko, ktoré možno zaplombovať. Môžu byť vyplnené vermikulitom alebo iným inertným materiálom v podobe peliet, ktorý slúži ako balenie a plnivo. Týmto spôsobom možno zabrániť poškodeniu a pri úniku kvapaliny bude táto kvapalina absorbovaná.

Vzorky nebezpečného tovaru musia byť uchovávané, skladované a zasielané v samostatných boxoch na vzorky. Tieto boxy musia byť označené zvláštnym štítkom s uvedením triedy nebezpečnosti tovaru (podľa KBÚ). Vodič musí viesť evidenciu o takomto nebezpečnom tovare na osobitnom zozname. V boxe so vzorkou musí byť priložený formulár žiadosti o laboratórnu analýzu.

UPOZORNENIE
Vzorky látok, ktoré môžu navzájom reagovať, by sa nikdy nemali skladovať ani prepravovať v tom istom boxe. To znamená, že je potrebné vyhnúť sa akejkoľvek fyzickej alebo chemickej interakcii alebo krížovej kontaminácii, ktoré by mohli ovplyvniť vzorky alebo vytvoriť nebezpečnú situáciu (dym, požiar alebo výbuch).

Vzorky potravinárskych alebo chemických výrobkov musia byť prepravované v dopravnom prostriedku oddelene (nákladné priestory, boxy atď.), aby sa zabránilo akémukoľvek priamemu kontaktu medzi nimi.

Mrazené alebo chladené vzorky musia byť prepravované v mobilných mrazničkách, chladiacich boxoch, alebo – na krátke vzdialenosti – v tepelne izolovaných vreckách alebo škatuliach. Chladiaci reťazec musí byť zachovaný a zaznamenaný.

Preprava vzoriek chemických výrobkov, ktoré sú náchylné na samovznietenie, explóziu alebo uvoľňovanie toxických plynov počas prepravy, je zakázaná.

Vzorky materiálov, ktoré môžu vytvárať výboje statickej elektriny, by mali byť prepravované zabalené do elektricky nevodivého materiálu.

V prípade horľavých kvapalín sa môže prepravovať maximálne 30 l, z toho najviac 10 l horľavých výrobkov v triede nebezpečnosti 1 (pozri tabuľku 3). Dopravný prostriedok musí byť vybavený hasiacim prístrojom.

V kapitole 3.4 ADR sa uvádzajú výnimky pre nebezpečný tovar v obmedzených množstvách.



Pri preprave vzoriek v prepravných kontajneroch musia byť splnené tieto požiadavky:

• kontajnery by mali byť uzatvorené colnou uzáverou (postupujte podľa vnútroštátnych pravidiel),
• boxy musia byť označené názvom odosielateľa,
• formuláre pre odber daných vzoriek môžu byť umiestnené v boxe so vzorkami alebo odovzdané vodičovi v zapečatenej obálke,
• vzorky príliš veľké na prepravu v prepravnom kontajneri možno prepravovať bezpečne zabalené ako samostatné položky,
• mrazené alebo chladené vzorky by mali byť v pôvodnom balení, skladované v špeciálnej chladiacej alebo mraziacej komore dodávky alebo kamiónu.

Vždy sa postarajte, aby boli vzorky odoslané do laboratória včas a aby bola k baleniam priložená správna dokumentácia. Postupujte podľa vnútroštátnych postupov.

UPOZORNENIE
Ak si nie ste istí, pokiaľ ide o spôsob balenia a prepravy nebezpečného tovaru alebo neznámych látok, požiadajte o radu colné laboratórium.

Uvedené pravidlá a požiadavky nie sú vyčerpávajúce a uplatňujú sa podľa individuálnej situácie.

Na to, aby bola vzorka prijateľná, musí prísť do laboratória v dobrom stave. Musíte zabezpečiť, aby boli počas prepravy a prenosu do laboratória splnené nasledujúce kritériá. Ak tieto kritériá nie sú splnené, laboratórium bude kontaktovať colného úradníka, pričom má právo vzorku odmietnuť.

Všetky vzorky musia spĺňať tieto kritériá:

• vzorky musia byť označené údajmi o vzorke vrátane referenčných údajov vzorky;
• vzorka musí byť zaplombovaná. Vzorka sa považuje za zaplombovanú, ak sú splnené tieto podmienky:
  1. vzorka je odovzdaná priamo colným úradníkom,
  2. balenie obsahuje štítok. Tento štítok je pripevnený pomocou špagátu alebo retiazky, ktoré sú vedené takým spôsobom, že vzorku nemožno vybrať z obalu bez toho, aby neboli poškodené. Jedno balenie môže obsahovať niekoľko samostatne zaplombovaných vzoriek,
  3. vzorka je označená a zaplombovaná podľa vnútroštátnych predpisov,
  4. vzorka je zabalená v obálke s pečiatkou alebo značkou cez plombu,
  5. vzorku tvorí položka, ku ktorej je pripevnený štítok pomocou špagátu a plomby;
• balenie musí byť nepoškodené a neotvorené. Lehota na doručenie do laboratória nesmie byť prekročená (pozri vnútroštátne usmernenia a medzinárodné predpisy);
• k vzorkám musí byť priložený riadne vyplnený formulár pre danú vzorku;
• množstvo vzorky musí byť dostatočné na vykonanie analýz (pozri tabuľku „Množstvo vzoriek, ktoré treba odobrať“).

Pre určité komodity by mali byť splnené tieto podmienky:

• hlboko zmrazené výrobky nesmú byť rozmrazené,
• výrobky zvyčajne uchovávané pri nízkej teplote (maslo, mliečne výrobky, ovocné šťavy) musia byť udržiavané pri tejto teplote,
• s výrobkami náchylnými na kvasenie by sa malo zaobchádzať opatrne a čo najskôr by mali byť uložené do chladničky,
• vzorky minerálnych olejov musia byť v ochranných prepravných boxoch a mali by byť kontrolované na zabezpečenie, že nedošlo k žiadnemu úniku,
• ak sú vzorky v originálnom balení na predaj v malom, balenie by malo byť neporušené,
• chemické vzorky úradne označené výstražnými symbolmi, napr. lebkou, symbolom plameňa alebo výbuchu, by mali byť prepravované v špeciálnych boxoch na vzorky (pozri Odporúčané obaly).