Manipularea eșantioanelor

După eșantionare, recipientele pentru eșantioane trebuie să fie verificate în vederea detectării scurgerilor. Suprafața exterioară a ambalajelor trebuie să fie curată și uscată. În cazul în care au loc scurgeri, dopurile și capacele ar trebuie consolidate sau înlocuite. Este necesară o inspecție suplimentară, iar dacă scurgerile persistă, ar trebuie prelevate eșantioane proaspete.

Recipientele pentru eșantioane utilizate pentru ambalarea eșantioanelor lichide volatile ar trebui umplute la aproximativ 90 % din capacitatea lor totală de stocare.

Ambalajele care conțin eșantioane de mărfuri/compuși periculoși ar trebui marcate cu semne, marcaje și simboluri de avertizare care indică pericole potențiale.

În funcție de regulamentele naționale, recipientul pentru eșantioane ar trebui sigilat într-o manieră corespunzătoare tipului de recipient utilizat cu scopul de a preveni manipularea neautorizată sau necorespunzătoare a eșantioanelor (și pentru a garanta integritatea conținutului). Sigiliul atașat trebuie să fie ferm și stabil cu scopul de a preveni deteriorarea eșantionului pe parcursul depozitării sau al transportului și pentru a proteja lanțul de dovezi.

Marcajele de pe etichete trebuie să fie lizibile și permanente pentru a preveni ștergerea sau substituirea/alterarea eșantionului pe parcursul depozitării, manipulării și al transportului.

În ceea ce privește ambalajele pentru vânzarea cu amănuntul, eticheta vamală nu ar trebui să acopere etichetele comerciale ale produsului original (marca comercială, producătorul, conținutul, data expirării etc.). Vă recomandăm să introduceți ambalajul pentru vânzarea cu amănuntul într-o pungă de polietilenă și să fixați etichetele și sigiliile pe aceasta.

Trebuie respectate regulamentele privind sănătatea și securitatea.

Documentele de însoțire trebuie păstrate în conformitate cu normele prevăzute de administrația vamală. Aceasta depinde de situația locală. În anumite state membre se utilizează exclusiv documente digitale; acestea sunt trimise către laboratorul vamal prin e-mail sau prin intermediul sistemelor integrate de informații. De asemenea, pot fi atașate copii ale altor documente relevante privind natura mărfurilor (FTS, specificații tehnice, certificate de calitate/conformitate etc.).

Condițiile de depozitare sunt determinate de caracteristicile și proprietățile eșantioanelor prelevate. Condițiile de depozitare ar trebui să garanteze faptul că eșantionul nu este alterat în vreun fel care i-ar putea afecta parametrii care urmează să fie analizați.

Trebuie respectate regulamentele privind sănătatea și securitatea.

În general, eșantioanele ar trebui depozitate într-o încăpere curată, uscată, întunecată, răcoroasă și suficient de bine ventilată. Temperatura de depozitare ar trebui monitorizată periodic. Temperatura din aceste zone nu trebuie să scadă sub 0 °C sau să depășească 30 °C.

• Eșantioanele de produse alimentare trebuie depozitate separat de alte eșantioane. Mărfurile perisabile trebuie depozitate în frigidere sau congelatoare. În cazul în care sunt congelate, eșantioanele trebuie păstrate la o temperatură de depozitare mai mică de -18 °C, acestea necesitând o monitorizare continuă.
• Substanțele inflamabile trebuie depozitate în conformitate cu regulamentele privind siguranța împotriva incendiilor.

În cazul în care biroul vamal nu poate pune la dispoziție aceste facilități, iar eșantionul nu poate fi transferat de urgență laboratorului vamal, trebuie să căutați o zonă externă de depozitare care să îndeplinească condițiile de garantare a calității și identității eșantioanelor. Trebuie respectate regulamentele privind sănătatea, securitatea și mediul.

Se recomandă ca fiecare birou vamal să numească un agent care să administreze magazia de depozitare a eșantioanelor. Fișa postului ar trebui să includă, de asemenea, următoarele sarcini:

• acceptarea eșantioanelor spre depozitare, transportarea acestora pentru analiză și păstrarea evidențelor;
• monitorizarea termenelor limită de depozitare a eșantioanelor;
• organizarea proceselor de eliminare a eșantioanelor după expirarea acestor date;
• garantarea faptului că toate condițiile de depozitare a eșantioanelor sunt respectate în orice moment.

Pentru anumite produse sunt valabile condiții specifice. Anumite exemple sunt furnizate mai jos, însă pentru mai multe detalii ar trebui să consultați procedura specifică de eșantionare.

Produs	Condiții
Eșantioane sensibile la lumină	Se depozitează într-un loc întunecos.
Eșantioane care degajă mirosuri otrăvitoare sau neplăcute	Se pot depozita într-o hotă de tiraj sau o încăpere cu ventilație mecanică suficientă.
Eșantioane extrem de inflamabile și alte eșantioane periculoase	Se consultă FTS. Se depozitează într-un dulap de siguranță, dacă este posibil. În cazul în care nu sunt disponibile informații, se consultă condițiile de depozitare ale laboratorului.
Eșantioane susceptibile de descompunere	Se depozitează într-un congelator sau frigider, în funcție de natura produsului.
Eșantioane de produse extrem de perisabile	Se congelează eșantionul. În colaborare cu laboratorul, se indică pe formularul de eșantionare în vederea analizei de laborator că produsul a fost congelat de către agentul vamal.
Eșantioane de produse refrigerate	Se depozitează la aproximativ 4 °C.
Eșantioane de produse congelate	Se depozitează la aproximativ -18 °C.
Eșantioane de ambalaje pentru vânzarea cu amănuntul de produse alimentare, medicamente și produse farmaceutice	Se depozitează în condițiile indicate pe eticheta ambalajului, însă la o temperatură de maximum 25 °C.
Eșantioane de uleiuri minerale	Substanțele inflamabile se depozitează într-o încăpere bine ventilată.

În cazul în care condițiile de depozitare din biroul vamal național sunt necorespunzătoare, toate eșantioanele finale trebuie trimise cât mai curând posibil către laboratorul vamal. Se consultă instrucțiunile naționale privind termenele limită de depozitare.

Trebuie să verificați dacă condițiile de transport garantează integritatea și caracteristicile eșantioanelor transportate. Pe parcursul transportului trebuie respectate următoarele norme.

Există diferite metode de transportare a eșantioanelor către laboratorul vamal. Metoda utilizată depinde de situația de la nivel local din statul membru în cauză.

Transport	Observații
Prin poștă	Poate fi utilizat numai pentru eșantioanele fără proprietăți periculoase și în lipsa unor condiții speciale de depozitare.
Prin mijloace obișnuite de transport, neechipate în mod specific pentru transportul de eșantioane chimice sau mărfuri refrigerate/congelate	Poate fi utilizat numai pentru eșantioanele fără proprietăți periculoase și care nu necesită condiții speciale de depozitare.
Prin mijloace de transport echipate special, de exemplu, pentru transportul de eșantioane chimice sau mărfuri congelate	Toate tipurile de eșantioane pot fi transportate prin această metodă cu condiția să nu existe riscul de contaminare încrucișată. Se recomandă trimiterea prin această metodă a eșantioanelor care necesită condiții speciale de depozitare.
Prin curier	Toate tipurile de eșantioane pot fi transportate prin această metodă cu condiția să nu existe riscul de contaminare încrucișată. În ceea ce privește operațiunile obișnuite de transport, serviciile unui curier s-ar putea dovedi a fi practice.
De către agenții vamali	Livrarea directă către laboratorul vamal, indiferent dacă eșantioanele sunt sau nu urgente.

Eșantioanele lichide, gazoase și/sau periculoase nu pot fi trimise prin poștă sau prin mijloacele obișnuite de transport în lipsa unor echipamente speciale de depozitare. Eșantioanele care trebuie depozitate reci sau congelate nu pot fi transportate prin aceste metode.

Pentru informații suplimentare privind transportul eșantioanelor, consultați orientările naționale.

În general, eșantioanele nu trebuie trimise imediat către laboratorul vamal, cu condiția ca biroul vamal să dețină magazii de depozitare funcționale. Eșantioanele pot fi colectate pentru o anumită perioadă de timp înainte să fie trimise către laboratorul vamal. Duba sau camionul utilizat pentru aceste operațiuni de transport trebuie să fie echipat cu dispozitivele de protecție necesare, astfel încât să permită transportarea simultană de diferite tipuri de produse periculoase. Cu toate acestea, trebuie să respectați termenele limită pentru trimiterea eșantioanelor către laborator.

În ceea ce privește transportul prin curier, toate birourile vamale ar trebui să fie conectate la o rețea de transport pentru a asigura colectarea periodică de eșantioane. Din motive practice, conectarea tuturor birourilor vamale la rețeaua de transport nu este întotdeauna posibilă. Acesta poate fi cazul unui birou vamal izolat sau al unui birou unde se efectuează rar eșantionări. Aceste birouri pot trimite eșantioanele prin oricare dintre celelalte metode. Transportul urgent de eșantioane poate fi organizat cu ajutorul curierului, care le livrează laboratorului vamal în termen de 24 de ore sau mai puțin. Verificați dacă curierul deține condițiile corecte de depozitare pentru transportarea eșantionului. Această metodă de transportare a eșantioanelor va fi în general costisitoare. În cazul în care livrarea nu este urgentă, puteți selecta un alt tip de transport.

Eșantioanele ar trebui introduse în ambalaje suplimentare pe parcursul transportului (cutii de carton, lăzi, recipiente speciale pentru eșantioane etc.). Din motive de securitate, fiecare eșantion poate fi introdus în pungi de plastic separate.

Pot fi folosite recipiente de transport sau de distribuție. Această metodă se aplică pentru depozitarea sau transportul către laborator. Acestea trebuie să prezinte un capac care să poată fi sigilat. De asemenea, acestea pot fi umplute cu vermiculit sau un alt produs inert sub formă de pelete, care funcționează ca ambalaj și umplutură. În acest mod pot fi prevenite daunele, iar dacă scurgerea are loc, lichidul va fi absorbit.

Eșantioanele de mărfuri periculoase trebuie păstrate, depozitate și trimise în cutii separate. Aceste cutii trebuie etichetate în mod specific, indicând inclusiv clasa de pericol a mărfurilor (se consultă FTS). Conducătorul auto trebuie să înregistreze mărfurile periculoase pe o listă separată. Formularul pentru cererea de efectuare a unei analize de laborator trebuie păstrat în cutia cu eșantioane.

ATENȚIE
Eșantioanele de substanțe care pot interacționa nu trebuie depozitate sau transportate niciodată în aceeași cutie. Aceasta înseamnă că trebuie să se evite orice interacțiune fizică sau chimică sau contaminarea încrucișată care ar afecta eșantioanele sau ar ocaziona o situație periculoasă (fum, incendiu sau explozie).

Eșantioanele de produse alimentare sau chimice trebuie transportate separat (cale, cutii ambalate etc.) în vehiculul de transport cu scopul de a preveni orice posibil contact direct între acestea.

Eșantioanele congelate sau refrigerate trebuie transportate în congelatoare mobile, lăzi frigorifice sau, pe distanțele scurte, în pungi sau cutii izoterme. Trebuie să se mențină și să se înregistreze lanțul de răcire.

Transportul eșantioanelor de produse chimice care se pot autoaprinde, exploda sau elibera gaze toxice pe parcursul operațiunii de transport este strict interzis.

Eșantioanele de materiale care pot genera descărcări statice ar trebui transportate ambalate în materiale neconducătoare de electricitate.

În cazul lichidelor inflamabile, poate fi transportată o cantitate maximă de 30 l, din care nu mai mult de 10 l de produse inflamabile din clasa de pericol 1 (a se vedea tabelul 3). Vehiculul de transport trebuie echipat cu un stingător de incendiu.

Capitolul 3.4 din ADR descrie scutirile pentru mărfurile periculoase în cantități limitate.



În cazul în care eșantioanele sunt transportate în recipiente de distribuție, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

• Recipientele trebuie închise cu un sigiliu vamal (consultați normele naționale).
• Cutiile trebuie etichetate cu numele expeditorului.
• Formularele de eșantionare care fac trimitere la eșantioane pot fi introduse în cutiile cu eșantioane sau înmânate conducătorului auto într-un plic sigilat.
• Eșantioanele de dimensiuni prea mari care trebuie transportate într-un recipient de distribuție pot fi transportate în ambalaje securizate ca elemente separate.
• Eșantioanele congelate sau reci trebuie prezentate în ambalajul original și depozitate într-o încăpere răcoroasă sau frigorifică în dubă sau camion.

Asigurați-vă întotdeauna că eșantioanele sunt expediate în timp util către laborator și că ambalajele sunt însoțite de documentația corectă. Consultați procedurile naționale.

ATENȚIE
În cazul în care există îndoieli cu privire la ambalarea și transportul de mărfuri periculoase sau de substanțe necunoscute, solicitați consiliere din partea laboratorului vamal.

Normele și cerințele de mai sus nu sunt exhaustive și se aplică în funcție de circumstanțele individuale.

Eșantionul trebuie să sosească la laborator în condiții corecte pentru a fi acceptat. Trebuie să vă asigurați că au fost îndeplinite următoarele criterii pe parcursul transportului și transferului eșantionului către laborator. Laboratorul va contacta agentul vamal și are dreptul să respingă eșantionul dacă aceste criterii nu au fost îndeplinite.

Toate eșantioanele trebuie să întrunească următoarele criterii:

• Eșantioanele trebuie etichetate cu detalii privind eșantionul, inclusiv numărul de referință al eșantionului.
• Eșantionul trebuie sigilat. Un eșantion este considerat sigilat în cazul în care au fost îndeplinite următoarele criterii:
  1. Eșantionul este înmânat direct de către un agent vamal.
  2. Ambalajul prezintă o etichetă. Eticheta este fixată cu un cordon sau o sfoară și un sigiliu de plumb astfel încât eșantionul să nu poate fi desfăcut fără a rupe cordonul sau plumbul. Un ambalaj poate conține mai multe eșantioane, sigilate separat.
  3. Eșantionul este etichetat și sigilat în conformitate cu regulamentele naționale.
  4. Eșantionul este ambalat într-un plic timbrat sau marcat deasupra sigiliului.
  5. Eșantionul conține un articol căruia i-a fost atașată o etichetă cu un cordon și un sigiliu de plumb.
• Ambalajul nu trebuie să fie deteriorat și deschis. Termenul limită de livrare către laborator nu trebuie depășit (a se vedea orientările naționale și regulamentele internaționale).
• Eșantioanele trebuie să fie însoțite de un formular de eșantionare completat în întregime.
• Cantitatea de eșantioane trebuie să fie suficientă pentru efectuarea de analize (a se vedea tabelul „Cantitatea de eșantioane care trebuie prelevate”).

Pentru anumite mărfuri trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• Produsele congelate nu trebuie să fi fost dezghețate.
• Produsele conservate în mod normal la temperatură scăzută (unt, produse lactate, sucuri de fructe) trebuie să fi fost păstrate la această temperatură scăzută.
• Produsele care pot fermenta trebuie manipulate cu atenție și introduse într-un frigider cât mai curând posibil.
• Eșantioanele de uleiuri minerale trebuie prezentate în cutii de protecție și verificate în vederea detectării scurgerilor.
• Atunci când eșantioanele se află în ambalajul original pentru a fi vândute cu amănuntul, acest ambalaj trebuie să fie intact.
• Eșantioanele chimice care sunt marcate cu simboluri oficiale de pericol, cum ar fi un craniu, un simbol de incendiu sau de explozie, trebuie să fie transportate în cutii speciale pentru eșantioane (a se vedea Recomandări privind ambalarea).