Procedury pobierania próbek

Jeżeli funkcjonariusz jest odpowiedzialny za pobieranie próbek, powinien postępować w sposób określony poniżej.

1. Sprawdzić wszelkie dostępne informacje dotyczące towarów, których próbka ma zostać pobrana, w celu ustalenia, jakiego rodzaju próbki należy pobrać.
2. Ustalić na podstawie poniższego, jakie ilości próbek należy pobrać. Należy zapoznać się również z informacjami na temat minimalnej wielkości pobranej próbki w ramach kroku 3.
   
   

   Opakowanie	Procedura pobierania próbek
   Opakowania do sprzedaży detalicznej i gotowe artykuły. W celu uzyskania dalszych informacji odnośnie do odpowiednich kart procedury pobierania próbek zob. Opakowania do sprzedaży detalicznej i gotowe artykuły	W ramach próbki należy pobrać odpowiednią liczbę puszek, butelek, toreb lub słoików. Należy upewnić się, że wszystkie puszki, butelki, torby lub słoiki pochodzą z tej samej partii. Najczęściej należy pobierać próbki zbiorcze z partii, która jest największa. Zawsze należy wybierać nieotwarte, nienaruszone opakowania. Jeżeli etykiety na opakowaniu wskazują, że przesyłka zawiera różne produkty (np. przesyłka dżemu może zawierać różne rodzaje dżemu), należy pobrać próbki każdego rodzaju. W przypadku jednorodnych przesyłek liczba wymaganych próbek może być mniejsza. Generalnie za wystarczającą należy uznać minimalną ilość/wagę identycznych próbek końcowych, która jest wymagana do przesłania do laboratorium zgodnie z wytycznymi krajowymi. Po pobraniu próbek przejść do kroku 7 poniżej.
   Bela, beczka lub torba	Należy pobrać próbki pierwotne z kilku takich opakowań. Procedurę opisano poniżej, poczynając od kroku 3.
   Towar luzem	Należy określić skład towarów. Towary są jednorodne, gdy skład całej przesyłki jest jednolity. Towary są niejednorodne (niejednolite), gdy skład całej przesyłki jest różny. Gdy towary są w postaci granulek, ziaren lub proszku, można oddzielić mniejsze cząstki, a w przypadku cieczy małe cząstki mogą tonąć, unosić się w cieczy lub wypływać na powierzchnię. Należy dopilnować, aby górna, środkowa i dolna warstwa zostały odpowiednio wymieszane przed dokonaniem pobrania próbki. Jeśli wymieszanie warstw nie jest możliwe (np. ze względu na wielkość przesyłki lub z powodu cieczy w stanie zamrożenia), należy pobrać większą liczbę próbek pierwotnych metodą doboru losowego z różnych części przesyłki, aby zapewnić reprezentatywność próbki. Procedurę opisano poniżej, poczynając od kroku 3.
   Partia ładunku (większa liczba partii niż jedna)	Próbki pobiera się z każdej partii. Etykiety mogą w sposób wiarygodny określać, czy chodzi o partie towaru (przesyłki podobnych produktów, ale np. z różnymi datami produkcji), czy o ładunki. Gdy w partii towar jest luzem, należy postępować zgodnie z procedurą, poczynając od kroku 3. We wszystkich pozostałych przypadkach należy postępować zgodnie z procedurą, poczynając od kroku 7.
   Ładunki ruchome (np. przenoszone na taśmie przenośnika lub pompowane)	Jeżeli produkt jest mechanicznie przemieszczany przy użyciu przenośników lub innych urządzeń, mogą zostać zastosowane zawory rozdzielcze lub rynny zsypowe, które umożliwiają pobieranie próbek ze strumienia w regularnych odstępach czasu. W przypadku braku takich urządzeń, ze względów na kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy, konieczne może okazać się wstrzymanie przepływu strumienia – w takiej sytuacji do pobrania próbek z przenośnika należy użyć szufli lub czerpaka. W niektórych przypadkach próbki można pobrać za pomocą urządzenia próbkującego typu „pelikan” pobierającego próbkę z całego przekroju strumienia w regularnych odstępach czasu wyznaczonych prędkością przemieszczania produktu. Próbki pierwotne należy wymieszać w celu uzyskania próbki zbiorczej.

3. Pobrać niezbędne próbki pierwotne.
   
   Należy ustalić wielkość próbki zbiorczej, jaka ma być pobrana. Należy pobrać dostatecznie dużo próbek pierwotnych z partii, aby można było przygotować co najmniej wystarczającą liczbę próbek końcowych. Wielkość próbki zbiorczej zależy od:
   
   • rodzaju towaru;
   • rodzaju opakowania;
   • zastosowanej metody analizy;
   • możliwości podzielenia próbki.
   
   Ilość pobieranych próbek zależy od jednorodności i typu produktu oraz analiz, które muszą być przeprowadzone w laboratorium. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących minimalnej wielkości pobranej próbki należy zapoznać się z kartami pobierania próbek. Orientacyjny wykaz zalecanych minimalnych ilości każdej próbki w przypadku towarów nieuwzględnionych w karcie pobierania próbek zamieszczono w poniższej tabeli:
   
   

   Rodzaj produktu / towarów	Zalecana minimalna ilość każdej próbki w przypadku towarów nieuwzględnionych w kartach pobierania próbek
   Płynne artykuły spożywcze: napoje bezalkoholowe, tłuszcze zwierzęce i oleje roślinne, przetwory spożywcze i suplementy diety, syropy cukrowe, koncentraty owocowe i warzywne itp.	0,5 l lub taka sama objętość towarów w opakowaniach do sprzedaży detalicznej
   Płynne preparaty chemiczne i materiały przemysłu chemicznego, substancje mineralne i ich mieszaniny, leki, preparaty farmaceutyczne, preparaty do malowania, formy podstawowe polimerów i kauczuków itp.	0,5 l lub taka sama objętość towarów w opakowaniach do sprzedaży detalicznej
   Artykuły spożywcze w postaci stałej, w formie sypkiej, proszkowej lub w kawałkach: suplementy diety lub przetwory spożywcze, mieszanki typu instant, skrobia, granulowany materiał paszowy itp.	0,5 kg; lub taka sama waga towarów w opakowaniach do sprzedaży detalicznej
   Chemikalia w postaci stałej lub materiały chemiczne w formie sypkiej, proszkowej lub w kawałkach, substancje mineralne i ich mieszaniny, leki, preparaty farmaceutyczne, preparaty do malowania, formy podstawowe polimerów i kauczuków, produkty kamienne, mieszaniny ceramiczne itp.	0,5 kg; lub taka sama waga towarów w opakowaniach do sprzedaży detalicznej; lub jeden kawałek o tej samej lub większej wadze
   Materiały i wyroby włókiennicze; włókna, nici, kwadratowe tworzywa sztuczne, folie i materiały włókiennicze; skóry wyprawione i towary ze skór wyprawionych; buty itp.	1 sztuka opakowania do sprzedaży detalicznej lub 1 sztuka artykułu; Włókna i nici: cała szpula lub ok. 100 m; Tkaniny: 25 cm x szerokość kawałka; Produkty kwadratowe 50 cm x 50 cm
   Przyrządy i urządzenia	1 sztuka lub dokumentacja
   Materiały podwójnego zastosowania	1 kg lub 1 kawałek
   Produkty i technologie podwójnego zastosowania	1 sztuka lub dokumentacja
   Identyfikacja narkotyków i innych substancji psychoaktywnych, prekursorów narkotykowych, nowych substancji psychoaktywnych itp.	Każda dostępna ilość, nawet śladowa Optymalnie 0,1 kg lub 0,1 l lub 1 sztuka opakowania do sprzedaży detalicznej
   Próbka nieznanej substancji stałej lub cieczy	0,5 l lub 0,5 kg; W skomplikowanych przypadkach potrzebna jest większa próbka

   
   
   W zasadzie minimalna ilość próbki nie może być mniejsza od ilości wymienionej w powyższej tabeli lub określonej na konkretnej karcie. Możesz pobrać tylko mniejszą ilość próbki po konsultacji z laboratorium celnym (na przykład w przypadku bardzo drogich produktów).
   
   Uwaga
   Zgłaszający może zwrócić się o przekazanie mu części próbki zbiorczej na potrzeby wykonania analizy we własnym zakresie przed pobraniem oficjalnych próbek. Należy to uwzględnić przy ustalaniu wielkości próbki zbiorczej i liczby identycznych próbek końcowych.
4. W celu uzyskania próbki zbiorczej należy dokładnie wymieszać próbki pierwotne.
5. Próbkę zbiorczą należy podzielić na odpowiednią liczbę identycznych próbek końcowych zgodnie z wytycznymi krajowymi.
6. Próbki należy pakować zgodnie z wymogami dotyczącymi pakowania (zob. pojemniki na próbki). Opakowanie z próbkami wysyłane do laboratorium musi zawierać następujące informacje:
   
   • numer wniosku o wykonanie analizy;
   • datę pobrania próbek;
   • nazwę urzędu celnego;
   • rodzaj towaru;
   • odniesienie do dokumentu opisującego próbkę.
   
   Jeżeli zapisanie tych informacji na opakowaniu nie jest możliwe, należy umieścić na nim etykietę.
   
   Należy dopilnować, aby informacje na oryginalnym opakowaniu nie uległy zatarciu lub nie zostały zakryte.
7. Próbki końcowe należy zaplombować.
   
   Uwaga
   Jeżeli oryginalnego opakowania produktów, z których mają zostać pobrane próbki, nie można otworzyć lub zaplombować bez uszkadzania go, jak np. w przypadku standardowego opakowania, takiego opakowania nie trzeba plombować. Można po prostu je zapieczętować. Procedura ta może wyglądać inaczej w niektórych państwach członkowskich. Można również opakować próbkę w przezroczystą plastikową torbę i umieścić na torbie etykietę z opisem próbki i pieczęć. W tym przypadku również należy sprawdzić krajowe wytyczne.
8. Do towarów musi być dołączone oświadczenie, że z próbki przesyłki zostały pobrane przez organy celne. Oświadczenie musi zawierać informację określającą, jakie produkty pobrano z przesyłki.
9. Próbki należy przez cały czas przechowywać w odpowiednich warunkach, aby zapobiec zmianom cech charakterystycznych produktu. Jeżeli w urzędzie zajmującym się próbkowaniem nie ma odpowiednich pomieszczeń, próbki należy natychmiast przewieźć do laboratorium celnego lub do odpowiedniego miejsca ich przechowywania. Nieodpowiednie lub niewłaściwe przechowywanie może wpłynąć na przydatność próbki lub wynik analizy. Odnośnie do ustaleń dotyczących przechowywania i transportu należy zapoznać się z wytycznymi krajowymi. Właściwe warunki przechowywania mogą obejmować ochronę przed światłem, regulację wilgotności i temperatury.
   
   Uwaga
   Jeżeli warunki przechowywania w urzędzie celnym są nieodpowiednie, należy przesłać wszystkie próbki końcowe do laboratorium celnego lub do odpowiedniego miejsca przechowywania.
   
   
10. Podczas pobierania próbek często otwiera się opakowania produktów i może to prowadzić do zniszczenia. Po pobraniu próbek opakowanie, z którego pobrano próbki, należy dobrze zamknąć i oznaczyć w celu wskazania, że pobrano z niego próbkę. Powinien zrobić to zgłaszający, jeżeli jest obecny.
11. Podczas pobierania próbek powstają są często odpady lub uszkodzenia towarów. Sporządzając plan pobierania próbek, należy dążyć do ograniczenia ilości uszkodzonych towarów. Wszelkie niewykorzystane części można z powrotem zwrócić zgłaszającemu. Nadwyżek produktów nie wolno w żadnym razie dołączać z powrotem do przesyłki, ponieważ mogą spowodować jej zanieczyszczenie. Odpady i uszkodzone towary należy usuwać zgodnie z wytycznymi krajowymi i lokalnymi procedurami.
    
    Ogólne wytyczne w zakresie usuwania odpadów lub uszkodzonych towarów zamieszczono w sekcji „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, wstępie do zasad ogólnych i karcie MSDS.
    
    

Przesyłka wybrana do pobrania próbek

▼

Należy zapewnić dostępność wszelkiej niezbędnej dokumentacji, w tym pełnego opisu towarów i karty MSDS, jeżeli istnieje taka konieczność.

▼

Należy sprawdzić SAMANCTA pod kątem odpowiedniej karty pobierania próbek i upewnić się, że wszystkie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy są zrozumiałe.	►	Jeżeli nie ma pewności, że można bezpiecznie pobrać próbki, nie należy kontynuować. O dalsze porady należy zwrócić się do swojego laboratorium lub innych specjalistów.
▼		▼	▼

▼ ▼ ▼	Próbki może pobrać wyspecjalizowany wykonawca. Należy wtedy nadzorować następujące działania.		Możliwa konieczność rezygnacji z pobrania próbek.
▼	▼

Należy przygotować plan pobierania próbek na podstawie dostępnych informacji i przy zastosowaniu odpowiednich skali badań z SAMANCTA.

▼

Należy upewnić się, że dysponuje się niezbędnym sprzętem do pobierania próbek i pojemnikami na próbki.

▼

Należy upewnić się, że dysponuje się niezbędnymi środkami ochrony indywidualnej.

▼

Należy sprawdzić, czy dana przesyłka jest właściwa. (pieczęcie, numery kontenerów, oznakowania, itp.)

▼

Należy sprawdzić, czy kontener nie zawiera od niebezpiecznych oparów. (Zazwyczaj zatrudnia się do tego wykonawcę)

▼

Należy sprawdzić, czy przedstawione towary są zgodne z dokumentacją (numer, waga, opis)

▼

Należy sprawdzić numery serii/daty produkcji lub partie. (Plan pobierania próbek może wymagać modyfikacji w celu zapewnienia uzyskania próbek reprezentatywnych).

▼

Należy wybrać opakowania do pobrania próbek na podstawie planu pobierania próbek lub ustalić metodę pobierania próbek w przypadku towarów luzem.

▼

Należy pobrać próbki pierwotne zgodnie z planem pobierania próbek i połączyć je w celu utworzenia próbki zbiorczej.

▼

Jeżeli jest to wymagane, należy zmniejszyć próbkę zbiorczą przy użyciu odpowiedniej metody podziału, aby zapewnić liczbę próbek końcowych przekraczającą minimalną liczność wymaganą do analizy, ale nie za dużą.

▼

Należy zapakować próbki końcowe (oryginał, kopię/numer i próbkę przedsiębiorcy - jeżeli jest to wymagane). Należy upewnić się, że metoda pakowania zachowa analityczne cechy charakterystyczne próbek.

▼

Należy zapieczętować i oznaczyć/oznakować próbki numerami.

▼

Należy wypełnić formularz pobrania próbek i lokalne rejestry.

▼

Należy zapewnić odpowiednie przechowywanie próbek w celu utrzymania analitycznych cech charakterystycznych próbek. W razie braku odpowiedniego miejsca do przechowywania należy natychmiast przewieźć je do laboratorium lub odpowiedniego miejsca przechowywania.

▼

Należy zapewnić transport próbek do laboratorium w odpowiednich warunkach w celu zachowania analitycznych cech charakterystycznych próbek. Do towarów należy dołączyć kopię formularza pobrania próbek.