Postępowanie z próbkami

Po pobraniu próbek należy sprawdzić, czy pojemniki na próbki są szczelne. Zewnętrzna powierzchnia opakowań musi być czysta i sucha. Jeżeli występują nieszczelności, należy wzmocnić lub wymienić pokrywki i korki. Następnie należy sprawdzić szczelność po raz drugi, a jeżeli w dalszym ciągu występują nieszczelności, należy pobrać świeże próbki.

Pojemniki na próbki stosowane do pakowania próbek cieczy lotnych powinny być napełnione do ok. 90 % ich całkowitej pojemności.

Na opakowaniach zawierających próbki towarów/związków niebezpiecznych należy umieszczać znaki ostrzegawcze oraz oznaczenia i symbole wskazujące możliwe zagrożenia.

W zależności od przepisów krajowych pojemnik na próbki powinien być zaplombowany w sposób odpowiedni dla typu pojemnika, aby zapobieżec nieupoważnionemu dostępowi do próbek lub niewłaściwemu obchodzeniu się z nimi (oraz zapewnienia integralności zawartości). Plomba musi być dobrze przymocowana i stabilna, aby nie uległa uszkodzeniu podczas przechowywania lub transportu próbki oraz w celu ochrony ciągu dowodowego.

Oznaczenia na etykiecie muszą być wyraźnie czytelne i trwałe, aby uniknąć usunięcia lub zamiany/zmiany podczas przechowywania, przeładunku i transportu.

W przypadku opakowań do sprzedaży detalicznej etykieta celna nie powinna zakrywać etykiet handlowych oryginalnego produktu (znaku towarowego, wytwórcy, zawartości, daty ważności itp.). Zaleca się umieszczanie opakowań do sprzedaży detalicznej w torbie polietylenowej oraz przymocowanie etykiet i plomb do torby.

Należy przestrzegać przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dokumenty towarzyszące należy sporządzać w sposób zgodny z przepisami określonymi przez organy administracji celnej. Zależy to od lokalnej sytuacji. W niektórych państwach członkowskich korzysta się wyłącznie z dokumentów cyfrowych; wysyła się je do laboratorium celnego drogą elektroniczną lub przy użyciu zintegrowanych systemów informacyjnych. Można również załączyć kopie innych stosownych dokumentów, dotyczących charakteru towarów (karty MSDS, specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości/zgodności itp.).

Warunki przechowywania są określane przez cechy charakterystyczne i właściwości pobranych próbek. Warunki przechowywania powinny gwarantować, że próbka nie zmieni się w sposób, który mógłby wpłynąć na badane parametry.

Należy przestrzegać przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zasadniczo próbki należy przechowywać w czystym, suchym, ciemnym, chłodnym i odpowiednio wentylowanym pomieszczeniu. Należy regularnie monitorować temperaturę przechowywania. Temperatura w tych pomieszczeniach nie powinna spadać poniżej 0°C i nie powinna przekraczać 30°C.

• Próbki środków spożywczych należy przechowywać oddzielnie od innych próbek. Łatwo psujące się towary należy przechowywać w chłodziarkach lub zamrażarkach. Zamrożone próbki należy utrzymywać w temperaturze poniżej -18°C i należy regularnie monitorować temperaturę przechowywania.
• Substancje łatwopalne należy przechowywać zgodnie z przepisami w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Jeżeli urząd celny nie dysponuje takimi obiektami, a próbek nie można natychmiast przewieźć do laboratorium celnego, należy znaleźć alternatywne zewnętrzne miejsce przechowywania, które spełnia warunki do ochrony jakości i rozpoznawalności próbek. Należy przestrzegać przepisów w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

Zaleca się, aby każdy urząd celny wyznaczał urzędnika do zarządzania obiektem, w którym przechowuje się próbki. Opis jego stanowiska pracy powinien również zawierać następujące zadania:

• przyjmowanie próbek do przechowania i transportu w celu przeprowadzenia analizy oraz prowadzenie rejestrów;
• monitorowanie terminów przechowywania próbek;
• organizowanie usuwania próbek po upłynięciu tych dat;
• dopilnowywanie, aby warunki przechowywania próbek były zawsze spełniane.

W odniesieniu do niektórych produktów właściwe jest stosowanie szczególnych warunków. Poniżej przedstawiono kilka przykładów, ale w celu uzyskania dalszych szczegółowych informacji należy odwołać się do odpowiedniej procedury pobierania próbek.

Produkt	Warunki
Próbki światłoczułe	Przechowywanie w ciemnym miejscu.
Próbki wydzielające trujący lub nieprzyjemny zapach	Możliwe przechowywanie w szafie wyciągowej lub pomieszczeniu z dostateczną wentylacją mechaniczną.
Próbki bardzo łatwopalne i inne niebezpieczne próbki	Zobacz: karta MSDS. Przechowywanie w szafie wyciągowej, jeżeli jest to możliwe. Jeżeli brak jest dostępu do jakichkolwiek informacji, należy zwrócić się do laboratorium z pytaniem o warunki przechowywania.
Próbki łatwo ulegające rozkładowi	Przechowywanie w chłodziarce lub zamrażarce, w zależności od rodzaju produktu.
Próbki produktów bardzo łatwo się psujących	Należy zamrozić próbkę. W porozumieniu z laboratorium zaznaczyć w formularzu dołączanym do próbki przeznaczonej do analizy laboratoryjnej, że produkt został zamrożony przez funkcjonariusza celnego.
Próbki produktów schłodzonych	Przechowywać w temperaturze ok. 4 °C.
Próbki produktów zamrożonych	Przechowywać w temperaturze ok. -18 °C.
Próbki opakowań do sprzedaży detalicznej produktów spożywczych oraz leków i produktów farmaceutycznych	Przechowywanie w warunkach określonych na opakowaniu, ale w temperaturze nieprzekraczającej ok. 25 °C.
Próbki olejów mineralnych	Substancje łatwopalne należy przechowywać w dobrze wentylowanym pomieszczeniu.

Jeżeli warunki przechowywania w urzędzie celnym są nieodpowiednie, należy przesłać wszystkie próbki końcowe do laboratorium celnego najszybciej, jak to możliwe. W odniesieniu do okresów przechowywania należy sprawdzić instrukcje krajowe.

Należy upewnić się, czy warunki przewozu gwarantują integralność i zachowanie cech charakterystycznych przewożonych próbek. Podczas przewozu należy przestrzegać następujących zasad.

Istnieje kilka metod przewozu próbek do laboratorium celnego. Zastosowana metoda zależy od lokalnej sytuacji w państwie członkowskim.

Transport	Uwagi
Pocztą	Można skorzystać wyłącznie w przypadku próbek nieposiadających niebezpiecznych właściwości i niewymagających specjalnych warunków przechowywania.
Zwykłym środkiem transportu, niewyposażonym specjalnie do transportu próbek chemikaliów ani schłodzonych/zamrożonych towarów.	Można skorzystać wyłącznie w przypadku próbek nieposiadających niebezpiecznych właściwości i niewymagających specjalnych warunków przechowywania.
Specjalnie wyposażonym środkiem transportu, np. do przewozu próbek chemikaliów lub zamrożonych towarów.	W ten sposób można przewozić próbki każdego rodzaju, pod warunkiem że nie występuje ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego. Metoda ta najlepiej nadaje się do przewozu próbek wymagających specjalnych warunków przechowywania.
Kurierem.	W ten sposób można przewozić próbki każdego rodzaju, pod warunkiem że nie występuje ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego. Przy zwykłych operacjach przewozowych praktycznym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług kuriera.
Przez samych funkcjonariuszy celnych.	Dostawa próbek bezpośrednio do laboratorium celnego niezależnie od tego, czy jest to pilne, czy nie.

Próbek w stanie ciekłym, gazowym lub próbek niebezpiecznych nie można wysyłać pocztą lub środkiem transportu bez specjalnego wyposażenia do przechowywania. W ten sposób nie można również przewozić próbek, które należy przechowywać w stanie schłodzonym lub zamrożonym.

W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących przewozu próbek należy sprawdzić wytyczne krajowe.

Zasadniczo natychmiastowe wysyłanie próbek do laboratorium nie jest konieczne, jeżeli urząd celny dysponuje odpowiednim obiektem do przechowywania próbek. Próbki można pobierać przez pewien okres przed wysłaniem ich do laboratorium celnego. Furgonetka lub ciężarówka, która służy do takiego przewozu, musi być wyposażona w niezbędne zabezpieczenia, aby można było przewozić jednocześnie różne rodzaje produktów niebezpiecznych. Należy jednak przestrzegać ograniczeń czasowych dostarczania próbek do laboratorium.

Do celów przewozu przez kuriera wszystkie urzędy celne powinny być połączone siecią transportową, aby zapewnić okresowe zbieranie próbek. Ze względów praktycznych nie zawsze możliwe jest włączenie do sieci transportowej wszystkich urzędów celnych. Może tak być w przypadku odizolowanego urzędu granicznego lub urzędu, w którym rzadko pobiera się próbki. Urzędy te mogą wysyłać próbki jedną z pozostałych metod. Pilny przewóz próbek można zorganizować, korzystając z usług kuriera, który dostarcza próbki do laboratorium celnego w ciągu 24 godzin lub w krótszym czasie. Należy upewnić się, czy kurier dysponuje odpowiednimi warunkami przechowywania próbek w czasie ich przewozu. Z reguły ta metoda przewozu próbek jest kosztowna. W mniej pilnych przypadkach można wybrać inny rodzaj transportu.

Podczas przewozu próbki należy umieścić w dodatkowych opakowaniach (pudłach kartonowych, skrzyniach, specjalnych pojemnikach na próbki itp.). Ze względów bezpieczeństwa poszczególne próbki można umieścić w oddzielnych plastikowych torbach.

Można skorzystać z kontenerów transportowych lub dystrybucyjnych. Można ich użyć do przechowywania lub przewozu do laboratorium. Powinny mieć pokrywę, którą można szczelnie zamknąć. Można je wypełnić wermikulitem lub innym obojętnym produktem w postaci granulek, który działa jako opakowanie i filtr. W ten sposób można zapobiec uszkodzeniom, a w przypadku nieszczelności ciecz zostanie wchłonięta.

Próbki towarów niebezpiecznych należy przechowywać, składować i wysyłać w oddzielnych pojemnikach na próbki. Pojemniki te należy oznakować specjalną etykietą wskazującą klasę towarów niebezpiecznych (należy odwołać się do karty MSDS). Kierowca musi spisać takie niebezpieczne towary w oddzielnym wykazie. Formularz wniosku o analizę laboratoryjną należy umieścić w pojemniku z próbkami.

UWAGA
W żadnym wypadku nie wolno przechowywać ani przewozić w tym samym pojemniku próbek substancji, które mogą na siebie wzajemnie oddziaływać. Oznacza to, że należy unikać wszelkiego fizycznego lub chemicznego wzajemnego oddziaływania lub zanieczyszczenia krzyżowego, które mogłoby wpływać na próbki lub spowodować niebezpieczną sytuację (dymy, pożar lub wybuch).

Próbki produktów spożywczych lub chemicznych należy przewozić oddzielnie (w pomieszczeniach ładunkowych, pudłach do pakowania itp.) wewnątrz pojazdu dokonującego przewozu w celu uniknięcia wszelkich możliwości kontaktu między nimi.

Zamrożone lub schłodzone próbki należy przewozić w przenośnych zamrażarkach, pojemnikach chłodzących lub – w przypadku małych odległości – w torbach lub pojemnikach termoizolacyjnych. Należy utrzymywać ciągłość łańcucha chłodniczego i prowadzić dotyczący go rejestr.

Transport próbek produktów chemicznych samozapalnych, które mogą wybuchnąć lub uwalniać gazy toksyczne w czasie transportu, jest zabroniony.

Próbki materiałów, które mogą wytwarzać ładunki statyczne, należy przewozić w opakowaniach z materiału nieprzewodzącego prądu elektrycznego.

W przypadku cieczy łatwopalnych można przewozić maksymalnie 30 l, z czego do 10 l produktów łatwopalnych klasy zagrożenia 1 (zob. Tabela 3). Pojazd dokonujący przewozu musi być wyposażony w gaśnicę.

W rozdziale 3.4 umowy ADR opisano wyłączenia w odniesieniu do towarów niebezpiecznych w ograniczonych ilościach.



Podczas przewozu próbek w kontenerach dystrybucyjnych należy spełnić następujące wymogi:

• kontenery powinny być zamknięte przy pomocy plomby nałożonej przez organy celne (należy odwołać się do przepisów krajowych);
• pojemnik należy oznakować imieniem nadawcy;
• formularze pobrania próbek odnoszące się do próbek można umieścić w pojemnikach na próbki lub przekazać kierowcy w zapieczętowanej kopercie;
• próbki zbyt duże, aby można było je przewozić w kontenerze dystrybucyjnym, można przewozić bezpiecznie opakowane jako osobne przedmioty;
• zamrożone lub schłodzone próbki powinny być przedstawione w oryginalnym opakowaniu i przechowywane w specjalnej komorze chłodzącej lub zamrażającej w furgonetce lub ciężarówce.

Zawsze należy zapewnić terminowe wysłanie próbek do laboratorium oraz właściwą dokumentację towarzyszącą próbkom. Należy odwołać się do procedur krajowych.

UWAGA
W razie wątpliwości co do opakowania i transportu towarów niebezpiecznych lub nieznanych substancji należy zwrócić się o radę do laboratorium celnego.

Powyższe zasady i wymagania nie są wyczerpujące i mają zastosowanie w zależności od indywidualnych okoliczności.

Aby próbka mogła być odebrana, musi przybyć do laboratorium we właściwym stanie. Podczas transportu i transferu do laboratorium należy zapewnić spełnienie następujących kryteriów. Laboratorium skontaktuje się z funkcjonariuszem celnym i ma prawo odrzucić próbkę w przypadku niespełnienia tych kryteriów.

Wszystkie próbki muszą spełniać następujące kryteria:

• próbki muszą mieć etykiety zawierające szczegółowe dane dotyczące próbki, w tym dane referencyjne próbki;
• próbka musi być zaplombowana. Próbkę uznaje się za zaplombowaną, jeżeli spełnione są następujące kryteria:
  1. próbkę przekazuje bezpośrednio funkcjonariusz celny;
  2. opakowanie zawiera etykietę. Etykieta jest przymocowana linką lub sznurkiem i ołowiem w taki sposób, że próbki nie można wyjąć opakowania bez uszkodzenia linki lub ołowiu. Jedno opakowanie może zawierać kilka zaplombowanych oddzielnie próbek;
  3. próbka jest oznakowana i zaplombowana zgodnie z przepisami krajowymi;
  4. próbka jest opakowana w kopertę ze stemplem lub znakiem na plombie;
  5. próbka składa się z produktu, do którego przymocowano etykietę za pomocą linki i ołowiu;
• opakowanie musi być nieuszkodzone i nieotwarte. Nie można przekroczyć terminu dostawy do laboratorium (zob. krajowe wytyczne i przepisy międzynarodowe);
• do próbek musi być dołączony dokładnie wypełniony formularz pobrania próbek;
• wielkość próbki musi być wystarczająca do przeprowadzenia analiz (zob. tabela „Ilość próbek do pobrania”).

W odniesieniu do niektórych szczególnych towarów należy spełnić następujące warunki:

• nie wolno rozmrażać zamrożonych produktów;
• produkty zazwyczaj przechowywane w niskiej temperaturze (masło, produkty mleczne, soki owocowe) muszą być utrzymywane w takiej temperaturze;
• z produktami łatwo ulegającymi fermentacji należy postępować ostrożnie i należy umieścić je w chłodziarce najszybciej, jak to możliwe;
• próbki olejów mineralnych należy przedstawić w ochronnych pojemnikach transportowych oraz skontrolować je w celu upewnienia się, że nie doszło do przecieku;
• jeżeli próbki znajdują się w oryginalnym opakowaniu do sprzedaży detalicznej, opakowanie nie powinno być naruszone;
• próbki chemikaliów oficjalnie oznaczone symbolami zagrożenia, takimi jak czaszka, symbol płomienia czy symbol wybuchu, należy przewozić w specjalnych pojemnikach na próbki (zob. zalecenia dotyczące opakowania).