Minták kezelése

A mintavétel után ellenőrizni kell a mintatartó edények szivárgásmentességét. A csomagolás külső felületének tisztának és száraznak kell lennie. Szivárgás esetén a kupakokat és a dugókat meg kell erősíteni vagy kicserélni. Ezután egy újabb vizsgálatot kell végezni, és ha a szivárgás továbbra is fennáll, friss mintát kell venni.

Az illékony folyadékmintákhoz használt mintatartályokat kb. 90%-ig kell tölteni.

A veszélyes árukból/vegyületekből vett minták csomagolásán tüntessük fel a potenciális veszélyeket jelző figyelmeztető jelzéseket, jelöléseket és szimbólumokat.

A nemzeti előírásoktól függően a mintatartályt az alkalmazott tartálytípusnak megfelelő módon kell lezárni, annak érdekében, hogy megakadályozzák a minták jogosulatlan vagy helytelen kezelését (és biztosítsák a tartalom integritását). A vámzárnak szilárdan rögzítettnek és stabilnak kell lennie a minta tárolása vagy szállítása során keletkező károk elkerülése és a bizonyítási lánc védelme érdekében.

A címkéken szereplő jelöléseknek jól olvashatónak és tartósnak kell lenniük, hogy a tárolás, a kezelés és a szállítás során ne törölhessék vagy cserélhessék/módosíthassák őket.

Kiskereskedelmi csomagok esetében a vámcímkének nem szabad elfednie az eredeti termék kereskedelmi címkéit (védjegy, gyártó, tartalom, lejárati dátum stb.). A kiskereskedelmi csomagokat javasolt polietilén zacskóba helyezni, majd a címkéket és vámzárakat a zacskóra rögzíteni.

A munka során be kell tartani az egészségvédelmi és biztonsági előírásokat.

A kísérő dokumentumoknál be kell tartani a vámigazgatás által rögzített szabályokat. Erre mindig a helyi körülmények figyelembevételével kerül sor. Egyes tagállamokban csak digitális dokumentumokat használnak, amelyeket e-mailben vagy integrált információs rendszerek használatával küldenek el a vámlaboratóriumnak. Emellett az áruk jellegére vonatkozó egyéb releváns dokumentumokat is csatolhatnak (MSDS, műszaki leírás, minőségi/megfelelőségi tanúsítványok stb.).

A tárolási körülményeket a minták jellemzői és tulajdonságai alapján kell meghatározni. A tárolás során biztosítani kell, hogy a minta ne változhasson meg olyan módon, ami befolyásolhatná az elemezni kívánt paramétereket.

A munka során be kell tartani az egészségvédelmi és biztonsági előírásokat.

A mintákat általában tiszta, száraz, sötét, hűvös és megfelelően szellőző helyiségben kell tárolni. A tárolási hőmérsékletet rendszeresen ellenőrizni kell. A tárolásra használt helyiségben a hőmérséklet nem süllyedhet 0 °C alá és nem emelkedhet 30 °C fölé.

• Az élelmiszermintákat más mintáktól elkülönítve kell tárolni. A romlandó árukat hűtőszekrényben vagy fagyasztószekrényben kell tárolni. Fagyasztás esetén a mintákat –18 °C alatti hőmérsékleten kell tartani, és a tárolási hőmérsékletet rendszeresen ellenőrizni kell.
• A tűzveszélyes anyagokat a tűzbiztonsági előírások szerint kell tárolni.

Ha a vámhivatal nem képes biztosítani a megfelelő tárolási körülményeket, és a mintát nem lehet azonnal a vámlaboratóriumba szállítani, akkor olyan külső tárolási megoldást kell találni, amely megfelel a mintákra vonatkozó minőség- és azonosságmegőrzési követelményeknek. A munka során be kell tartani az egészségvédelmi és biztonsági, valamint a környezetvédelmi előírásokat.

Javasoljuk, hogy minden vámhivatal nevezzen ki tisztviselőt a mintatárolási létesítmény kezelésére. A kinevezett tisztviselő munkaköri leírásában ezenkívül a következő feladatoknak is szerepelniük kell:

• minták befogadása tárolásra, elemzésre való elszállítás, valamint nyilvántartás vezetése;
• a mintatárolási határidők felügyelete;
• a minták e határidők lejártát követő ártalmatlanításának megszervezése;
• a mintákra vonatkozó tárolási körülmények mindenkori biztosítása.

Bizonyos termékeket különleges körülmények között kell tárolni. Az alábbi táblázatban felsorolunk néhány példát, de további részletekért mindig tekintse át az adott mintavételi eljárást.

Termék	Körülmények
Fényre érzékeny minták	Sötét helyen tárolandó.
Mérgező gázokat vagy kellemetlen szagokat kibocsátó minták	Füstelszívó süveg alatt vagy megfelelő mechanikus szellőztetésű helyiségben tárolható.
Nagyon gyúlékony minták és egyéb veszélyes minták	Lásd az anyagbiztonsági adatlapot. Lehetőség esetén biztonsági szekrényben tárolandó. Ha nem áll rendelkezésre információ, a laboratóriumtól érdeklődjön a tárolási körülményekről.
Bomlásra hajlamos minták	Fagyasztóban vagy hűtőszekrényben tárolandó, a termék jellegétől függően.
Rendkívül romlandó termékekből vett minták	A mintát le kell fagyasztani. A laboratóriummal egyeztetve a laboratóriumi elemzéshez kitöltött mintaűrlapon jelezze, hogy a terméket a vámtisztviselő lefagyasztotta.
Hűtött termékekből vett minták	Körülbelül 4 °C-on tárolandó.
Fagyasztott termékekből vett minták	Körülbelül –18 °C-on tárolandó.
Élelmiszerek, gyógyszerek és gyógyszeripari termékek mintaként kivett kiskereskedelmi csomagolási egységei	A csomagoláson jelzett körülmények között, de kb. 25 °C-nál nem magasabb hőmérsékleten tárolandó.
Ásványolajokból vett minták	A gyúlékony anyagokat jól szellőző helyiségben kell tárolni.

Minden végső mintát a lehető leghamarabb a vámlaboratóriumba kell küldeni, ha a vámhivatalban nem kielégítőek a tárolási feltételek. A tárolási idővel kapcsolatban tekintse át a nemzeti előírásokat.

Gondoskodni kell arról, hogy a szállítási körülmények garantálják a szállított minták épségét és jellemzőik megőrzését. A szállítás során a következő szabályokat kell betartani.

A minták vámlaboratóriumba szállításának számos módja van. Az alkalmazott módszer az adott tagállam helyi előírásaitól függ.

Szállítás	Megjegyzések
Postai úton	Csak olyan mintákhoz használható, amelyek nem rendelkeznek veszélyes tulajdonságokkal, és nem igényelnek különleges tárolási körülményeket
Vegyianyag-minták vagy hűtött/fagyasztott áruk szállítására szolgáló különleges eszközöket nem alkalmazó, normál szállítási módszerrel	Csak olyan mintákhoz használható, amelyek nem rendelkeznek veszélyes tulajdonságokkal, és nem igényelnek különleges tárolási körülményeket
Vegyianyag-minták, fagyasztott áruk vagy egyéb termékek szállítására szolgáló különleges eszközöket alkalmazó szállítási módszerrel	Ilyen módszerrel bármilyen típusú minta szállítható, amennyiben nem áll fenn a keresztszennyeződés kockázata. A különleges tárolási körülményeket igénylő minták ezzel a módszerrel szállíthatók a legbiztonságosabban
Futárszolgálattal	Ilyen módszerrel bármilyen típusú minta szállítható, amennyiben nem áll fenn a keresztszennyeződés kockázata. A rendszeres szállítási műveletekhez célszerű lehet futárszolgálatot használni.
A szállítást maguk a vámtisztviselők végzik	Közvetlen szállítás a vámlaboratóriumba, függetlenül a minták sürgősségétől

A folyékony vagy gáz-halmazállapotú és/vagy veszélyes minták nem szállíthatók postai úton vagy különleges tárolási eszközöket nem alkalmazó szállítási módszerrel. A hűtve vagy fagyasztva tárolandó mintákat sem lehet ilyen módokon szállítani.

A minták szállításával kapcsolatban tájékozódjon a nemzeti iránymutatásokban.

A mintákat általában nem kell azonnal a vámlaboratóriumba küldeni, amennyiben a vámhivatal megfelelő tárolási körülményeket tud biztosítani. A minták adott ideig őrizhetők, mielőtt a vámlaboratóriumba küldik őket. A szállítási műveletekhez használt furgont vagy tehergépjárművet el kell látni a szükséges biztonsági eszközökkel, hogy egyszerre több különféle veszélyes termék is szállítható legyen. Fontos azonban betartani a minták laboratóriumba szállítására vonatkozó határidőket.

Futárszolgálattal való szállítás esetében minden vámhivatalt szállítási hálózattal kell összekapcsolni, hogy biztosítható legyen a minták rendszeres begyűjtése. Gyakorlati okokból nem mindig lehetséges az összes vámhivatalt a szállítási hálózathoz kapcsolni. Ez lehet a helyzet például az elszigetelt határvámhivatalok vagy olyan hivatalok esetében, ahol ritkán kerül sor mintavételre. Az ilyen hivatalok a többi szállítási módszer valamelyikével küldhetik el a mintáikat. A minták sürgős szállítása olyan futárszolgálattal történhet, amely legfeljebb 24 órán belül képes eljuttatni a mintákat a vámlaboratóriumba. Győződjön meg arról, hogy a futárszolgálat biztosítja a minta szállításához szükséges körülményeket. A minták szállításának ez a módja általában drága. Ha a szállítás nem annyira sürgős, választhat más módszert is.

A mintákat a szállításhoz további csomagolással kell ellátni (kartondobozok, ládák, különleges mintatárolók stb.). Előfordulhat, hogy biztonsági okokból minden mintát külön műanyag zacskóba kell helyezni.

Alkalmazhatók szállításhoz vagy forgalmazáshoz használt tárolóegységek is. Ilyen egységeket a tároláshoz és a laboratóriumba szállításhoz egyaránt lehet használni. Fontos, hogy lezárható fedéllel legyenek ellátva. Kitöltőanyagként vermikulit vagy más, pellet formájú közömbös anyag használható. Így megelőzhető a rongálódás, és szivárgás esetén a folyadék felszívódik a kitöltőanyagba.

A veszélyes termékekből vett mintákat külön mintatartó dobozokban kell tartani, tárolni és szállítani. Az ilyen dobozokat a veszélyes áru osztályát jelző külön címkével kell ellátni (lásd az anyagbiztonsági adatlapot). A járművezetőnek ezeket a veszélyes árukat külön listán kell nyilvántartania. A laboratóriumi elemzésre vonatkozó kérelem formanyomtatványát a mintatartó dobozban kell elhelyezni.

FIGYELMEZTETÉS
Soha nem szabad ugyanabban a dobozban tárolni vagy szállítani olyan anyagok mintáit, amelyek reakcióba léphetnek egymással. Ez azt jelenti, hogy kerülni kell minden olyan fizikai vagy kémiai kölcsönhatást vagy keresztszennyeződést, amely hatással lenne a mintákra és veszélyes helyzet (füstök, tűz vagy robbanás) kialakulásához vezetne.

Az élelmiszerekből vagy vegyi anyagokból vett mintákat egymástól elkülönítve kell szállítani (rakterek, csomagoló dobozok stb.) a szállítójárműben, hogy elkerülhető legyen közöttük a közvetlen érintkezés lehetősége.

A fagyasztott vagy hűtött mintákat hordozható fagyasztókban, hűtődobozokban, illetve – kis távolságra történő szállításkor – hőszigetelt zacskókban vagy dobozokban kell szállítani. A hűtési láncot nem szabad megszakítani, és nyilvántartást kell róla vezetni.

A szállítás közben öngyulladásra, robbanásra vagy mérgező gázok kibocsátására hajlamos vegyi anyagokból vett minták szállítása tilos.

A statikus kisülések keltésére hajlamos anyagokból vett mintákat elektromosan nem vezető anyagba csomagolva kell szállítani.

Tűzveszélyes folyadékokból egyszerre legfeljebb 30 liter szállítható, amelyből 10 liternél több nem tartozhat a tűzveszélyes termékek 1. osztályába (lásd a 3. táblázatot). A szállítójárművet tűzoltókészülékkel kell ellátni.

Az ADR 3.4 fejezete ismerteti a korlátozott mennyiségű veszélyes árukra vonatkozó mentességeket.



Ha a mintákat forgalmazáshoz használt tárolóegységekben szállítják, a következő követelményeket kell teljesíteni:

• A tárolóegységeket vámzárral kell ellátni (lásd a nemzeti szabályokat).
• A dobozokon címkével fel kell tüntetni a feladó nevét.
• A mintákra hivatkozó mintavételi űrlapok a mintatároló dobozokba helyezhetők, vagy lezárt borítékban a járművezetőnek is átadhatók.
• A forgalmazáshoz használt tárolóegységben való szállításhoz túl nagy minták biztonságos csomagolásban külön tételként is szállíthatók.
• A fagyasztott vagy hűtött mintákat eredeti csomagolásukban kell bemutatni, és a furgonon vagy tehergépjárművön lévő különleges hűtő- vagy fagyasztókamrában kell szállítani.

Mindig gondoskodjon arról, hogy a mintákat időben a laboratóriumba szállítsák, és a csomagokhoz mellékeljék a megfelelő dokumentumokat is. Tájékozódjon a nemzeti eljárásokról.

FIGYELMEZTETÉS
Ha kérdései vannak a veszélyes áruk vagy ismeretlen anyagok csomagolásával vagy szállításával kapcsolatban, kérjen tanácsot a vámlaboratóriumtól.

A szabályok és követelmények fenti felsorolása nem teljes, és alkalmazhatóságuk a körülményektől is függ.

A mintának megfelelő állapotban kell a vámlaboratóriumba érkeznie ahhoz, hogy átvehető legyen. A laboratóriumba való szállítás és leadás során gondoskodni kell a következő feltételek teljesüléséről. A laboratórium kapcsolatba lép a vámtisztviselővel, és jogosult a minta elutasítására, ha ezek a feltételek nem teljesülnek.

A következő feltételek minden mintára nézve kötelezőek:

• A mintákon címke használatával fel kell tüntetni a minta adatait, beleértve a mintareferenciát is.
• A mintát vámzárral kell ellátni. A minta akkor tekinthető vámzárral ellátottnak, ha a következő feltételek teljesülnek:
  1. A mintát közvetlenül vámtisztviselő adja át.
  2. A csomagoláson címke van. A címke zsinórral vagy zsineggel, valamint plombával van ellátva, olyan módon, hogy a zsinór vagy a plomba megrongálása nélkül a mintát nem lehet kivenni a csomagolásból. Egy csomag több különálló, lezárt mintát is tartalmazhat.
  3. A minta a nemzeti előírások szerint van felcímkézve és vámzárral ellátva.
  4. A minta borítékba van csomagolva, és a plombán bélyegző vagy jelölés van.
  5. Maga a minta olyan árucikk, amelyhez zsinórral és plombával rögzítették a címkét.
• A csomagnak sértetlennek kell lennie, és nem lehet felnyitva. A laboratóriumba való szállításra vonatkozó határidőt nem szabad túllépni (lásd a nemzeti iránymutatásokat és a nemzetközi előírásokat).
• A mintákhoz hiánytalanul kitöltött mintaűrlapot kell csatolni.
• A minta mennyiségének elegendőnek kell lennie az elemzések elvégzéséhez (lásd a „Quantity of samples to be taken [Minták mennyisége]” táblázatot).

Bizonyos áruk esetében a következő feltételeknek is teljesülniük kell:

• A mélyfagyasztott termékeket nem szabad felolvasztani.
• Az általában alacsony hőmérsékletet igénylő termékeket (vaj, tejtermékek vagy gyümölcslevek) a megfelelő hőmérsékleten kell tárolni.
• Az erjedésre hajlamos termékeket körültekintéssel kell kezelni, és a lehető leghamarabb hűtőszekrénybe helyezni.
• Az ásványolajokból vett mintákat megfelelő védelmet nyújtó szállítódobozokban kell leadni, és ellenőrizni kell, hogy nem szivárognak-e.
• Ha a minták a kiskereskedelmi forgalmazásra szánt eredeti csomagolásukban vannak, a csomagolásnak sértetlennek kell lennie.
• A veszélyszimbólumokkal – például halálfejjel, lánggal vagy robbanásjellel – hivatalosan megjelölt vegyianyag-mintákat különleges mintatároló dobozokban kell szállítani (ásd a csomagolási ajánlásokat).