Rukovanje uzorcima

Nakon uzorkovanja potrebno je provjeriti ima li izlijevanja iz posude za uzorak. Vanjska površina pakiranja mora biti čista i suha. U slučaju izlijevanja, poklopce i čepove treba pričvrstiti ili zamijeniti. Sve treba još jedanput provjeriti, a ako se izlijevanje nastavi, potrebno je uzeti nove uzorke.

Posude za uzorke koje se upotrebljavaju za uzorke hlapljivih tekućina moraju biti napunjene otprilike do 90 % svoje ukupne zapremnine.

Na pakiranja u kojima su uzorci opasne robe ili spojeva treba staviti znakove upozorenja, naljepnice i simbole kojima se naznačuju potencijalne opasnosti.

posude koja se upotrebljava, kako bi se spriječilo neovlašteno ili neodgovarajuće rukovanje uzorcima (te osigurala cjelovitost sadržaja). Pečat mora biti čvrst i stabilan, kako bi se spriječilo oštećivanje tijekom pohranjivanja ili prijevoza uzorka i zaštitio lanac dokaza.

Oznake na naljepnicama moraju biti jasno čitljive i trajne, kako bi se spriječilo brisanje ili zamjena/izmjena tijekom skladištenja, rukovanja i prijevoza.

U slučaju pakiranja za pojedinačnu prodaju, carinskom oznakom ne bi se smjele pokriti komercijalne oznake na izvornom proizvodu (žig, proizvođač, sadržaj, rok valjanosti itd.). Preporučuje se da pakiranja za pojedinačnu prodaju stavite u plastičnu vrećicu, a na vrećicu naljepnice i pečate.

Moraju se poštovati propisi o zaštiti zdravlja i sigurnosti.

Popratna dokumentacija mora se čuvati u skladu s pravilima koje propisuje carinska uprava. To ovisi o lokalnoj situaciji. U nekim državama članicama primjenjuju se samo digitalni dokumenti; u carinski laboratorij šalju se elektroničkom poštom ili s pomoću integriranih informacijskih sustava. Moguće je priložiti i preslike ostalih relevantnih dokumenata koji se odnose na prirodu robe (STLM, tehničke specifikacije, potvrde kvalitete/sukladnosti itd.).

Uvjeti za pohranjivanje određuju se na temelju značajki i svojstava uzetih uzoraka. Uvjeti pohranjivanja moraju biti takvi da se onemogući bilo kakva promjena uzoraka koja bi mogla ugroziti parametre koji se analiziraju.

Moraju se poštovati propisi o zaštiti zdravlja i sigurnosti.

Općenito, uzorke treba čuvati u čistoj, suhoj, tamnoj, hladnoj i dovoljno prozračenoj prostoriji. Treba redovito pratiti temperaturu pohrane. Temperatura u tim prostorima ne smije pasti ispod 0 °C i ne smije biti veća od 30 °C.

• Uzorci prehrambenih proizvoda moraju se čuvati odvojeno od ostalih uzoraka. Pokvarljiva roba mora se čuvati u hladnjacima ili zamrzivačima. Temperatura zamrznutih uzoraka mora se održavati ispod – 18 °C te treba redovito pratiti temperaturu pohrane.
• Zapaljive tvari moraju se pohranjivati u skladu s propisima o zaštiti od požara.

Ako u carinskom uredu nije moguće osigurati takav prostor i ako uzorak nije moguće odmah dostaviti u carinski laboratorij, mora se potražiti alternativno vanjsko mjesto za pohranu koje udovoljava uvjetima zaštite kvalitete i autentičnosti uzoraka. Moraju se poštovati propisi o zaštiti zdravlja i sigurnosti i zaštiti okoliša.

Preporučuje se da se u svakom carinskom uredu imenuje službenik za upravljanje prostorom za pohranjivanje uzoraka. U opis njegova posla trebalo bi uključiti i sljedeće zadaće:

• preuzimanje uzoraka za pohranjivanje i prijevoz na analizu te vođenje evidencije
• praćenje rokova za pohranjivanje uzoraka
• organiziranje odlaganja uzoraka nakon isteka navedenih rokova
• osiguravanje odgovarajućih uvjeta za pohranjivanje uzoraka.

Za određene proizvode potrebno je osigurati posebne uvjete. U nastavku su navedeni neki primjeri, ali za više pojedinosti treba biste provjeriti posebne postupke uzorkovanja.

Proizvod	Uvjeti
Uzorci osjetljivi na svjetlost	Čuvati na tamnom mjestu.
Uzorci koji otpuštaju otrovne ili neugodne mirise	Moguće pohranjivanje u ventilacijskoj komori ili u prostoriji s dovoljnom mehaničkom ventilacijom.
Vrlo zapaljivi i ostali opasni uzorci	Vidi STLM. Pohranjivanje u sigurnosnim ormarima, ako je moguće. Ako informacije nisu dostupne, u laboratoriju upitajte koji su uvjeti pohranjivanja.
Uzorci podložni propadanju	Pohranjivanje u zamrzivaču ili hladnjaku, ovisno o prirodi proizvoda.
Uzorci lako pokvarljivih proizvoda	Zamrznuti uzorak. Uz savjetovanje s laboratorijem, na obrascu za laboratorijsku analizu uzorka navesti da je carinski službenik zaledio uzorak.
Uzorci rashlađenih proizvoda	Pohranjivati na približno 4 °C.
Uzorci zamrznutih proizvoda	Pohranjivati na približno – 18 °C.
Uzorci pakiranja za pojedinačnu prodaju prehrambenih proizvoda, lijekova i farmaceutskih proizvoda.	Pohranjivati u uvjetima označenima na pakiranju, ali na temperaturi koja nije veća od približno 25 °C.
Uzorci mineralnih ulja	Zapaljive tvari moraju se čuvati u dobro prozračenoj prostoriji.

Svi konačni uzorci moraju se poslati u carinski laboratorij čim je to moguće ako u vašoj carinarnici ne postoje odgovarajući uvjeti za pohranjivanje. Za rokove pohranjivanja provjerite svoje nacionalne upute.

Morate osigurati prijevoz u uvjetima kojima se jamče cjelovitost i obilježja uzoraka koji se prevoze. Tijekom prijevoza moraju se poštovati sljedeća pravila.

Prijevoz uzoraka u carinski laboratorij može se obaviti na nekoliko načina. O lokalnoj situaciji u državi članici ovisi koji će se upotrijebiti.

Prijevoz	Napomene
Poštom	Samo uzorci bez opasnih svojstava i oni za koje nisu nužni posebni uvjeti za pohranjivanje.
Običnim prijevozom, bez posebne opreme za prijevoz kemijskih uzoraka ili rashlađene/zamrznute robe	Samo uzorci bez opasnih svojstava i oni za koje nisu nužni posebni uvjeti za pohranjivanje.
Posebno opremljenim prijevoznim sredstvom, npr. za prijevoz uzoraka kemikalija ili zamrznute robe	Uzorci svih vrsta mogu se prevoziti na ovaj način, pod uvjetom da ne postoji rizik od križne kontaminacije. Na ovaj je način najbolje slati uzorke za koje su potrebni posebni uvjeti pohranjivanja
Dostavom	Uzorci svih vrsta mogu se prevoziti na ovaj način, pod uvjetom da ne postoji rizik od križne kontaminacije. Dostava je praktičan način redovitih operacija prijevoza.
Dostavom po carinskom službeniku	Izravna isporuka u carinski laboratorij, bez obzira na to jesu li uzorci hitni.

Tekućine, uzorci u plinovitom stanju i/ili opasni uzorci ne mogu se slati poštom ili prijevoznim sredstvom bez posebne opreme za pohranjivanje. Ovaj način prijevoza nije pogodan ni za prijevoz uzoraka koji se moraju čuvati na hladnom mjestu ili u hladnjaku.

Za više informacija provjerite svoje nacionalne upute o prijevozu uzoraka.

Općenito, uzorke u carinski laboratorij nije potrebno odmah poslati ako u carinskom uredu postoji odgovarajući prostor za pohranjivanje. Uzorci se mogu prikupljati određeno vrijeme i tek onda poslati u carinski laboratorij. Dostavno vozilo ili kamion koji se upotrebljava za prijevoz mora imati potrebne sigurnosne značajke, tako da se u isto vrijeme mogu prevoziti različite vrste opasnih proizvoda. Međutim, morate poštovati rokove za dostavu uzoraka u laboratorij.

Kada prijevoz obavlja dostavljač, svi carinski uredi moraju biti povezani s pomoću prijevozne mreže kako bi se osiguralo periodično prikupljanje uzoraka. Iz praktičnih razloga nije uvijek moguće povezati sve carinske urede u prijevoznu mrežu. To može biti slučaj s udaljenom graničnom carinarnicom ili carinarnicom u kojoj se uzorkovanje rijetko obavlja. Takvi uredi mogu slati uzorke na neki drugi način. Za hitan prijevoz uzoraka može se organizirati dostava uzoraka u laboratorij u roku od 24 sata ili manje. Potrebno je osigurati da dostavljač ima odgovarajuće uvjete za pohranjivanje tijekom prijevoza uzoraka. Ovaj način prijevoza uzoraka obično je skup. Ako nije hitno, možete odabrati neki drugi način prijevoza.

Uzroci tijekom prijevoza moraju biti zapakirani u dodatnu ambalažu (kartonske kutije, sanduci, posebne posude za uzorke itd.). Svaki uzorak radi sigurnosti mora biti u zasebnoj plastičnoj vrećici.

Mogu se upotrijebiti i spremnici za prijevoz ili distribuciju. Oni se mogu upotrebljavati i za pohranjivanje ili za prijevoz u laboratorij. Moraju imati poklopac koji se može zapečatiti. Moraju biti ispunjeni vermikulitom ili nekim drugim inertnim proizvodom u obliku peleta, koji djeluje i kao ambalaža i kao sredstvo za punjenje. Na taj se način može spriječiti oštećivanje, a ako dođe do izlijevanja, tekućina će se apsorbirati.

Uzorci opasne robe moraju se čuvati, pohranjivati i slati u zasebnim kutijama za uzorke. Kutije moraju biti označene posebnom oznakom razreda opasne robe (provjerite STLM). Vozač mora evidentirati takvu opasnu robu u zasebnom popisu. U kutiji za uzorak mora se nalaziti obrazac zahtjeva za laboratorijsku analizu.

UPOZORENJE
Uzorci tvari koje mogu međusobno djelovati nikada se ne smiju pohranjivati ili prevoziti u istoj kutiji. To znači da se mora izbjegavati svako fizikalno ili kemijsko međudjelovanje ili križna kontaminacija zbog kojih bi uzorci mogli biti ugroženi ili bi mogla nastati opasna situacija (dimovi, požar ili eksplozija).

Uzorci prehrambenih ili kemijskih proizvoda moraju se prevoziti odvojeno (u skladištima tereta, kutijama za pakiranje itd.) u vozilu za prijevoz, kako bi se spriječila svaka mogućnost njihova izravnog dodira.

Zamrznuti ili rashlađeni uzorci moraju se prevoziti u pokretnim zamrzivačima, rashladnim kutijama ili, na kraće udaljenosti, u termoizolacijskim vrećicama ili kutijama u kojima se održava temperatura. Mora se održavati i evidentirati lanac hlađenja.

Zabranjen je prijevoz uzoraka kemijskih proizvoda podložnih samozapaljenju, eksploziji ili otpuštanju otrovnih plinova tijekom prijevoza.

Uzorci materijala koji bi mogli prouzročiti stvaranje statičkog elektriciteta moraju se prevoziti zapakirani u materijale koji nisu provodnici elektriciteta.

Kada je riječ o zapaljivim tekućinama, može se prevoziti najviše 30 l, od čega najviše 10 l zapaljivih proizvoda 1. razreda opasnosti (vidi tablicu 3). Vozilo za prijevoz mora biti opremljeno protupožarnim aparatom.

U poglavlju 3.4 ADR-a opisana su izuzeća za opasnu robu u ograničenim količinama.



Ako se uzorci prevoze u spremnicima za distribuciju, moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

• Spremnici moraju biti zatvoreni carinskim pečatom (provjerite svoja nacionalna pravila).
• Na kutijama mora biti naznačen naziv pošiljatelja.
• Obrasci koji se odnose na uzorke moraju biti u kutijama s uzorcima ili moraju biti predani vozaču u zapečaćenoj omotnici.
• Uzorci koji su preveliki da bi bili prevezeni u spremniku za distribuciju mogu se prevoziti zasebno, sigurno zapakirani.
• Zamrznuti ili rashlađeni uzorci moraju biti u svojem u izvornom pakiranju i pohranjeni u posebnoj rashlađenoj ili zamrznutoj komori u dostavnom vozilu ili kamionu.

Uvijek osigurajte pravovremenu otpremu uzoraka u laboratorij te ispravnu popratnu dokumentaciju uz pakiranja. Provjerite svoje nacionalne postupke.

UPOZORENJE
Ako niste sigurni u pogledu pakiranja i prijevoza opasne robe ili nepoznatih tvari, obratite se svojem carinskom laboratoriju radi savjeta.

Prethodno navedena pravila i zahtjevi nisu sveobuhvatni i primjenjuju se u skladu s okolnostima.

Da bi bili prihvatljivi, uzorci moraju stići u laboratorij u ispravnom stanju. Morate se pobrinuti da tijekom prijevoza i prijenosa u laboratorij budu ispunjeni sljedeći kriteriji. Ako navedeni kriteriji nisu ispunjeni, laboratorij će se obratiti carinskom službeniku i ima pravo odbiti preuzimanje uzorka.

Svi uzorci moraju udovoljavati sljedećim kriterijima:

• Na uzorcima moraju biti naznačene pojedinosti o uzorku, uključujući referentni broj uzorka.
• Uzorak mora biti zapečaćen. Smatra se da je uzorak zapečaćen ako su ispunjeni sljedeći kriteriji:
  1. uzorak je osobno predao carinski službenik;
  2. na pakiranju se nalazi naljepnica; pričvršćena konopcem ili užetom i olovom tako da se uzorak ne može izvaditi iz ambalaže bez oštećivanja konopca ili olova; u jednom pakiranju može biti sadržano nekoliko zasebno zapečaćenih uzoraka;
  3. uzorak je označen naljepnicom i zapečaćen u skladu s nacionalnim propisima;
  4. uzorak je zapakiran u omotnicu, sa žigom ili oznakom preko pečata;
  5. uzorak se sastoji od jednog artikla, na koji je pričvršćena naljepnica s konopcem i olovom;
• pakiranje ne smije biti oštećeno i otvoreno. Rok za isporuku u laboratorij ne smije biti prekoračen (vidi nacionalne upute i međunarodne propise).
• Uz uzorke mora biti priložen potpuno ispunjen obrazac za uzorke.
• Količina uzorka mora biti dovoljna za analizu (vidi tablicu „Količina uzoraka koju je potrebno uzeti”).

Za neku određenu robu moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

• duboko zamrznuti proizvodi ne smiju biti odmrznuti,
• proizvodi koji se obično čuvaju na niskoj temperaturi (maslac, mliječni proizvodi, voćni sokovi) moraju se čuvati na toj temperaturi,
• proizvodima koji su podložni fermentiranju mora se oprezno rukovati i moraju se staviti u hladnjak čim je to moguće,
• uzorci mineralnih ulja moraju biti dostavljeni u zaštitnim kutijama, koje je potrebno provjeriti kako bi se uvjerilo da nije došlo do izlijevanja,
• ako su uzorci u izvornom pakiranju za pojedinačnu prodaju, pakiranje mora biti netaknuto,
• kemijski uzorci koji su službeno označeni simbolima opasnosti, kao što je mrtvačka glava te simbol vatre ili eksplozije, moraju se prevoziti u posebnim kutijama za uzorke (vidi Preporuke o pakiranju).