Procédures d’échantillonnage

S’il vous incombe de prélever les échantillons, veuillez procéder comme suit:

1. Vérifiez toutes les informations disponibles sur les denrées à traiter, afin de déterminer le type d’échantillons à prélever.
2. Sur la base des données suivantes, établissez les quantités à prélever. Voir également la taille minimale des échantillons à l’étape 3.
   
   

   Emballage	Procédure d’échantillonnage
   Emballages de détail. Pour en savoir plus, reportez-vous à la fiche spécifique relative à la fiche de procédure d’échantillonnage Emballages de détail.	Prélevez un nombre approprié de bidons, bouteilles, sacs ou bocaux en guise d’échantillons. Assurez-vous que tous les bidons, bouteilles, sacs ou bocaux représentent le même lot. Choisissez les échantillons globaux du lot qui est principalement le plus important en nombre. Prélevez toujours des emballages intacts qui n'ont pas été ouverts. Si les étiquettes présentes sur l’emballage indiquent que l’envoi contient différents produits (p. ex. un lot de confiture peut contenir différents types de confiture), prélevez un échantillon de chacun d’entre eux. Un nombre moins important d'échantillons peut être requis si l'envoi est homogène. En principe, le montant/poids minimal des échantillons finals identiques requis par le laboratoire conformément aux directives en vigueur dans votre pays à envoyer au laboratoire devrait suffire. Une fois les échantillons prélevés, passez à l’étape n° 7 ci-dessous.
   Bale, fût ou sac	Prélevez des échantillons élémentaires de plusieurs de ces emballages. La procédure à suivre est décrite ci-dessous, à partir de l’étape n° 3.
   Vrac	Déterminez la composition des marchandises. Les marchandises sont homogènes lorsque leur composition est uniforme dans tout le lot. Les marchandises sont hétérogènes (non uniformes) lorsque leur composition varie dans le lot. Si les marchandises revêtent la forme de pellets, de grains ou de poudres, de petites particules peuvent en être détachées et, dans les liquides, de petites particules peuvent couler, flotter ou émerger à la surface. Veillez à bien mélanger les couches supérieures, intermédiaires et inférieures avant de prélever l’échantillon. Si le mélange n’est pas possible (par exemple, en raison de la taille de l'envoi ou pour des liquides présentés à l’état congelé comme le jus d’orange concentré) prélever davantage d’échantillons élémentaires au hasard sur différentes parties de l'envoi pour que votre échantillon soit représentatif. La procédure à suivre est décrite ci-dessous, à partir de l’étape n° 3.
   Lot de chargement (plus d’un lot)	Prélevez des échantillons de chaque lot. Les étiquettes peuvent indiquer de manière fiable si vous avez affaire à des lots (un ensemble de marchandises analogues présentant, par exemple, des dates de production différentes) ou à des chargements. Si le lot est en vrac, suivez la procédure à partir de l’étape n° 3. Dans tous les autres cas, passez directement à l’étape n° 7.
   Marchandises en mouvement (p. ex. convoyeur à bande ou pompe)	Si le produit est déplacé mécaniquement au moyen d’un convoyeur à bande ou d’un autre équipement, il est possible que des robinets de déviation ou des goulottes permettent de prélever des échantillons du flux à intervalle régulier. Dans le cas contraire, il peut se révéler nécessaire, pour des raisons de santé et de sécurité, d’interrompre le flux et d’utiliser une petite pelle ou une spatule pour extraire des échantillons du convoyeur. Dans certains cas, les échantillons peuvent être collectés en passant un pélican dans le diamètre du flux en mouvement à intervalles réguliers, déterminés par le débit. Les échantillons élémentaires doivent être mélangés pour former un échantillon global.

3. Prélevez les échantillons élémentaires requis.
   
   Déterminez la taille de l’échantillon global à prélever. Veillez à avoir suffisamment d’échantillons élémentaires pour pouvoir préparer assez d’échantillons finals. La taille de l’échantillon global dépend:
   
   • du type de denrées;
   • du type d’emballage;
   • de la méthode d’analyse utilisée;
   • de l’option de division de l’échantillon.
   
   La quantité d’échantillons à prélever dépend de l’homogénéité, du type de produit et de l'analyse nécessaire devant être réalisée en laboratoire. Reportez-vous aux fiches d’échantillonnage pour en savoir plus sur la taille d’échantillon minimale à prélever. Pour les marchandises qui ne sont pas couvertes par une fiche d’échantillonnage, une liste indicative des quantités minimales recommandées pour chaque échantillon est fournie dans le tableau ci-après:
   
   

   Type de produit / marchandises	Quantité minimale recommandée pour chaque échantillon pour les marchandises non couvertes par des fiches d’échantillonnage
   Liquides destinés à la consommation: boissons non alcooliques, graisses animales et huiles végétales, préparations alimentaires et compléments alimentaires, sirops de sucre, concentrés de fruits et de légumes, etc.	0,5 l ou le même volume de marchandises dans des emballages de détail
   Préparations chimiques liquides et matériaux de l’industrie chimique, substances minérales et mélanges, médicaments, préparations pharmaceutiques, préparations de peinture, formes primaires des polymères et caoutchoucs, etc.	0,5 l ou le même volume de marchandises dans des emballages de détail
   Aliments solides en vrac, sous forme de poudre ou en morceaux: compléments ou préparations alimentaires, mélanges instantanés, amidon, matières premières pour aliments des animaux sous forme de granulés, etc.	0,5 kg; ou le même poids de marchandises dans des emballages de détail
   Substances chimiques solides, en vrac, sous forme de poudre ou en morceaux, substances minérales et mélanges, médicaments, préparations pharmaceutiques, préparations de peinture, formes primaires des polymères et caoutchoucs, produits à base de pierres, mélanges de céramiques, etc.	0,5 kg; ou le même poids de marchandises dans des emballages de détail; ou une unité de poids identique ou supérieur
   Textiles et articles textiles; fibres, fils, carrés de matières plastiques, bandes et matières textiles; cuirs et articles en cuir; chaussures, etc.	1 unité de vente au détail ou 1 unité d’un article; fibres et fils: tous réels ou env. 100 m; Tissus tissés: 25 cm x largeur de la pièce; Produits carrés 50 cm x 50 cm
   Instruments et appareils	1 unité et/ou documents
   Biens à double usage	1 kg ou 1 unité
   Produits et technologies à double usage	1 unité et/ou documents
   Identification des narcotiques et autres substances psychoactives, précurseurs, nouvelles substances psychoactives, etc.	Toute quantité disponible, même traces; Quantité optimale: 0,1 kg ou 0,1 l ou 1 unité de vente au détail
   Échantillon d'un solide ou liquide inconnu	0,5 l ou 0,5 kg; Dans les complexes, davantage d’échantillons sont nécessaires

   Remarque
   Un déclarant peut demander à obtenir une partie de l’échantillon global à des fins d’analyse propre avant que les échantillons officiels soient constitués. Tenez en compte lorsque vous déterminez la taille de l’échantillon global et le nombre d’échantillons finals identiques.
4. Mélangez soigneusement les échantillons élémentaires pour obtenir un échantillon global.
5. Divisez l’échantillon global dans le nombre d’échantillons finals identiques requis par vos lignes directrices nationales.
6. Emballez les échantillons conformément aux consignes (voir Récipients à échantillon). L’emballage des échantillons envoyés en laboratoire doit contenir les informations suivantes:
   
   • numéro de la demande d’analyse;
   • date de l’échantillonnage;
   • nom du bureau de douane;
   • type de marchandise;
   • référence au document qui décrit l’échantillon.
   
   S’il n’est pas possible de noter ces informations sur l’emballage, munissez-le d’une étiquette.
   
   Veillez à ne pas effacer ni recouvrir les informations de l’emballage d’origine.
7. Scellez les échantillons finals.
   
   Remarque
   Si l’emballage d’origine des produits à échantillonner ne peut pas être ouvert ni scellé sans dégâts, p. ex. comme c’est le cas pour un emballage standard, celui-ci ne devra pas nécessairement être scellé. Vous pouvez vous contenter d’étiqueter l’emballage à l’aide d’une vignette. Cette procédure peut différer dans certains États membres. Vous pouvez aussi emballer l’échantillon dans un sac en plastique transparent, puis placer l’étiquette et les scellés sur le sac. Veuillez vous référer à vos lignes directrices nationales.
8. Les marchandises doivent être accompagnées d’une déclaration mentionnant qu’un échantillon du lot a été prélevé par les autorités douanières. Celle-ci doit contenir une note précisant quels produits ont été retirés du lot.
9. Vous devez stocker les échantillons dans de bonnes conditions en toutes circonstances, afin d’éviter que les caractéristiques du produit soient altérées. Si le bureau d’échantillonnage ne dispose pas d’installations adéquates, les échantillons doivent être transportés immédiatement au laboratoire des douanes ou sur un site de stockage adéquat. Un stockage inadéquat ou incorrect peut affecter la viabilité de l’échantillon et/ou les résultats de l’analyse. Reportez-vous à vos lignes directrices nationales concernant les mesures à prendre pour le transport et le stockage. Stocker l’échantillon dans de bonnes conditions peut supposer d’en réduire l’exposition à la lumière et à l’humidité ou de réguler la température.
   
   Avertissement
   Tous les échantillons finals doivent être envoyés au laboratoire des douanes si les conditions de stockage sont inadéquates dans votre bureau de douane ou envoyés vers un lieu de stockage adéquat.
   
   
10. Lors de la procédure d’échantillonnage, vous serez souvent amené à ouvrir l’emballage des produits, et des dommages peuvent se produire. Après l’échantillonnage, l’emballage dont les échantillons ont été prélevés doit être bien refermé et marqué pour indiquer qu’un échantillon y a été prélevé. Cela doit être fait par le déclarant s’il est présent.
11. Souvent, la procédure d’échantillonnage génère des déchets ou gâche de la marchandise. Efforcez-vous d’en limiter la quantité lorsque vous établissez votre plan d’échantillonnage. Toute portion non utilisée peut être restituée au déclarant. Les produits excédentaires ne doivent jamais être réinjectés dans le lot, car ils pourraient le contaminer. Éliminez les déchets et marchandises gâchées conformément à vos lignes directrices nationales et procédures locales.
    
    Vous trouverez dans le chapitre «Santé et sécurité», Introduction aux principes généraux et dans les FDS des directives générales concernant l’élimination des déchets et marchandises gâchées.
    
    

Sélectionnez les marchandises à échantillonner.

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Vérifiez que toute la documentation requise soit disponible, y compris, le cas échéant, une description complète des marchandises et les FDS connexes.

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Recherchez la fiche d’échantillonnage ad hoc dans SAMANCTA et assurez-vous de bien comprendre toutes les exigences en matière de santé et de sécurité.	►	Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir prélever les échantillons en toute sécurité, ne le faites pas. Demandez conseil à votre laboratoire et/ou à d’autres spécialistes.
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▼ ▼ ▼	Le prélèvement peut être effectué par un contractant spécialisé. Dans ce cas, supervisez les actions suivantes.		Il se peut que l’échantillonnage doive être abandonné.
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Établissez un plan d’échantillonnage sur la base des informations disponibles et appliquez une échelle d’examen appropriée selon SAMANCTA.

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Assurez-vous de disposer de l’équipement et des récipients d’échantillonnage requis.

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Assurez-vous de disposer de l’équipement de protection individuelle requis.

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Établissez un plan d’échantillonnage sur la base des informations disponibles.

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Vérifiez que l’envoi que vous examinez est le bon (scellés, numéros des conteneurs, marquages, etc.).

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Vérifiez que le conteneur ne renferme pas de vapeurs toxiques (il est généralement fait appel à un contractant pour le certifier).

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Vérifiez que les marchandises présentées soient conformes à la documentation (quantité, poids, description).

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Vérifiez les numéros de lot/dates ou lots de production (au besoin, modifiez votre plan d’échantillonnage pour garantir la représentativité des échantillons).

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Sélectionnez les emballages à échantillonner sur la base du plan d’échantillonnage ou établissez une méthode d’échantillonnage pour les marchandises en vrac.

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Prélevez des échantillons élémentaires conformément à votre plan d’échantillonnage et rassemblez-les pour créer votre échantillon global.

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Si nécessaire, réduisez votre échantillon global à l’aide d’une méthode de division appropriée afin de vous assurer que les échantillons finals aient au moins la taille minimale requise pour l’analyse sans être trop gros.

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Emballez les échantillons finals (original, doublé/référence et échantillon de l'opérateur, si nécessaire). Veillez à ce que le mode d'emballage utilisé préserve les caractéristiques analytiques des échantillons.

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Scellez et marquez/étiquetez les échantillons avec les références.

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Complétez le formulaire d’échantillonnage et vos registres locaux.

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Veillez à ce que les échantillons soient entreposés de manière à préserver leurs caractéristiques analytiques. En l’absence d’une infrastructure de stockage adéquate, transférez-les immédiatement au laboratoire ou vers un site de stockage approprié.

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Veillez à ce que les échantillons soient transportés au laboratoire dans des conditions adéquates pour préserver leurs caractéristiques analytiques. Une copie du formulaire d’échantillonnage doit accompagner les marchandises.