Manipulation des échantillons

Une fois l’échantillonnage terminé, vérifiez l’absence de fuites sur les récipients à échantillon. Leur surface extérieure doit être propre et sèche. En cas de fuite, renforcez ou remplacez les bouchons ou les couvercles. Procédez à une nouvelle inspection. Si les fuites persistent, prélevez de nouveaux échantillons.

Les récipients à échantillon utilisés pour l’emballage d’échantillons liquides volatiles doivent être remplis à 90 % environ de leur capacité totale.

Des signaux d’avertissement, mentions et symboles indiquant les dangers potentiels doivent être apposés sur les emballages contenant des échantillons de substances et préparations dangereuses.

Le récipient à échantillon doit être scellé suivant une méthode qui dépendra du type de récipient utilisé, de manière à prévenir toute manipulation non autorisée ou inadéquate des échantillons (et ainsi garantir leur intégrité). Les scellés doivent être fermement attachés et stables pour éviter qu’ils soient endommagés pendant le transport et le stockage et préserver la chaîne de preuves.

Les mentions figurant sur les étiquettes doivent être clairement lisibles et indélébiles pour éviter tout effacement et toute substitution/altération pendant le stockage, la manipulation et le transport.

Dans le cas d’emballages de détail, l’étiquette des douanes ne doit pas recouvrir les étiquettes commerciales du produit d’origine (marque, fabricant, contenu, date d’expiration, etc.). Il est recommandé de placer l’emballage de détail dans un sac en polyéthylène et d’apposer étiquettes et scellés sur ledit sac.

Observez les règles en matière de santé et de sécurité.

Les documents d’accompagnement doivent être conservés dans le respect des règles édictées par l’administration des douanes. Ces règles varient d’un État membre à l’autre. Dans certains pays, seuls des documents numériques sont utilisés. Ceux-ci sont envoyés au laboratoire des douanes par courriel ou à l’aide d’un système d’information intégré. Des copies d’autres documents pertinents liés à la nature des marchandises peuvent également être jointes (FDS, spécifications techniques, certificats de qualité/conformité, etc.).

Les conditions de stockage dépendent des caractéristiques et propriétés des échantillons prélevés. Elles doivent être telles que l’échantillon ne soit altéré en aucune manière susceptible d’affecter les paramètres à analyser.

Les règles en matière de santé et de sécurité doivent être observées.

En règle générale, les échantillons doivent être stockés au sec, au frais et à l’abri de la lumière, dans une pièce propre et suffisamment ventilée. La température de stockage doit être régulièrement vérifiée. Elle ne doit pas chuter sous la barre des 0 °C ni dépasser 30 °C.

• Les échantillons de denrées alimentaires doivent être conservés à l’écart des autres échantillons. Les marchandises périssables doivent être placées dans des réfrigérateurs ou des congélateurs. Les échantillons surgelés doivent être maintenus à une température inférieure à - 18 °C, et la température de stockage doit faire l’objet d’une surveillance régulière.
• Les substances inflammables doivent être conservées conformément aux règles de sécurité incendie.

Si le bureau des douanes ne peut garantir de telles conditions, et si l’échantillon ne peut pas être immédiatement transféré au laboratoire des douanes, un site de stockage externe répondant aux conditions requises pour préserver la qualité et l’identité des échantillons doit être trouvé. Les règles en matière de santé, de sécurité et de protection de l’environnement doivent être observées.

Il est recommandé à chaque bureau des douanes de désigner un agent chargé de gérer les installations de stockage des échantillons. La description de sa fonction devra aussi inclure les tâches suivantes:

• accepter les échantillons à stocker et à transporter pour analyse, tenir les registres;
• surveiller les dates-limites de stockage des échantillons;
• organiser l’élimination des échantillons après l’expiration de ces dates;
• garantir le respect des conditions de stockage des échantillons en toutes circonstances.

Des conditions spécifiques s’appliquent à certains produits. En voici quelques exemples. Toutefois, nous vous invitons à vous référer aux procédures d’échantillonnage ad hoc pour en savoir plus.

Produit	Conditions
Échantillons photosensibles	Stocker à l’abri de la lumière.
Échantillons dégageant des émanations toxiques ou des odeurs désagréables	Stockage possible dans une hotte d’évacuation des fumées ou dans une pièce dotée d’une ventilation mécanique suffisante
Échantillons hautement inflammables et autres échantillons dangereux	Voir FDS. Si possible, stocker dans une armoire de sécurité. En l’absence d’informations, demander les conditions de stockage au laboratoire.
Échantillons susceptibles de se gâter	Stocker dans un réfrigérateur ou un congélateur; selon la nature du produit.
Échantillons de produits hautement périssables	Congeler l’échantillon. En consultation avec le laboratoire, indiquer sur le formulaire de demande d’analyse en laboratoire que le produit a été congelé par l’agent des douanes.
Échantillonnage de produits réfrigérés	Stocker à environ 4 °C.
Échantillonnage de produits surgelés	Stocker à environ -18 °C.
Échantillons d’emballages de détail de denrées alimentaires, de médicaments ou de produits pharmaceutiques	Stocker dans les conditions mentionnées sur l’emballage, mais pas à plus de 25 °C environ.
Échantillons d’huiles minérales	Les substances inflammables doivent être stockées dans une pièce bien ventilée.

Tous les échantillons finals doivent être envoyés au laboratoire des douanes dès que possible si les conditions de stockage sont inadéquates dans votre bureau. Pour les délais de stockage, veuillez vous reporter aux instructions en vigueur dans votre pays.

Assurez-vous que les conditions de transport garantissent l’intégrité et les caractéristiques des échantillons transportés. Les règles suivantes doivent être observées pendant le transport.

Il existe plusieurs méthodes pour acheminer les échantillons jusqu’au laboratoire des douanes. La méthode utilisée dépendra de l’État membre.

Transports	Remarques
Par courrier postal	Ne peut être utilisé que pour les échantillons sans propriétés dangereuses et ne nécessitant pas de conditions de stockage spéciales
Par transporteur ordinaire, sans équipement spécifique pour le transport d’échantillons chimiques ou de marchandises réfrigérées/surgelées	Ne peut être utilisé que pour les échantillons sans propriétés dangereuses ne nécessitant pas de conditions de stockage spéciales
Par transporteur spécial, équipé, par exemple, pour le transport d’échantillons chimiques ou de marchandises surgelées	Des échantillons de tout type peuvent être transportés via cette méthode, pour autant qu’il n’existe aucun risque de contamination croisée. Le mieux consiste à utiliser cette méthode pour envoyer les échantillons nécessitant des conditions de stockage spéciales.
Par coursier	Des échantillons de tout type peuvent être transportés via cette méthode, pour autant qu’il n’existe aucun risque de contamination croisée. Pour les opérations de transport régulières, il peut être pratique de faire appel à un coursier.
Par les agents des douanes eux-mêmes	Livraison directe au laboratoire des douanes, que les échantillons soient urgents ou non

Les échantillons liquides, gazeux et/ou dangereux ne peuvent pas être acheminés par courrier postal ou par transporteur sans équipement spécial. Les échantillons congelés ou réfrigérés ne peuvent pas non plus être transportés par ces moyens.

Reportez-vous aux lignes directrices en vigueur dans votre pays pour en savoir plus sur le transport d’échantillons.

En règle générale, il n’est pas nécessaire d’envoyer immédiatement les échantillons au laboratoire des douanes, pour autant que le bureau des douanes dispose d’une bonne infrastructure de stockage. Les échantillons peuvent être prélevés un moment avant d’être envoyés au laboratoire des douanes. La camionnette ou le camion utilisé pour ces opérations de transport doivent comporter les dispositifs de sécurité requis, de manière à pouvoir transporter différents types de produits dangereux simultanément. Veillez toutefois à observer les délais-limites pour l’acheminement des échantillons au laboratoire.

Pour le transport par coursier, tous les bureaux des douanes doivent être affiliés à un réseau de transport, de manière à garantir la collecte périodique des échantillons. Or, pour des raisons pratiques, il n’est pas toujours possible de connecter tous les bureaux des douanes au réseau de transport. Ce peut être le cas d’un bureau frontalier isolé ou d’un bureau où les procédures d’échantillonnage sont rares. Ces bureaux peuvent envoyer leurs échantillons au moyen de l’une des autres méthodes. Le transport urgent d’échantillons peut être organisé par coursier, qui livre les échantillons dans les 24 heures, voire moins, au laboratoire des douanes. Assurez-vous que le coursier puisse assurer les bonnes conditions de stockage pendant le transport de l’échantillon. Ce type de service est généralement coûteux. Vous choisirez peut-être un autre type de transport si l’urgence est moindre.

Les échantillons doivent être placés dans des emballages supplémentaires pendant le transport (cartons, caisses, récipients spéciaux, etc.). Chaque échantillon peut être placé dans un sac en plastique distinct pour des raisons de sécurité.

Des récipients de transport ou de distribution peuvent être utilisés. Ils peuvent servir au stockage ou à l’acheminement des produits au laboratoire. Ils doivent comporter un couvercle qui se referme hermétiquement. Ils peuvent être remplis de vermiculite ou d’un autre produit inerte sous forme de pellets, qui agit à la fois comme emballage et rembourrage. Cela prévient les dommages et, en cas de fuite, absorbe le liquide.

Les échantillons de substances dangereuses doivent être conservés, stockés et envoyés dans des boîtes séparées. Ces boîtes doivent porter une étiquette spécifique indiquant la classe de marchandises dangereuses (veuillez vous reporter à la FDS). Le chauffeur doit répertorier ces marchandises dangereuses sur une liste distincte. Le formulaire de demande d’analyse en laboratoire doit être conservé dans la boîte d’échantillon.

AVERTISSEMENT
Les échantillons de substances susceptibles d’interagir ne doivent jamais être rangés ni transportés dans la même boîte. Cela signifie que toute interaction physique ou chimique et toute contamination croisée susceptible d’affecter les échantillons ou de créer une situation dangereuse (fumées, incendie ou explosion) doit être évitée.

Les échantillons de denrées alimentaires ou de produits chimiques doivent être transportés séparément (cales, soutes, caisses, etc.) dans le véhicule de transport afin d’éviter tout contact direct entre eux.

Les échantillons congelés ou réfrigérés doivent être transportés dans des congélateurs mobiles, des glacières ou, sur de courtes distances, dans des sacs ou boîtes isothermes. La chaîne du froid doit être respectée et documentée.

Le transport d’échantillons de produits chimiques susceptibles de s’enflammer spontanément, d’exploser ou de dégager des gaz toxiques pendant le transport est interdit.

Les échantillons de substances aptes à générer des décharges électrostatiques doivent être emballés dans du matériel non conducteur pour le transport.

Dans le cas de liquides inflammables, un maximum de 30 litres peut être transporté à la fois, dont pas plus 10 litres de produits inflammables de la classe de danger n° 1 (voir tableau n° 3). Le véhicule de transport doit être équipé d’un extincteur.

Le chapitre 3.4 de l’ADR décrit les exemptions relatives aux marchandises dangereuses transportées en quantités limitées.



Lorsque des échantillons sont transportés dans des conteneurs de distribution, les exigences suivantes doivent être respectées:

• les conteneurs doivent être fermés par un scellé des douanes (reportez-vous aux règles en vigueur dans votre pays);
• les boîtes doivent être étiquetées au nom de l’expéditeur;
• les formulaires relatifs aux échantillons peuvent être placés dans les boîtes avec ceux-ci ou remis au chauffeur dans une enveloppe scellée;
• les échantillons trop grands pour être transportés dans un conteneur peuvent l’être séparément, dans un emballage sécurisé.
• les échantillons surgelés ou réfrigérés doivent être présentés dans leur emballage d’origine et stockés dans une chambre froide spéciale aménagée dans la camionnette ou le camion.

Veillez toujours à ce que les échantillons soient envoyés au laboratoire en temps utile et que les emballages soient accompagnés de la documentation adéquate. Référez-vous aux procédures en vigueur dans votre pays.

AVERTISSEMENT
En cas de doute sur l’emballage et le transport de marchandises dangereuses ou de substances inconnues, demandez conseil à votre laboratoire.

Les règles et exigences ci-dessus ne sont pas exhaustives; elles s’appliquent en fonction des circonstances.

Pour être acceptable, l’échantillon doit arriver au laboratoire en bon état. Vous devez vous assurer que les critères suivants sont remplis pendant le transport et le transfert vers le laboratoire. Le laboratoire prendra contact avec l’agent des douanes. Il est en droit de rejeter l’échantillon si ces critères ne sont pas respectés.

Tous les échantillons doivent répondre aux critères suivants:

• Les échantillons doivent être dotés d’une étiquette mentionnant les informations y afférentes, dont la référence de l’échantillon.
• L’échantillon doit être scellé. Un échantillon est considéré comme scellé si les critères suivants sont respectés.
  1. L’échantillon est remis directement par un agent des douanes.
  2. L’emballage contient une étiquette. L’étiquette est fixée au moyen d’une ficelle ou d’une cordelette et d’un plomb de sorte que l’échantillon ne puisse pas être retiré de son emballage sans endommager le cordon ou le plomb. Un colis peut contenir plusieurs échantillons scellés séparément;
  3. L’échantillon est étiqueté et scellé conformément à la réglementation nationale.
  4. L’échantillon est emballé dans une enveloppe avec un cachet ou une marque sur le scellé.
  5. L’échantillon se compose d’un article auquel une étiquette a été fixée à l’aide d’une cordelette et d’un plomb.
• L’emballage doit être intact et ne pas avoir été ouvert. Le délai limite de livraison au laboratoire ne doit pas être dépassé (reportez-vous aux lignes directrices nationales et à la réglementation internationale).
• Les échantillons doivent être accompagnés d’un formulaire dûment complété.
• La quantité d’échantillon doit être suffisante pour effectuer les analyses (voir le tableau «Quantité d’échantillons à prélever»).

Pour certaines denrées bien précises, les conditions suivantes doivent être remplies:

• Les produits surgelés ne doivent pas avoir décongelés.
• Les produits normalement conservés à basse température (beurre, produits laitiers, jus de fruits) doivent y avoir été maintenus.
• Les produits qui tendent à fermenter doivent être manipulés avec précaution et placés au réfrigérateur dès que possible.
• Les échantillons d’huiles minérales doivent être soumis dans des boîtes de transport de protection et contrôlés afin de vérifier l’absence de fuites.
• Si les échantillons se trouvent dans leur emballage de détail d’origine, celui-ci doit être intact.
• Les échantillons chimiques officiellement marqués de symboles de danger, comme un crâne, une flamme ou un signe d’explosion, doivent être transportés dans des boîtes spéciales (voir Recommandations d’emballage).