Näytteiden käsittely

Näytteenoton jälkeen on tarkistettava, etteivät näyteastiat vuoda. Pakkauksen ulkopinnan on oltava puhdas ja kuiva. Jos vuotoja ilmenee, on vahvistettava korkkeja tai tulppia taikka ne on vaihdettava. Sen jälkeen pakkaukset tarkastetaan uudelleen, ja jos vuotoja edelleen esiintyy, otetaan uudet näytteet.

Haihtuvien nestemäisten näytteiden säilyttämiseen käytettävät näyteastiat täytetään noin 90 prosenttiin niiden kokonaistilavuudesta.

Vaarallisia aineita tai yhdisteitä sisältäviin näytepakkauksiin laitetaan varoitusmerkit, merkinnät ja mahdollisia vaaroja osoittavat symbolit.

Näyteastia sinetöidään kansallisten sääntöjen mukaisesti asianmukaisella tavalla käytetyn astiatyypin mukaan, jotta estetään näytteiden luvaton tai epäasiallinen käsittely (ja varmistetaan sisällön aitous). Sinetin on oltava lujasti kiinnitetty ja vakaa, jotta se estää vauriot näytteen varastoinnin tai kuljetuksen aikana ja jotta todistusketju on turvattu.

Etiketteihin tehtävien merkintöjen on oltava selkeästi luettavissa ja pysyviä, jotta estetään merkintöjen poispyyhkiminen tai korvaaminen/muuttaminen varastoinnin, käsittelyn ja kuljetuksen aikana.

Vähittäismyyntipakkauksissa tullin etiketti ei saa peittää alkuperäispakkauksen kaupallisia merkintöjä (tavaramerkki, valmistaja, sisältö, viimeinen käyttöpäivä jne.). On suositeltavaa laittaa vähittäismyyntipakkaukset polyeteenipussiin ja kiinnittää merkinnät ja sinetit pussiin.

Työterveys- ja työturvallisuussäännöksiä on noudatettava.

Pakkausten mukaan liitettävien asiakirjojen on oltava tullihallinnon asettamien sääntöjen mukaisia. Tämä riippuu paikallisesta tilanteesta. Joissakin jäsenvaltioissa käytetään vain sähköisiä asiakirjoja, jotka lähetetään tullilaboratoriolle sähköpostitse tai yhdennetyn tietojärjestelmän välityksellä. Asiakirjoihin voidaan liittää myös muita merkityksellisiä asiakirjoja (KTT, tekniset eritelmät, laatu- tai vaatimustenmukaisuustodistukset jne.).

Säilytysolosuhteet riippuvat otettujen näytteiden ominaispiirteistä. Niillä varmistetaan, että näyte ei muutu tavalla, joka vaikuttaisi analysoitaviin muuttujiin.

Työterveys- ja työturvallisuussäännöksiä on noudatettava.

Yleensä näytteet säilytetään puhtaassa, kuivassa, pimeässä ja viileässä tilassa, jossa on riittävä ilmanvaihto. Säilytyslämpötilaa seurataan säännöllisesti. Tilojen lämpötila ei saa pudota 0 °C:n alapuolelle eikä ylittää 30 °C:ta.

• Elintarvikenäytteet on säilytettävä erillään muista näytteistä. Herkästi pilaantuvat tavarat on säilytettävä jääkaapissa tai pakastimessa. Jos näytteet on jäädytetty, ne on säilytettävä alle –18 °C:ssa, ja säilytyslämpötilaa on seurattava säännöllisesti.
• Syttyvät aineet on säilytettävä paloturvallisuusmääräysten mukaisesti.

Jos tullitoimipaikassa ei ole tällaisia tiloja eikä näytettä voida välittömästi siirtää tullilaboratorioon, olisi etsittävä vaihtoehtoinen ulkoinen varastointipaikka, joka täyttää näytteiden laadun ja identifioinnin turvaamisedellytykset. Työterveys- ja työturvallisuus- sekä ympäristönsuojelusäännöksiä on noudatettava.

On suositeltavaa, että jokainen tullitoimipaikka nimittää virkailijan, joka vastaa näytteiden varastointitiloista. Virkailijan työnkuvaukseen sisällytetään myös seuraavat tehtävät:

• näytteiden vastaanottaminen säilytykseen ja niiden kuljetus analysoitavaksi sekä toiminnan kirjaaminen
• näytteiden säilyttämisen määräaikojen seuranta
• näytteiden hävittämisen järjestäminen, kun määräajat ovat kuluneet
• huolehtiminen siitä, että näytteiden säilytysedellytykset täyttyvät aina.

Tietyt tuotteet edellyttävät erityisolosuhteita. Joitakin esimerkkejä annetaan jäljempänä, mutta yksityiskohtaisempia tietoja annetaan tavarakohtaisissa näytteenottomenettelyissä.

Tuote	Olosuhteet
Valoherkät näytteet	Säilytys pimeässä
Näytteet, jotka päästävät myrkyllisiä tai epämiellyttäviä hajuja.	Säilytys mahdollinen vetohuuvassa tai tilassa, jossa on riittävä mekaaninen ilmanvaihto
Erittäin helposti syttyvät ja muut vaaralliset näytteet	Katso KTT. Säilytys suojakaapissa, jos mahdollista. Jos tietoja ei ole saatavana, tarkasta säilytysolosuhteet laboratoriolta.
Hajoavat näytteet	Säilytys pakastimessa tai jääkaapissa tuotteen luonteen mukaan
Erittäin herkästi pilaantuvat tuotteet	Jäädytä näyte. Pyydä neuvoa laboratoriolta, ja ilmoita laboratorioanalyysin näytelomakkeessa, että tullivirkailija on jäädyttänyt näytteen.
Jäähdytettyjä tuotteita sisältävät näytteet	Säilytys noin 4 °C:ssa
Jäädytettyjä tuotteita sisältävät näytteet	Säilytys noin –18 °C:ssa
Elintarvikkeiden sekä lääkkeiden ja farmaseuttisten tuotteiden vähittäismyyntipakkausnäytteet	Säilytys pakkauksessa annettujen ohjeiden mukaan, ei kuitenkaan yli 25 °C:ssa
Kivennäisöljynäytteet	Syttyvät aineet on säilytettävä hyvin ilmastoidussa tilassa.

Kaikki lopulliset näytteet on lähetettävä tullilaboratoriolle mahdollisimman nopeasti, jos varastointiolosuhteet tullitoimipaikassa ovat riittämättömät. Säilytysajat on annettu kansallisissa ohjeissa.

On varmistettava, että kuljetettavien näytteiden aitous ja ominaispiirteet säilyvät kuljetuksen aikana. Kuljetuksessa on noudatettava seuraavia sääntöjä.

Näytteet voidaan kuljettaa tullilaboratorioon monin eri tavoin, ja käytettävä menetelmä riippuu paikallisesta tilanteesta jäsenvaltiossa.

Kuljetus	Huomautukset
Postitse	Voidaan käyttää vain näytteissä, joilla ei ole vaarallisia ominaisuuksia eikä erityisiä säilytysvaatimuksia.
Tavallisena kuljetuksena, jota ei ole erityisesti varustettu kuljettamaan kemiallisia näytteitä tai jäähdytettyjä/jäädytettyjä tavaroita	Voidaan käyttää vain näytteissä, joilla ei ole vaarallisia ominaisuuksia eikä erityisiä säilytysvaatimuksia.
Erityiskuljetuksena, esimerkiksi kemiallisten näytteiden tai jäädytettyjen tavaroiden kuljetukseen varustetulla ajoneuvolla	Tällä menetelmällä voidaan kuljettaa kaikentyyppisiä näytteitä edellyttäen, että ristikontaminaation vaaraa ei ole. Näytteet, joilla on erityisiä säilytysvaatimuksia, on parasta lähettää tällä menetelmällä.
Lähetin välityksellä	Tällä menetelmällä voidaan kuljettaa kaikentyyppisiä näytteitä edellyttäen, että ristikontaminaation vaaraa ei ole. Säännöllisissä kuljetusoperaatioissa voi olla käytännöllistä käyttää lähettipalvelua.
Tullivirkailijan välityksellä	Kuljetus suoraan tullilaboratorioon näytteen kiireellisyydestä riippumatta

Nestemäisiä, kaasumaisia ja/tai vaarallisia näytteitä ei voida lähettää postitse eikä kuljettaa ilman erityisiä säilytysvarusteita. Myöskään näytteitä, jotka on säilytettävä jäähdytettyinä tai jäädytettyinä, ei voida kuljettaa tällaisilla menetelmillä.

Näytteiden kuljettamisesta annetaan lisätietoja kansallisissa ohjeissa.

Yleensä näytteitä ei ole välttämätöntä toimittaa tullilaboratorioon välittömästi edellyttäen, että tullitoimipaikalla on hyvät säilytystilat. Näytteitä voidaan kerätä tietyn ajanjakson ajan, ennen kuin ne lähetetään tullilaboratorioon. Paketti- tai kuorma-auto, jota näihin kuljetuksiin käytetään, on varustettava tarvittavilla suojaominaisuuksilla, jotta erilaisia vaarallisia tuotteita voidaan kuljettaa samaan aikaan. Näytteiden kuljettamiselle laboratorioon asetettuja määräaikoja on kuitenkin noudatettava.

Jos käytetään lähettipalvelua, kaikki tullitoimipaikat olisi yhdistettävä samaan kuljetusverkostoon, jolla varmistetaan näytteiden määräaikainen kerääminen. Käytännön syistä kaikkia tullitoimipaikkoja ei ole aina mahdollista yhdistää kuljetusverkostoon. Näin voi olla eristyneellä paikalla sijaitsevissa tullitoimipaikoissa tai toimipaikoissa, joissa näytteitä otetaan harvoin. Nämä toimipaikat voivat lähettää näytteensä jollakin muulla menetelmällä. Näytteiden kiireelliset kuljetukset voidaan järjestää lähettipalvelun välityksellä. Se voi toimittaa näytteet tullilaboratoriolle vuorokauden sisällä tai lyhyemmässä ajassa. Varmista, että lähettipalvelulla on näytteen kuljettamiseen oikeat säilytysolosuhteet. Tämä näytteenkuljetusmenetelmä on yleensä kallis. Jos kuljetus ei ole kiireellinen, voidaan valita muu kuljetustyyppi.

Näytteet olisi kuljetuksen ajaksi laitettava lisäpakkauksiin (pahvi- ym. laatikoihin, erityisiin näyteastioihin jne.). Turvallisuussyistä jokainen näyte voidaan laittaa erilliseen muovipussiin.

Kuljetus- tai jakelusäiliöitä voidaan käyttää joko näytteiden säilytykseen tai niiden kuljetukseen laboratorioon. Niissä olisi oltava tiiviisti suljettava kansi. Säiliöt voidaan täyttää vermikuliitilla tai muulla pellettimuotoisella inertillä tuotteella, joka toimii pakkaus- ja täytemateriaalina. Tällä tavoin voidaan estää vaurioita, ja jos nestettä pääsee vuotamaan, se imeytyy materiaaliin.

Vaarallisia aineita sisältävät näytteet on säilytettävä, varastoitava ja lähetettävä erillisissä näytelaatikoissa. Laatikoihin on laitettava merkintä, joka osoittaa vaarallisen aineen luokan (katso KTT). Kuljettajan on merkittävä vaaralliset aineet erilliseen luetteloon. Laboratorioanalyysin hakemuslomake on pidettävä näytelaatikossa.

VAROITUS
Samassa laatikossa ei koskaan saa säilyttää tai kuljettaa ainenäytteitä, jotka voivat reagoida keskenään. Tämä tarkoittaa, että on vältettävä fysikaalista tai kemiallista vuorovaikutusta tai ristikontaminaatiota, joka vaikuttaisi näytteisiin tai saisi aikaan vaarallisen tilanteen (huuruja, tulipalon tai räjähdyksen).

Elintarvikkeita tai kemikaaleja sisältävät näytteet on kuljetettava kuljetusajoneuvossa erikseen (lastitila, pakkauslaatikot jne.), jotta niiden välinen suora kontakti estetään.

Jäädytetyt tai jäähdytetyt näytteet on kuljetettava siirrettävissä pakastimissa, kylmälaatikoissa tai lyhyillä matkoilla lämpöeristetyissä pusseissa tai laatikoissa. Varmista katkeamaton kylmäketju ja kirjaa se.

Sellaisten kemikaaleja sisältävien näytteiden kuljettaminen on kielletty, jotka voisivat kuljetuksen aikana syttyä itsestään, räjähtää tai päästää myrkyllisiä kaasuja.

Näytteet aineista, jotka voivat tuottaa staattisen sähkön aiheuttamaa kipinöintiä, kuljetetaan pakattuina sähköä johtamattomaan materiaaliin.

Syttyviä nesteitä saa kuljettaa enintään 30 l:n määrä, josta enintään 10 l saa olla vaaraluokkaan 1 kuuluvia syttyviä tuotteita (katso taulukko 3). Kuljetusajoneuvossa on oltava sammutin.

ADR-sopimuksen luvussa 3.4 kuvataan poikkeukset, joita sovelletaan rajoitettuihin määriin vaarallisia aineita.



Kun näytteitä kuljetetaan jakelusäiliöissä, on täytettävä seuraavat vaatimukset:

• Säiliöt on suljettu tullin sinetillä (katso kansalliset ohjeet).
• Laatikoihin on merkittävä lähettäjän nimi.
• Näytteisiin liittyvät näytelomakkeet on laitettava näytelaatikoihin tai luovutettava kuljettajalle sinetöidyssä kirjekuoressa.
• Näytteet, jotka ovat liian suuria kuljetettaviksi jakelusäiliössä, voidaan kuljettaa turvallisesti pakattuina erillisinä yksikköinä.
• Jäädytetyt tai jäähdytetyt näytteet säilytetään alkuperäispakkauksessa ja kuljetetaan paketti- tai kuorma-auton jäähdytys- tai pakasteosastossa.

Varmista aina, että näytteet toimitetaan laboratorioon ajoissa ja että pakkauksiin on liitetty oikeat asiakirjat. Tutustu kansallisiin menettelyihin.

VAROITUS
Kysy tullilaboratoriolta neuvoa, jos olet epävarma vaarallisten ja tuntemattomien aineiden pakkaus- ja kuljetusmenettelyistä.

Edellä annetut säännöt ja vaatimukset eivät ole tyhjentäviä, ja niitä on sovellettava kulloistenkin olosuhteiden mukaan.

Näytteen on saavuttava laboratorioon moitteettomassa kunnossa, jotta se voidaan ottaa vastaan. Varmista, että seuraavat kriteerit täyttyvät kuljetuksen ja laboratorioon siirtämisen aikana. Jos kriteerit eivät täyty, laboratorio ottaa yhteyttä tullivirkailijaan ja sillä on oikeus hylätä näyte.

Kaikkien näytteiden on täytettävä seuraavat kriteerit:

• Näytteisiin on merkittävä näytettä koskevat tiedot, myös näytteen viitetiedot.
• Näyte on sinetöitävä. Näytettä pidetään sinetöitynä, jos seuraavat kriteerit täyttyvät:
  1. Tullivirkailija toimittaa näytteen suoraan.
  2. Pakkauksessa on etiketti, joka on kiinnitetty nauhalla tai narulla ja lyijyllä siten, että näytettä ei voi ottaa ulos pakkauksesta vaurioittamatta nauhaa tai lyijyä. Yksi pakkaus voi sisältää useita erikseen sinetöityjä näytteitä.
  3. Näyte on merkitty ja sinetöity kansallisten sääntöjen mukaisesti.
  4. Näyte on pakattu kirjekuoreen, jossa on sinetin päällä leima tai merkintä.
  5. Näyte koostuu esineestä, johon etiketti on kiinnitetty nauhalla ja lyijyllä.
• Pakkauksen on oltava vahingoittumaton ja avaamaton. Laboratorioon toimittamisen määräaika ei ole ylittynyt (katso kansalliset ohjeet ja kansainväliset säännöt).
• Näytteisiin on liitetty täysin täytetty näytelomake.
• Näytteen määrän on oltava riittävä analyysien tekemiseksi (katso otettavien näytteiden määrää koskeva taulukko).

Joitakin erityishyödykkeitä sisältävien näytteiden olisi täytettävä seuraavat ehdot:

• Jäädytetyt tuotteet eivät saa sulaa.
• Tavallisesti alhaisessa lämpötilassa säilytettävät tuotteet (voi, maitotaloustuotteet, hedelmämehut) on pidetty tässä lämpötilassa.
• Helposti käyviä tuotteita käsitellään varovasti, ja ne laitetaan jääkaappiin mahdollisimman nopeasti.
• Kivennäisöljynäytteet on toimitettava suojaavissa kuljetuslaatikoissa, jotka tarkastetaan sen varmistamiseksi, että vuotoja ei ole sattunut.
• Jos näytteet ovat alkuperäisessä vähittäismyyntipakkauksessa, pakkauksen olisi oltava ehjä.
• Kemialliset näytteet, jotka on virallisesti merkitty vaarasymboleilla, kuten pääkallolla, liekkisymbolilla tai räjähdyssymbolilla, kuljetetaan erityisissä näytelaatikoissa (katso pakkaussuositukset).