Probenahmeverfahren

Wenn Sie für die Probenahme selbst zuständig sind, verfahren Sie bitte wie folgt:

1. Prüfen Sie alle verfügbaren Informationen über die Waren, von denen Proben entnommen werden sollen, um sich über die Art der zu entnehmenden Proben zu informieren.
2. Ermitteln Sie anhand der folgenden Informationen, welche Probenmengen jeweils erforderlich sind (siehe auch Mindestprobengröße in Schritt 3).
   
   

   Verpackung	Verfahren zur Probenahme
   Einzelhandelspackungen und Enderzeugnisse: Weitere Informationen zu spezifischen Beprobungskarten finden Sie im Abschnitt Einzelhandelspackungen und Enderzeugnisse	Flaschen, Beuteln oder sonstigen Gefäßen als Probe. Stellen Sie sicher, dass alle Dosen, Flaschen, Beutel oder sonstigen Gefäße aus derselben Partie stammen. Wählen Sie die Sammelproben aus der in den meisten Fällen zahlenmäßig größten Partie aus. Verwenden Sie grundsätzlich ungeöffnete, unbeschädigte Packungen. Wenn eine Sendung den Kennzeichnungen auf den Verpackungen zufolge unterschiedliche Erzeugnisse enthält (z. B. verschiedene Konfitüresorten in einer Konfitüren-Partie), entnehmen Sie Proben von jeder einzelnen Sorte. Wenn die Sendung homogen ist, sind gegebenenfalls weniger Proben ausreichend. Die Mindestmenge/das Mindestgewicht identischer Endproben, die/das das Labor Ihren nationalen Leitlinien zufolge benötigt, sollte grundsätzlich ausreichend sein. Nach der Entnahme der Probe fahren Sie mit dem folgenden Schritt 7 fort.
   Ballen, Fässer oder Beutel	Entnehmen Sie Einzelproben aus einer Reihe der betreffenden Versandstücke. Verfahren Sie dazu, wie im Folgenden ab Schritt 3 beschrieben.
   Massengüter	Bestimmen Sie die Zusammensetzung der Erzeugnisse. Erzeugnisse sind dann als homogen zu betrachten, wenn die Zusammensetzung über eine gesamte Sendung einheitlich ist. Erzeugnisse sind dann als nicht heterogen (nicht einheitlich) zu betrachten, wenn die Zusammensetzung innerhalb einer Sendung uneinheitlich ist. Wenn Erzeugnisse in Form von Pellets, Körnern oder Pulvern vorliegen, können sich kleinere Partikel lösen. In Flüssigkeiten können kleine Partikel absinken, schweben oder an die Oberfläche treiben. Achten Sie darauf, dass die obere, die mittlere und die untere Schichten immer gut durchmischt sind, bevor Sie Proben entnehmen. Wenn Mischen nicht möglich ist (z. B. aufgrund der Größe der Sendung oder wenn gefrorene Flüssigkeiten vorliegen), entnehmen Sie mehrere zufällige Einzelproben aus verschiedenen Teilen der Sendung, um zu gewährleisten, dass Ihre Probe repräsentativ ist. Verfahren Sie, wie im Folgenden ab Schritt 3 beschrieben.
   Lose einer Partie (mehrere Lose)	Die Lose sind getrennt zu beproben. Aus den Kennzeichnungsetiketten können Sie zuverlässig ersehen, ob Sie es mit Losen (d. h. mit ähnlichen Erzeugnissen, die zwar Bestandteil einer einzigen Sendung sind, aber etwa jeweils zu unterschiedlichen Zeitpunkten hergestellt wurden) oder Chargen zu tun haben. Wenn eine Partie aus einem Massengut besteht, verfahren Sie, wie ab Schritt 3 beschrieben. In allen sonstigen Fällen gehen Sie vor, wie ab Schritt 7 erläutert.
   In Bewegung befindliche Fracht (z. B. mit Förderbändern oder Pumpen geförderte Fracht)	Wenn das Produkt mit Förderbändern oder sonstiger Ausrüstung mechanisch bewegt wird, sind möglicherweise Ablasshähne oder Auslaufstutzen vorhanden, über die regelmäßig Proben aus dem Produktstrom entnommen werden können. Ansonsten kann es aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen erforderlich sein, den Produktstrom anzuhalten und Proben mit einer Schippe oder einer Schaufel vom Förderband zu entnehmen. Manchmal können Proben entnommen werden, indem eine offene Probenschaufel („Pelikan“) in von der jeweiligen Fördergeschwindigkeit abhängigen regelmäßigen Zeitabständen über die gesamte Förderbreite durch den Produktstrom geschoben wird. Unter Mischung der Einzelproben sollte eine Sammelprobe hergestellt werden.

3. Entnehmen Sie die erforderlichen Einzelproben.
   
   Bestimmen Sie den Umfang der herzustellenden Sammelprobe. Entnehmen Sie eine hinreichend große Anzahl an Einzelproben einer Partie, dass zumindest eine ausreichende Anzahl an Endproben hergestellt werden kann. Der Umfang der Sammelprobe hängt von folgenden Faktoren ab:
   
   • Art der Ware,
   • Art der Verpackung,
   • verwendete Analysemethode,
   • Möglichkeit einer Probenteilung.
   
   Die Menge der zu entnehmenden Proben ist abhängig von der Homogenität, der Produktart und den im Labor durchzuführenden Analysen. Weitere Informationen zur Mindestgröße der zu entnehmenden Proben finden Sie in den Beprobungskarten. Für Waren, die in keiner Beprobungskarte berücksichtigt werden, finden Sie in der folgenden Tabelle für jede Probeart eine unverbindliche Liste mit Mindestprobengrößen:
   
   

   Produktart / Waren	Empfohlener Mindestumfang für jede Probe von Waren, die in keiner Beprobungskarte berücksichtigt sind
   Flüssige Lebensmittel: alkoholfreie Getränke, tierische Fette und Pflanzenöle, Lebensmittelzubereitungen und Nahrungsergänzungsmittel, Zuckersirupe, Obst- und Gemüsekonzentrate etc.	0,5 l oder dieselbe Warenmenge in Einzelhandelspackungen
   Flüssige chemische Präparate und Materialien der chemischen Industrie, Mineralstoffe und Mineralstoffmischungen, Arzneimittel, pharmazeutische Präparate, Anstrichpräparate, Polymere und Kautschuk in Primärform etc.	0,5 l oder dieselbe Warenmenge in Einzelhandelspackungen
   Feste Lebensmittel, lose, als Pulver oder in Stücken: Nahrungsergänzungsmittel oder Lebensmittelzubereitungen, Instant-Mischungen, Stärke, Futtermittel als Granulat etc.	0,5 kg; oder dasselbe Warengewicht in Einzelhandelspackungen
   Feste Chemikalien oder chemische Materialien, lose, als Pulver oder in Stücken, Mineralstoffe und Mineralstoffmischungen, Arzneimittel, pharmazeutische Präparate, Anstrichpräparate, Polymere und Kautschuk in Primärform, Erzeugnisse aus Stein, keramische Mischungen etc.	0,5 kg; oder dasselbe Warengewicht in Einzelhandelspackungen; oder ein bzw. mehrere Stücke mit demselben Gewicht
   Textilien und textile Erzeugnisse; Fasern, Garne, quadratische Kunststoffe, Folien und Textilien; Leder und Ledererzeugnisse; Schuhe etc.	1 Einzelhandelspackung oder 1 Stück eines Artikels; Fasern und Garne: im Ganzen oder ca. 100 m; Gewebe: 25 cm x die Breite des Stücks; quadratische Erzeugnisse 50 cm x 50 cm
   Instrumente und Vorrichtungen	1 Stück und/oder Dokumentation
   Materialien mit doppeltem Verwendungszweck (Dual-use Stoffe)	1 kg oder 1 Stück
   Erzeugnisse und Technologien mit doppeltem Verwendungszweck (Dual-use Güter)	1 Stück und/oder Dokumentation
   Nachweis von Narkotika und anderen psychoaktiven Substanzen, Ausgangsstoffen, neuen psychoaktiven Substanzen (NPS) etc.	jede zur Verfügung stehende Menge, auch Spuren; Optimum 0,1 kg oder 0,1 l oder 1 Einzelhandelspackung
   Unbekannte feste oder flüssige Probe	0,5 l oder 0,5 kg; in komplizierten Fällen wird eine größere Probe benötigt

   
   Im Allgemeinen sollte die Mindestprobenmenge nicht kleiner sein, als in der oben stehenden Tabelle oder in den Beprobungskarten angeben. Kleinere Probenmengen sollten nur nach Rücksprache mit dem Labor gezogen werden (zum Beispiel im Falle sehr teurer Waren).
   
   Hinweis
   Ein Anmelder kann verlangen, dass ihm ein Teil der Sammelprobe für eigene Analysen zur Verfügung gestellt wird, bevor die amtlichen Proben entnommen werden. Berücksichtigen Sie dies bei der Festlegung des Umfangs der Sammelprobe und bei der Ermittlung der Anzahl erforderlicher identischer Endproben.
4. Mischen Sie die Einzelproben gründlich, um die benötigte Sammelprobe herzustellen.
5. Teilen Sie die Sammelprobe unter Berücksichtigung Ihrer nationalen Leitlinien in die benötigte Anzahl identischer Endproben auf.
6. Verpacken Sie die Proben gemäß den geltenden Verpackungsvorschriften (siehe Probenahmebehälter). Auf der Verpackung der an das Labor eingeschickten Proben müssen die folgenden Angaben ersichtlich sein:
   
   • Anzahl der Analyseaufträge,
   • Datum der Probenahme,
   • Name der Zollstelle,
   • Art der Ware,
   • Angaben zum Dokument, in dem die Probe beschrieben wird.
   
   Wenn die betreffenden Angaben unmittelbar auf der Verpackung abgedruckt werden können, bringen Sie auf der Verpackung einen Aufkleber an.
   
   Achten Sie darauf, dass Sie die Angaben auf der Originalverpackung nicht überdecken oder in sonstiger Weise unleserlich machen.
7. Verschließen Sie die Endproben.
   
   Hinweis
   Wenn die Originalverpackung der Erzeugnisse, von denen Proben entnommen werden sollen, nicht geöffnet und/oder nicht verschlossen werden kann, ohne die Verpackung zu beschädigen, braucht die betreffende Verpackung u. U. nicht verschlossen zu werden. Anstelle eines Aufklebers können Sie auf der Verpackung auch einfach einen Stempel anbringen. Die Vorgehensweise kann je nach Mitgliedstaat unterschiedlich sein. Alternativ können Sie die Probe auch in einen durchsichtigen Kunststoffbeutel packen, den Probenaufkleber auf diesem Beutel anbringen und den Beutel verschließen. Auch in diesem Fall sind Ihre nationalen Leitlinien zu berücksichtigen.
8. Den Waren sollte eine Erklärung dahin gehend beigefügt sein, dass die Zollbehörden Proben aus der betreffenden Sendung entnommen haben. Aus der Erklärung muss mindestens hervorgehen, welche Erzeugnisse aus der Sendung entnommen wurden.
9. Proben sind grundsätzlich unter angemessenen Bedingungen aufzubewahren, um Änderungen der Produktmerkmale auszuschließen. Wenn in der mit den Proben befassten Stelle keine geeignete Ausrüstung verfügbar ist, müssen die Proben umgehend zum Zolllabor gebracht oder an einem geeigneten Ort gelagert werden. Eine unangemessene oder unsachgemäße Lagerung kann die Haltbarkeit der Probe und/oder das Analyseergebnis beeinträchtigen. Beachten Sie Ihre nationalen Leitlinien zur Lagerung und zum Transport von Proben. Zur Gewährleistung angemessener Lagerungsbedingungen müssen unter Umständen auch die Einwirkung von Licht und Feuchtigkeit sowie die Temperatur kontrolliert werden.
   
   Achtung
   Wenn die Lagerungsbedingungen in Ihrer Zollstelle ungeeignet sind, müssen Sie alle Endproben an das Zolllabor oder einen geeigneten Lagerort schicken.
   
   
10. Bei der Probenahme werden Sie häufig Produktverpackungen öffnen. Dabei kann es zu Beschädigungen kommen. Nach der Probenahme sind Verpackungen, aus denen die Proben entnommen wurden, vom Anmelder (soweit anwesend) sicher zu verschließen und mit einem Hinweis auf die erfolgte Probenahme zu versehen.
11. Häufig fallen bei der Probenahme in gewissem Umfang Abfälle an, oder Erzeugnisse werden infolge der Untersuchungen unbrauchbar. Versuchen Sie bei der Probenahme, den Umfang der Erzeugnisse, die infolge der Untersuchungen unbrauchbar werden, auf ein Minimum zu begrenzen. Dem Anmelder sollte die Rückgabe nicht verwendeter Anteile des Probenmaterials angeboten werden. Angesichts des Kontaminationsrisikos darf nicht verwendetes Probenmaterial unter keinen Umständen in die betreffende Sendung zurückgegeben werden. Entsorgen Sie die Abfälle und unbrauchbar gewordene Erzeugnisse nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften und den maßgeblichen örtlichen Verfahren.
    
    Allgemeine Leitlinien zur Entsorgung von Abfällen oder unbrauchbar gewordenen Erzeugnissen sind dem Abschnitt „Gesundheitsschutz und Sicherheit“ sowie dem Abschnitt Allgemeine Grundsätze – Einführung und dem Abschnitt über Sicherheitsdatenblätter zu entnehmen.
    
    

Für die Probenahme ausgewählte Sendung

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Vergewissern Sie sich, dass die erforderlichen Unterlagen in vollem Umfang vorliegen (einschließlich einer umfassenden Beschreibung der betreffenden Güter sowie ggf. des Sicherheitsdatenblatts).

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Prüfen Sie, ob das SAMANCTA eine geeignete Beprobungskarte enthält, und vergewissern Sie sich, dass Sie alle Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften verstanden haben.	►	Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie selbst die Proben vielleicht nicht in sicherer Weise entnehmen können, brechen Sie die Untersuchung ab. Wenden Sie sich an Ihr Labor und/oder an sonstige Fachleute.
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▼ ▼ ▼	Die Probenahme kann von einem spezialisierten Auftragnehmer vorgenommen werden. In diesem Fall müssen Sie die im Folgenden genannten Maßnahmen überwachen.		Unter Umständen muss die Probenahme aufgegeben werden.
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Vergewissern Sie sich, dass die erforderliche Ausrüstung zur Probenahme und die benötigten Probenbehälter verfügbar sind.

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Vergewissern Sie sich, dass die erforderliche persönliche Schutzausrüstung verfügbar ist.

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Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Sendung einer Untersuchung unterziehen. (Prüfen Sie die Siegel, Containernummern, Kennzeichnungen usw.)

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Vergewissern Sie sich, dass der Container frei von gefährlichen Gasen ist. (Gewöhnlich wird ein Unterauftragnehmer hinzugezogen, der die Freiheit von gefährlichen Gasen bestätigt.)

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Vergewissern Sie sich, dass die gestellten Erzeugnisse mit den Angaben in der Dokumentation (Anzahl, Gewicht und Beschreibung) übereinstimmen.

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Prüfen Sie die Nummern/Herstellungsdaten der einzelnen Lose. (Unter Umständen muss Ihr Probenahmeplan modifiziert werden, um sicherzustellen, dass tatsächlich repräsentative Proben entnommen werden.)

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Wählen Sie die anhand des Probenahmeplans die Versandstücke aus, von denen Proben entnommen werden sollen, oder entwickeln Sie eine Methode zur Probenahme bei Massengütern.

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Entnehmen Sie Einzelproben entsprechend Ihrem Probenahmeplan und stellen Sie aus diesen Einzelproben Ihre Sammelprobe her.

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Wenn erforderlich, reduzieren Sie Ihre Sammelprobe mit einer geeigneten Methode zur Probenteilung, um sicherzustellen, dass die Endproben die für Ihre Analysen erforderliche Mindestgröße zwar überschreiten, andererseits aber auch nicht zu umfangreich sind.

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Verpacken Sie die Endproben (Originalprobe, Doppelprobe und ggf. Händler-Probe). Achten Sie darauf, dass die Verpackung die analytischen Eigenschaften der Proben nicht verändert.

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Verschließen und bezeichnen/kennzeichnen Sie die Proben mit den Referenzangaben.

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Füllen Sie das Probenahmeformular aus und nehmen Sie die erforderlichen Eintragungen in Ihren lokalen Unterlagen

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Vergewissern Sie sich, dass die Proben so gelagert werden, dass die analytischen Eigenschaften der Proben nicht verändert werden. Wenn eine angemessene Lagerung nicht möglich ist, bringen Sie die Proben umgehend zum Labor oder zu einem geeigneten Lagerort.

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Achten Sie darauf, dass die Proben unter geeigneten Bedingungen in das Labor befördert werden, damit die analytischen Eigenschaften der Proben erhalten bleiben. Den Erzeugnissen sollte eine Kopie des Probenahmeformulars beigefügt sein.