Behandlung von Stichproben

Nach der Probenahme sind die Probenahmebehälter auf Undichtigkeiten zu prüfen. Die Packungen müssen außen sauber und trocken sein. Wenn Undichtigkeiten festzustellen sind, sollte der Sitz von Kappen und Stopfen geprüft und korrigiert werden; defekte Verschlüsse sind zu ersetzen. Anschließend sollte eine erneute Überprüfung vorgenommen werden. Wenn weiterhin Undichtigkeiten festzustellen sind, müssen frische Proben entnommen werden.

Die zum Abfüllen flüchtiger flüssiger Proben verwendeten Probenbehälter sollten zu etwa 90 % ihres Fassungsvermögens befüllt werden.

Auf Packungen mit Proben gefährlicher Güter/Verbindungen sollten gegebenenfalls Warnzeichen, Kennzeichnungen und Symbole angebracht werden, die auf mögliche Gefahren aufmerksam machen.

Je nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften sollte der Probenbehälter in für den jeweiligen Behälter angemessener Weise verschlossen werden, um eine unbefugte oder unsachgemäße Handhabung der Proben zu verhindern (und so die Unversehrtheit des jeweiligen Inhalts sicherzustellen). Der Verschluss muss fest und stabil sitzen, damit er bei der Lagerung oder beim Transport der Proben nicht beschädigt wird und damit die Beweiskette nicht beeinträchtigt wird.

Die Angaben auf den Kennzeichnungsetiketten müssen gut leserlich und haltbar angebracht sein, damit sie bei Lagerung, Handhabung oder Transport der Proben nicht entfernt oder ersetzt/geändert werden können.

Bei Einzelhandelspackungen ist darauf zu achten, dass Zollkennzeichnungen die handelsübliche Kennzeichnung des jeweiligen Originalerzeugnisses (Marke, Hersteller, Inhalt, Verfallsdatum usw.) nicht verdecken. Einzelhandelspackungen sollten Sie am besten in PE-Beutel verpacken, um dann Kennzeichnungen und Stempel oder Siegel auf diesem Beutel anzubringen.

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.

Die Begleitunterlagen sind gemäß den Vorschriften der jeweiligen Zollbehörde zu führen. Dabei sind die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten maßgeblich. In einigen Mitgliedstaaten werden ausschließlich digitale Unterlagen geführt. Die betreffenden Informationen werden per E-Mail an das Zolllabor geschickt oder mit integrierten Informationssystemen verarbeitet. Kopien sonstiger maßgeblicher Unterlagen zur Beschaffenheit der jeweiligen Waren können ebenfalls beigefügt sein (Sicherheitsdatenblatt, technische Spezifikationen, Qualitäts-/Konformitätszertifikate usw.).

Die Bedingungen für die Lagerung von Proben hängen von den Merkmalen und Eigenschaften der entnommenen Proben ab. Die Lagerungsbedingungen sollten gewährleisten, dass die Proben nicht derart verändert werden, dass die zu analysierenden Parameter beeinträchtigt werden könnten.

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.

Im Allgemeinen sind Proben in einem sauberen, trocken, dunklen, kühlen und hinreichend belüfteten Raum zu lagern. Die Lagerungstemperatur sollte regelmäßig überwacht werden. Die Temperatur in den betreffenden Räumlichkeiten darf nicht unter 0 °C sinken und nicht über 30 °C steigen.

• Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Verderbliche Waren sind in Kühl- oder Gefrierschränken zu lagern. Tiefgefrorene Proben müssen bei unter -18 °C gelagert werden, und die Lagertemperatur ist regelmäßig zu überwachen.
• Entzündliche Stoffe sind gemäß den geltenden Brandschutzvorschriften zu lagern.

Wenn die Zollstelle die betreffenden Einrichtungen nicht bereitstellen kann und die Proben nicht umgehend ins Zolllabor gebracht werden können, sollte eine alternative externe Lagermöglichkeit gesucht werden, welche die Anforderungen an die Erhaltung der Qualität und der Identität der Proben erfüllt. Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie umweltrelevante Vorschriften sind zu beachten.

Jede Zollstelle sollte einen Beauftragten für die Einrichtung zur Lagerung der Proben benennen. Die Tätigkeit der betreffenden Person beinhaltet u. a. die folgenden Aufgaben:

• Annahme von Proben zur Lagerung und zum Weitertransport für durchzuführende Analysen; Führung von Unterlagen;
• Überwachung der Verfallsdaten der gelagerten Proben,
• Organisation der Entsorgung der Proben nach Ablauf des Verfallsdatums;
• Gewährleistung, dass die Anforderungen an die Einlagerung der Proben jederzeit erfüllt werden.

Bei bestimmten Erzeugnissen sind besondere Anforderungen zu beachten. Im Folgenden sind einige Beispiele zusammengestellt. Nähere Informationen finden Sie im Zusammenhang mit den jeweiligen Probenahmeverfahren.

Erzeugnis	Anforderungen
Lichtempfindliche Proben	Lagerung an einem dunklen Ort.
Proben mit giftigen oder unangenehmen Geruchsemissionen.	PLagerung möglich unter einem Dunstabzug oder in einem Raum mit hinreichender mechanischer Belüftung.
Hoch entzündliche und in sonstiger Weise gefährliche Proben.	Siehe Sicherheitsdatenblatt; Lagerung möglichst in einem Sicherheitsschrank; wenn keine näheren Informationen verfügbar sind, erkundigen Sie sich beim Labor nach angemessenen Lagerbedingungen.
Verderbliche Proben	Lagerung in einem Kühl- oder Gefrierschrank – je nach Art des Erzeugnisses.
Proben von leicht verderblichen Erzeugnissen.	Die Proben sind einzufrieren; in Absprache mit dem Labor auf dem Probenahmeformular für die Laboranalyse angeben, dass das betreffende Erzeugnis von einem Zollbediensteten eingefroren wurde.
Proben gekühlter Erzeugnisse.	Lagerung bei ca. 4 °C.
Proben von Tiefkühlprodukten.	Lagerung bei ca. -18 °C.
Proben von Einzelhandelspackungen für Lebensmittel, Arzneimittel und sonstige pharmazeutische Erzeugnisse.	Lagerung unter den auf der Verpackung genannten Bedingungen; nicht über 25 °C.
Proben von Mineralölen.	Entzündliche Stoffe sind in einem gut belüfteten Raum zu lagern.

Wenn die Lagerungsbedingungen in Ihrer Zollstelle nicht angemessen sind, müssen Sie alle Endproben umgehend an das Zolllabor schicken. Zur Haltbarkeit gelagerter Proben sind die jeweiligen nationalen Anweisungen zu beachten.

Achten Sie darauf, dass die Transportbedingungen die Unversehrtheit und den Erhalt der Merkmale der zu transportierenden Proben gewährleisten. Beim Transport sind die folgenden Vorschriften zu beachten. Für den Transport von Proben zum Zolllabor kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht. Welche Möglichkeit jeweils zur Anwendung kommt, hängt von den örtlichen Gegebenheiten im jeweiligen Mitgliedstaat ab.

Transport	Bemerkungen
Auf dem Postweg	Kommt ausschließlich für Proben ohne gefährliche Merkmale sowie für Proben in Betracht, bei denen keine besonderen Anforderungen an die Lagerung bestehen.
Gewöhnlicher Transport, ohne besondere Ausstattung für den Transport von Chemikalienproben oder von gekühlten oder tiefgekühlten Erzeugnissen	Kommt ausschließlich für Proben ohne gefährliche Merkmale sowie für Proben in Betracht, bei denen keine besonderen Anforderungen an die Lagerung bestehen.
Transport mit Spezialausstattung, z. B. für den Transport von Chemikalienproben oder von tiefgekühlten Erzeugnissen	Mit Spezialausrüstungen können auch jegliche sonstigen Proben transportiert werden, wenn keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Proben mit besonderen Anforderungen an die Lagerung sollten auf diese Weise befördert werden.
Per Kurier	Per Kurier können jegliche Proben transportiert werden, wenn keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Bei regelmäßigen Transporten kann die Beauftragung eines Kurierdienstes von Vorteil sein.
Durch Zollbedienstete persönlich	Lieferung unmittelbar an das Zolllabor, unabhängig von der Dringlichkeit der Proben.

Flüssige, gasförmige und/oder gefährliche Proben können nicht auf dem Postweg oder mit Transporten ohne besondere Lagereinrichtungen befördert werden. Dies gilt auch für kühl oder gefroren zu lagernde Proben.

Weitere Informationen zum Transport von Proben finden Sie in Ihren nationalen Leitlinien.

Im Allgemeinen brauchen Proben nicht umgehend an das Zolllabor geschickt zu werden, wenn die jeweilige Zollstelle über geeignete Lagereinrichtungen verfügt. Die Proben können dann auch über eine gewisse Zeit bis zum Versand an das Zolllabor gelagert werden. Der für die betreffenden Transporte genutzte Transporter oder Lkw muss mit den erforderlichen Sicherheitseinrichtungen ausgerüstet sein, damit unterschiedliche Typen gefährlicher Produkte jeweils gleichzeitig befördert werden können. In jedem Fall sind allerdings die Fristen für die Lieferung der Proben an das Labor zu beachten.

Bei Transporten mit einem Kurierdienst sollten alle Zollstellen über ein Transportnetz miteinander in Verbindung stehen, damit die regelmäßige Abholung der Proben gewährleistet ist. Dies ist aus praktischen Gründen jedoch nicht immer möglich (z. B. bei einer abgelegenen Grenzstelle oder einer Zollstelle, in der nur selten Proben genommen werden). Die betreffenden Stellen können ihre Proben dann einzeln auf anderen Wegen schicken. Dringende Probentransporte können mit einem Kurierdienst organisiert werden, der die Proben innerhalb von höchstens 24 Stunden an das Zolllabor liefert. Achten Sie darauf, dass der Kurierdienst über die benötigten Einrichtungen zur Lagerung der Proben während des Transports verfügt. Dieser Transportweg wird in der Regel kostspielig sein. Wenn Untersuchungen nicht dringend sind, können Sie andere Transportwege wählen.

Die Proben sollten während des Transports in Umverpackungen verpackt werden (Kartons, Kisten, spezielle Probenbehälter usw.). Aus Sicherheitsgründen können die Proben jeweils in eigene Kunststoffbeutel gepackt werden.

Sie können Proben in Transport- oder Verkaufsbehältern lagern oder an das Labor schicken. Die Behälter sollten verschließbar sein. Sie können mit Vermiculit oder einem sonstigen inerten Erzeugnis in Pellet-Form befüllt sein, das als Verpackungs- und Füllmaterial fungiert. Auf diese Weise können Schäden vermieden werden, und ggf. austretende Flüssigkeit wird aufgesaugt.

Von gefährlichen Gütern entnommene Proben müssen in getrennten Probenkartons bzw. -kisten aufbewahrt, gelagert und verschickt werden. Die Kartons bzw. Kisten sind mit einem speziellen Etikett zu versehen, aus dem die Klasse des jeweiligen gefährlichen Guts hervorgeht (siehe Sicherheitsdatenblatt). Der Fahrer muss diese gefährlichen Güter in einer getrennten Liste erfassen. Das Antragsformular zur Durchführung der Laboranalysen muss im Probenkarton bzw. in der Probenkiste aufbewahrt werden.

ACHTUNG
Proben von Stoffen, die miteinander reagieren könnten, dürfen grundsätzlich nicht in demselben Karton bzw. in derselben Kiste gelagert oder transportiert werden. Physikalische oder chemische Wechselwirkungen oder Kreuzkontaminationen, die sich auf die Proben auswirken oder eine gefährliche Situation (Gasemissionen, Entstehung von Bränden oder Explosionen) verursachen könnten, müssen verhindert werden.

Proben von Lebensmittelerzeugnissen oder von Chemikalien sind im jeweiligen Fahrzeug getrennt (in Frachträumen, Versandkisten usw.) zu befördern, um jeglichen direkten Kontakt zwischen den betreffenden Erzeugnissen auszuschließen.

Gefrorene oder gekühlte Proben sind in mobilen Gefrierschränken, Kühlboxen oder – über kurze Strecken – in Kühltaschen oder Kühlboxen zu befördern. Die Kühlkette muss aufrechterhalten und protokolliert werden.

Proben chemischer Erzeugnisse, die sich beim Transport selbst entzünden, explodieren oder giftige Gase freisetzen können, dürfen nicht transportiert werden.

Proben von Materialien, die statische Aufladungen bewirken können, sollten zum Transport in elektrisch nicht leitfähiges Material verpackt werden.

Von entzündlichen flüssigen Stoffendürfen höchstens 30 l transportiert werden; davon wiederum dürfen höchstens 10 l entzündliche Erzeugnisse der Gefahrenklasse 1 sein (siehe Tabelle 3). Im Transportfahrzeug muss sich ein Feuerlöscher befinden.

In Abschnitt 3.4 des ADR werden die Ausnahmen für begrenzte Mengen gefährlicher Güter beschrieben.



Wenn Proben in Verkaufsbehältern transportiert werden, müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:

• Die Behälter müssen mit einem Zollverschluss versehen sein. (Beachten Sie diesbezüglich Ihre nationalen Vorschriften.)
• Auf den Kartons bzw. Kisten muss der Namen des Versenders angegeben sein.
• Die in Verbindung mit den Probenahmen ausgefüllten Formulare können in die Probenkartons bzw. -kisten eingelegt oder dem Fahrer in einem verschlossenen Umschlag ausgehändigt werden.
• Proben, die für den Transport in einem Verkaufsbehälter zu groß sind, können sicher verpackt als getrennte Versandstücke befördert werden.
• Tiefgefrorene oder gekühlte Proben sollten in ihrer jeweiligen Originalverpackung vorgelegt und im Transporter bzw. Lkw in einer speziellen Kühl- oder Tiefkühlkammer aufbewahrt werden.

Achten Sie immer darauf, dass die Proben rechtzeitig an das Labor geschickt werden und dass den Packungen jeweils die richtigen Unterlagen beigefügt wurden. Beachten Sie diesbezüglich auch Ihre nationalen Rechtsvorschriften.

ACHTUNG
Bei Zweifeln hinsichtlich der Verpackung und des Transports gefährlicher Güter oder unbekannter Stoffe erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Zolllabor.

Die vorstehenden Vorschriften und Anforderungen sind nicht erschöpfend. Sie sind unter Berücksichtigung der Umstände im Einzelfall anzuwenden.

Eine Probe kann nur dann angenommen werden, wenn sie im Labor im benötigten Zustand eintrifft. Vergewissern Sie sich, dass beim Transport und bei der Beförderung in das Labor die folgenden Bedingungen erfüllt sind. Ansonsten setzt sich das Labor mit dem zuständigen Zollbediensteten in Verbindung und kann Proben zurückweisen.

Alle Proben müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Die Proben müssen mit einer Kennzeichnung versehen sein, aus der nähere Informationen über die Proben einschließlich der Probenbezeichnung hervorgehen.
• Die Probe muss verschlossen sein. Eine Probe gilt dann als verschlossen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  1. Die Probe wurde von einem Zollbediensteten persönlich übergeben.
  2. Die Verpackung ist mit einem Kennzeichnungsetikett versehen. Das Etikett wurde mit einer Kordel oder einer Schnur und einer Plombe so angebracht, dass die Probe nicht aus ihrer Verpackung entnommen werden kann, ohne die Kordel oder die Plombe zu beschädigen. Eine Packung kann jeweils mehrere einzeln verschlossene Proben enthalten.
  3. Die Probe wurde gemäß den nationalen Vorschriften gekennzeichnet und verschlossen.
  4. Die Probe wurde in einen Umschlag gepackt, bei dem der Verschluss mit einem Stempelabdruck oder einer Kennzeichnung versehen wurde.
  5. Die Probe besteht aus einem Erzeugnis, an dem ein mit einer Schnur und einer Plombe versehenes Etikett angebracht wurde.
• Die Packung darf nicht beschädigt oder geöffnet worden sein. Die Frist für die Lieferung an das Labor darf nicht überschritten worden sein (siehe nationale Leitlinien und internationale Vorschriften).
• The time limit for delivery to the laboratory must not be exceeded (see national guidance and international regulations).
• Den Proben muss ein vollständig ausgefülltes Probenahmeformular beigefügt sein.
• Die Probenmenge muss für die Durchführung der vorgesehenen Analysen hinreichend sein (siehe Tabelle „Umfang der zu entnehmenden Proben“).

Bei einigen Waren müssen außerdem folgende Anforderungen erfüllt sein:

• Tiefgekühlte Erzeugnisse dürfen zwischenzeitlich nicht getaut sein.
• Wenn für die Lagerung bestimmter Erzeugnisse (Butter, Milcherzeugnisse, Fruchtsäfte usw.) normalerweise bestimmte niedrige Temperaturen vorgeschrieben sind, müssen diese Temperaturen aufrechterhalten werden.
• Leicht gärende Erzeugnisse sind mit Vorsicht zu handhaben und sollten möglichst umgehend in einen Kühlschrank gegeben werden.
• Mineralölproben sind in geschützten Versandkartons oder -kisten zu befördern und auf Dichtheit zu prüfen.
• Wenn sich Proben in der Originalverpackung für den Einzelhandel befinden, muss die Verpackung unversehrt sein.
• Mit amtlichen Gefahrensymbolen (z. B. mit einem Totenkopf, einer Flamme oder dem Zeichen für Explosionsgefahr) gekennzeichnete Chemikalienproben sollten in speziellen Probenkartons bzw. -kisten befördert werden (siehe Verpackungsempfehlungen).