Håndtering af prøver

Efter udtagningen af prøver skal prøvebeholderne tjekkes for utætheder, Ydersiden af emballagerne skal være ren og tør. Hvis der viser sig utætheder, skal hætter og propper forstærkes eller udskiftes. Herefter bør der foretages en ny kontrol, og hvis der fortsat er utætheder, tages nye prøver.

De prøvebeholdere, der anvendes til emballering af prøver af flygtige væsker, bør fyldes til omkring 90 % af deres samlede kapacitet.

Advarselstegn, mærkninger og symboler, der viser potentielle farer, bør placeres på emballager med prøver af farlige varer/forbindelser.

Alt efter dine nationale forskrifter skal prøvebeholderen forsegles på passende vis for den anvendte beholdertype for at forhindre uautoriseret eller uhensigtsmæssig håndtering af prøverne (og sikre indholdets integritet). Seglet skal være fastgjort solidt og stabilt for at forhindre beskadigelse under prøvens opbevaring eller transport og for at bevare beviskæden.

Mærkninger på etiketterne skal være klart læselige og permanente for at forhindre, at de slettes eller udskiftes/ændres under opbevaring, håndtering og transport.

I tilfælde af detailsalgspakninger bør toldetiketten ikke dække det originale produkts kommercielle etiketter (varemærke, producent, indhold, udløbsdato osv.). Det anbefales, at man placerer detailemballager i en polytenpose og fastgør etiketter og segl på posen.

Sundheds- og sikkerhedsforskrifter skal overholdes.

Ledsagedokumenterne skal være i overensstemmelse med de regler, der er fastsat af toldvæsenet. Det afhænger af den lokale situation. I nogle medlemsstater benyttes kun elektroniske dokumenter. De sendes til toldlaboratoriet pr. e-mail eller ved hjælp af integrerede informationssystemer. Kopier af andre relevante dokumenter vedrørende varernes art kan også vedlægges (MSDS, tekniske specifikationer, kvalitets-/overensstemmelsescertifikater osv.).

Opbevaringsbetingelserne afgøres af de udtagne prøvers kendetegn og egenskaber. Opbevaringsbetingelserne skal sikre, at prøverne ikke ændres på nogen måde, der kan påvirke de parametre, som skal analyseres.

Sundheds- og sikkerhedsforskrifter skal overholdes.

Generelt skal prøver opbevares i et rent, tørt, mørkt, køligt og tilstrækkeligt ventileret rum. Opbevaringstemperaturen skal overvåges regelmæssigt. Temperaturen i disse lokaliteter bør ikke falde til under 0 °C og ikke overstige 30 °C.

• Fødevareprøver skal opbevares adskilt fra andre prøver. Fordærvelige varer skal opbevares i køleskabe eller frysere. Hvis prøverne er frosne, skal de holdes på under -18 °C, og opbevaringstemperaturen skal overvåges regelmæssigt.
• Brandfarlige stoffer skal opbevares i overensstemmelse med brandsikkerhedsreglerne.

Hvis toldkontoret ikke kan stille disse faciliteter til rådighed, og prøven ikke kan overføres til toldlaboratoriet omgående, skal der findes et alternativt eksternt opbevaringssted, som opfylder betingelserne for bevaring af prøvernes kvalitet og identitet. Sundheds-, sikkerheds- og miljøforskrifter skal overholdes.

Det anbefales, at hvert toldkontor udpeger en person til forvaltning af prøveopbevaringsfaciliteterne. Den pågældendes jobbeskrivelse bør også omfatte følgende opgaver:

• accept af prøver til opbevaring og transport mhp. analyse samt registrering
• overvågning af prøveopbevaringsfrister
• tilrettelæggelse af bortskaffelse af prøver efter udløbet af disse datoer
• sikring af, at opbevaringsbetingelserne for prøverne til enhver tid opfyldes.

For visse produkter er specifikke betingelser hensigtsmæssige. Der er anført nogle eksempler nedenfor, men du bør tjekke den specifikke prøveudtagningsprocedure for nærmere oplysninger.

Produkt	Betingelser
Lysfølsomme prøver	Opbevaring et mørkt sted.
Prøver, der afgiver giftige eller ubehagelige lugte	Mulig opbevaring i et stinkskab eller et rum med tilstrækkelig mekanisk ventilering.
Yderst brandfarlige og andre farlige prøver	Se MSDS. Opbevaring i et sikkerhedsskab, hvis det er muligt. Hvis der mangler information, så spørg laboratoriet om opbevaringsbetingelser.
Prøver, der risikerer at rådne	Opbevaring i fryser eller køleskab afhængigt af produktets art.
Prøver af meget let fordærvelige produkter	Fryseprøve. I samråd med laboratoriet angives på prøveformularen til laboratorieanalyse, at produktet blev frosset af toldfunktionæren.
Prøver af kølede produkter	Opbevaring ved ca. 4 °C.
Prøver af frosne produkter	Opbevaring ved ca. -18 °C.
Prøver af detailpakning af levnedsmidler og medicin og medicinalvarer	Opbevaring under betingelser som anført på emballagen, men højst ca. 25 °C.
Prøver af mineralolier	Brandfarlige stoffer skal opbevares i et godt ventileret rum.

Alle slutprøver skal sendes til toldlaboratoriet snarest muligt, når opbevaringsforholdene på toldkontoret er utilstrækkelige. Se opbevaringstider i de nationale instruktioner.

Sørg for, at transportbetingelserne garanterer de transporterede prøvers integritet og kendetegn. Følgende regler skal overholdes under transport.

Der er flere metoder til at transportere prøver til toldlaboratoriet. Den anvendte metode afhænger af den lokale situation i medlemsstaten.

Transport	Bemærkninger
Med post	Kan kun benyttes til prøver uden farlige egenskaber og uden særlige opbevaringsbetingelser.
Med ordinær transport, der ikke er specielt udstyret til transport af kemiske prøver eller nedkølede/frosne varer	Kan kun benyttes til prøver uden farlige egenskaber og uden særlige opbevaringsbetingelser.
Med særligt udstyret transport, f.eks. til transport af kemiske prøver eller frosne varer	Prøver af alle typer kan transporteres med denne metode, forudsat at der ikke er risiko for krydskontaminering. Prøver med særlige opbevaringsbetingelser kan bedst sendes med denne metode.
Med kurer	Prøver af alle typer kan transporteres med denne metode, forudsat at der ikke er risiko for krydskontaminering. Til regelmæssige transportoperationer kan det være praktisk at benytte en kurer.
Med toldfunktionærerne selv	Levering direkte til toldlaboratoriet, uanset om prøverne haster.

Flydende, gasholdige og/eller farlige prøver kan ikke sendes med post eller med transport uden særligt opbevaringsudstyr. Prøver, der skal opbevares køligt eller i kølerum, kan heller ikke transporteres på disse måder.

Se yderligere oplysninger om transport af prøver i den nationale vejledning.

Generelt er det ikke nødvendigt at sende prøver til toldkontoret med det samme, forudsat at toldkontoret har gode opbevaringsmuligheder. Prøver kan samles i et stykke tid, før de sendes til toldlaboratoriet. Den varevogn eller lastbil, der bruges til disse transporter, skal have det nødvendige sikkerhedsudstyr, så forskellige former for farlige produkter kan transporteres samtidig. Du skal dog overholde tidsfristerne for levering af prøver til laboratoriet.

For transport med kurer bør alle toldkontorer være forbundet via et transportnetværk for at sikre periodisk afhentning af prøver. Af praktiske grunde er det ikke altid muligt at forbinde alle toldkontorer til transportnettet. Det kan være tilfældet for et isoleret grænsekontor eller et toldkontor, hvor der sjældent sker prøveudtagning. De kontorer kan sende prøver på en af de andre måder. Hastetransport af prøver kan organiseres med kurer, der leverer prøverne til toldlaboratoriet inden for 24 timer eller derunder. Sørg for, at kureren har de rette opbevaringsbetingelser til at transportere prøven. Denne metode til at transportere prøver er normalt dyr. Man kan vælge en anden transporttype, hvis det haster mindre.

Prøver skal pakkes i ekstra emballage under transport (papkasser, tremmekasser, særlige prøvebeholdere osv.). Hver enkelt prøve kan pakkes i særskilte plastikposer af hensyn til sikkerheden.

Der kan benyttes transport- eller distributionsbeholdere. Disse kan bruges til opbevaring eller transport til laboratoriet. De skal have et låg, der kan forsegles. De kan være fyldt med vermiculit eller et andet inaktivt produkt i granulatform, der fungerer som emballage og fyldningsmateriale. På den måde kan beskadigelse forebygges, og hvis der opstår læk, vil væsken blive absorberet.

Prøver af farlige varer skal opbevares og sendes i særskilte prøvekasser. Disse kasser skal mærkes med en særlig etiket, der viser klassen af farligt gods (tjek i MSDS). Chaufføren skal registrere disse farlige varer på en særskilt liste. Ansøgningsformularen til laboratorieanalyse skal opbevares i prøvekassen.

Advarsel
Prøver af stoffer, der kan gå i forbindelse med hinanden, må aldrig opbevares eller transporteres i samme kasse. Det betyder, at enhver fysisk eller kemisk interaktion eller krydskontaminering, der kan påvirke prøverne eller skabe en farlig situation (røg, brand eller eksplosion), skal undgås.

Prøver af fødevarer eller kemiske produkter skal transporteres adskilt (lastrum, emballeringskasser osv.) i transportkøretøjet for at forebygge enhver mulighed for direkte kontakt mellem dem.

Frosne eller nedkølede prøver skal transporteres i mobile frysere, kølebokse eller – til korte afstande – i temperaturisoleringsposer eller -kasser. Kølekæden skal opretholdes og registreres.

Transport af prøver af kemiske produkter, der er selvantændelige, kan eksplodere, eller udvikle giftige gasser under transporten, er forbudt.

Prøver af materialer, der kan generere statisk elektricitet skal transporteres indpakket i ikke-elektrisk ledende materiale.

I tilfælde af brandbare væsker, kan der højst transporteres 30 l, heraf højst 10 l brandbare produkter i fareklasse 1 (se tabel 3). Transportkøretøjet skal være udstyret med en brandslukker.

Kapitel 3.4 i ADR beskriver undtagelserne for farligt gods i begrænsede mængder.



Når prøver transporteres i distributionsbeholdere, skal følgende krav opfyldes:

• Beholderne skal være lukket med et toldsegl (tjek de nationale regler).
• Kasserne skal være mærket med afsenderens navn.
• Prøveformularerne vedrørende prøverne kan være anbragt i prøvekasserne eller gives til chaufføren i en forseglet kuvert.
• Prøver, der er for store til at blive transporteret i en distributionscontainer, kan transporteres sikkert emballeret som særskilte genstande.
• Frosne eller nedkølede prøver skal præsenteres i deres originale emballage og opbevares i et særligt køle- eller frysekammer i varevognen eller lastbilen.

Sørg altid for, at prøverne sendes til laboratoriet i god tid, og at pakningerne er ledsaget af den korrekte dokumentation. Tjek de nationale procedurer.

Advarsel
Hvis du er i tvivl om emballering og transport af farlige varer eller ukendte stoffer, så bed dit toldlaboratorium om råd.

Ovenstående regler og krav er ikke udtømmende og gælder alt efter de aktuelle omstændigheder.

Prøven skal ankomme til laboratoriet i korrekt stand for at kunne accepteres. Sørg for, at følgende kriterier er opfyldt under transport og overførsel til laboratoriet. Laboratoriet kontakter toldfunktionæren og har ret til at afvise prøven, hvis disse kriterier ikke er opfyldt.

Alle prøver skal opfylde følgende kriterier:

• Prøver skal være mærket med nærmere oplysninger om prøven, bl.a. prøvereferencen.
• Prøven skal være forseglet. En prøve anses for at være forseglet, hvis følgende kriterier er opfyldt:
  1. Prøven overdrages direkte af en toldfunktionær.
  2. Emballagen indeholder en etiket. Etiketten er hæftet med snor eller garn og en stift på en sådan måde, at prøven ikke kan tages ud af sin emballage, uden at snoren eller stiften beskadiges. En pakning kan indeholde flere særskilt forseglede prøver.
  3. Prøven er mærket og forseglet ifølge nationale forskrifter.
  4. Prøven er pakket i en kuvert med et stempel eller mærke over seglet.
  5. Prøven består af en artikel, hvorpå der er sat en etiket med snor og stift.
• Emballagen skal være ubeskadiget og uåbnet. Tidsfristen for levering til laboratoriet må ikke være overskredet (se national vejledning og internationale forskrifter).
• Prøverne skal være ledsaget af en helt udfyldt prøveformular.
• Prøvemængden skal være tilstrækkelig til, at analyserne kan udføres (se tabellen "Mængde af prøver, der skal tages").

For visse specifikke varer skal følgende betingelser være opfyldt:

• Dybfrosne produkter må ikke være tøet op.
• Produkter, der normalt opbevares ved lav temperatur (smør, mejeriprodukter, frugtjuice), skal have fastholdt den temperatur.
• Produkter, der kan gære, skal håndteres omhyggeligt og placeres i et køleskab så hurtigt som muligt.
• Mineralolieprøver skal sendes i beskyttende transportbokse og tjekkes for at sikre, at der ikke er sket udsivning.
• Hvis prøverne er i den originale emballage til detailsalg, skal denne emballage være intakt.
• Kemiske prøver, der er officielt mærket med faresymboler såsom et dødningehoved, et flammesymbol eller eksplosionssymbolet, skal transporteres i særlige prøvebokse (se Henstillinger vedr. emballage).