Monsternemingsprocedures

Als u de monsters moet nemen, ga dan als volgt te werk:

1. Raadpleeg alle beschikbare informatie over de te bemonsteren producten om na te gaan welke monsters moeten worden genomen.
2. Bepaal op basis van het volgende welke hoeveelheden moeten worden bemonsterd. Zie ook de minimale omvang van de monsters in stap 3.
   
   

   Verpakking	Bemonsteringsprocedure
   Verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein en afgewerkte artikelen. Zie voor verdere informatie de specifieke bemonsteringsprocedurekaart Verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein en afgewerkte artikelen.	Neem een geschikt aantal blikjes, flessen, zakken of potten als monster. Zorg ervoor dat alle blikjes, flessen, zakken of potten dezelfde batchvertegenwoordigen. Kies de verzamelmonsters uit de partij die kwantitatief verreweg de grootste is. Neem altijd ongeopende onbeschadigde verpakkingen. Als de etiketten op de verpakking aangeven dat de zending verschillende producten bevat (bv. een zending jam kan verschillende soorten jam bevatten), moet u van elke soort monsters nemen. Er kunnen minder monsters nodig zijn als de zending homogeen is. In beginsel moet het minimale aantal/gewicht van identieke eindmonsters dat het laboratorium volgens uw nationale richtsnoeren vereist, voldoende zijn. Ga na het trekken van de monsters naar de onderstaande stap 7.
   Bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages	Take incremental samples from a number of these packages, based on chapter Sampling Methods 2.1 Sampling of bulk products in bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Bulkgoederen	Bepaal de samenstelling van de goederen. De goederen zijn homogeen als de samenstelling in de hele zending gelijk is. De goederen zijn heterogeen (niet-uniform) als de samenstelling van de zending verschilt. In het geval van goederen in de vorm van korrels, granen of poeder kunnen kleinere deeltjes worden afgescheiden en in vloeistoffen kunnen kleine deeltjes zinken, zweven of bovendrijven. Zorg dat de bovenste, middelste en onderste lagen goed gemengd zijn voordat u de bemonstering uitvoert. If the mixing is not possible (e.g. due to the size of the consignment or because of liquids presented in the frozen state) take more incremental samples at random from different parts of the consignment to ensure your sample is representative. See also chapter Sampling Methods 2.2 Sampling of bulk products for more information. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Batch of charge (meer dan één partij)	Neem monsters van elke partij. De etiketten kunnen op betrouwbare wijze aangeven of u batches (bv. een zending soortgelijke goederen maar met verschillende productiedatums) of charges behandelt. Als het een los gestorte lading betreft, gaat u te werk zoals aangegeven vanaf stap 3. In alle overige gevallen gaat u te werk zoals aangegeven vanaf stap 7.
   Moving cargo (e.g. conveyor belts, pumped or in pipes)	For liquids see chapter Sampling Methods 1.6 Sampling from moving cargo. For solids see chapter Sampling Methods 2.3 Sampling from moving cargo. For gases see chapter Sampling Methods 4.1 Sampling of moving goods.
   Frozen products	Special attention is required when sampling frozen products to prevent condensation of humidity due to temperature changes and thawing, which will alter the water content of samples. Retail packages: Frozen retail packages should remain unopened. Due to the particular difficulties of retaining the integrity of frozen samples, larger packages than usual are to be taken as samples. If in doubt, consult your customs laboratory. Bulk products: Sampling of frozen products by collecting a number of small pieces such as drillings or chippings is only acceptable for qualitative analysis. It is impossible to prevent the formation of condensation on such samples. For full laboratory analysis goods should be thawed under controlled conditions (e.g. on the importers premises) in their original packaging and sampled when they reached a temperature of ca. 10 ºC by cutting off one sufficiently large piece. If samples are obtained by cutting in the frozen state, one sufficiently large piece represents the sample. It needs to be wrapped tightly so that condensation will occur on the outside of the packaging. Do not attempt the formation of aggregate sample. The cut-off piece needs to be sufficiently big to represent the product.

3. Neem de nodige basismonsters.
   
   Bepaal de omvang van het te nemen verzamelmonster. Neem voldoende basismonsters van de lading zodat er minstens voldoende eindmonsters kunnen worden bereid. De omvang van het verzamelmonster hangt af van:
   
   • het type product;
   • het type verpakking;
   • de toegepaste analysemethode;
   • de gekozen methode voorde monsterverdeling.
   
   De hoeveelheid van de te nemen monsters hangt af van de homogeniteit, het type product en de nodige analyses die in het laboratorium worden uitgevoerd. Zie de bemonsteringskaarten voor verdere informatie over de minimumomvang van het te nemen monster. For goods not covered by a sampling card take as a recommended minimum quantity for each final sample 0,5 l of liquid or 0,5 kg of solid product.
   
   For dual use goods, dangerous goods, narcotics and other psychoactive substances, precursors, new psychoactive substances (NPS), etc., and unknown solid or liquid sample see the chapter Sampling of Dangerous goods.
   
   Generally, the sample size needed for laboratory analysis must not fall below the minimum quantity of sample of a specific card, even when there is the possibility to take less sample. Only in agreement with your customs laboratory you can proceed to take less sample than specified (for example in case of very expensive products or in case that there is not enough sample at all). Also inform the declarant that it is possible to ask for the devolution of the leftover sample, when the analyses and all customs verifications are completed.
   
4. Meng de basismonsters grondig om een verzamelmonster te verkrijgen.
5. Divide the aggregate sample into the correct number of identical final samples according to your national guidelines, or as follows:
Quartering method (see Sample Division Scheme)

• The aggregate sample must be heaped up on a level and clean surface and then spread out in a layer of uniform thickness;
• then divide it into four parts using a divider (a frame or tool with four boards set at right-angles which can be pushed down through the layer);
• two opposite quarters should be removed (ensuring all dust and other small particles are also cleared away each time);
• this process should be repeated until the remaining quarters are of a suitable size to make up the final samples;
• the final samples should include any remaining dust or small particles.
Mechanical dividers. Where available Boerner or multiple-slot (Riffle-type) (D01-01) dividers should be used. As with the quartering method, the aggregate sample must be reduced until the remaining quantity is suitable to make up the final samples.


6. Verpak de monsters in overeenstemming met de verpakkingseisen (zie Monsterhouders). De verpakking van de monsters die naar het laboratorium worden verzonden, moet de volgende informatie bevatten:
   
   • aanvraagnummer voor analyse;
   • monsternemingsdatum;
   • naam van het douanekantoor;
   • type product;
   • een verwijzing naar het document waarin het monster wordt beschreven.
   
   Als het niet mogelijk blijkt om de informatie op de verpakking te vermelden, breng dan een etiket aan op de verpakking.
   
   Zorg dat u de informatie op de originele verpakking niet wist of bedekt.
7. Verzegel de eindmonsters.
   
   Opmerking
   Als de originele verpakking van te bemonsteren producten niet kan worden geopend en/of verzegeld zonder deze te beschadigen, bv. in een standaard verpakking, hoeft deze verpakking niet te worden verzegeld. Stempel het etiket dan gewoon af. Deze procedure kan in bepaalde lidstaten anders zijn. Een andere optie is het verpakken van het monster in een doorzichtige plastic zak en het monsteretiket en -zegel op de zak aanbrengen. Gelieve uw nationale richtlijnen te raadplegen.
8. Bij de goederen moet een verklaring worden gevoegd dat de zending werd bemonsterd door de douaneautoriteiten. In die verklaring moet worden aangegeven welke producten uit de zending werden genomen.
9. Bewaar de monsters te allen tijde op de juiste wijze om veranderingen van de producteigenschappen te voorkomen. Als er in het douanekantoor waar de monsters genomen zijn geen voorzieningen aanwezig zijn, moeten de monsters onmiddellijk naar het douanelaboratorium of een geschikte opslagplaats worden vervoerd. Door de monsters in een ongeschikte opslagplaats of op onjuiste wijze te bewaren, kunnen het monster en/of de analyseresultaten worden beïnvloed. Raadpleeg uw nationale richtsnoeren met betrekking tot de opslag- en vervoersregelingen. Juiste opslag kan betekenen dat de blootstelling aan licht en vocht en de temperatuur moet worden gecontroleerd.
   
   Waarschuwing
   Als de opslagomstandigheden in uw douanekantoor ongeschikt zijn, moeten alle eindmonsters naar het douanelaboratorium of naar een geschikte opslagplaats worden verzonden.
10. Tijdens de monsterneming moet u vaak de verpakking van de producten openen en kunt u deze beschadigen. Na de monsterneming moet de verpakking waaruit de monsters werden genomen goed worden gesloten en gemarkeerd om aan te geven dat er een monster uit werd genomen. Dit moet door de aangever worden gedaan als hij aanwezig is.
11. Het monsternemingsproces veroorzaakt vaak wat afvalmateriaal of bedorven goederen. Probeer de hoeveelheid bedorven goederen te beperken bij het opstellen van uw monsternemingsplan. Alle ongebruikte porties kunnen opnieuw aan de aangever worden aangeboden. Productoverschotten mogen nooit terug aan de zending worden toegevoegd aangezien ze verontreinigd kunnen zijn. Voer het afvalmateriaal en bedorven goederen af in overeenstemming met uw nationale richtlijnen en plaatselijke procedures.
    
    De afdeling "Gezondheid en veiligheid", Inleiding tot algemene principes en het VIB bevatten algemene richtlijnen voor het afvoeren van afvalmateriaal of bedorven goederen.