Omgaan met monsters

Na de monsterneming moeten de monsterhouders worden gecontroleerd op lekken. De buitenkant van de verpakkingen moet droog en schoon zijn. In het geval van lekken, moeten de doppen en stoppen vaster worden aangebracht of worden vervangen. Controleer dan nogmaals en als er nog steeds lekken zijn, moet u nieuwe monsters nemen.

De monsterhouders die worden gebruikt om monsters van vluchtige vloeistoffen te verpakken, moeten voor ongeveer 90% van hun totale inhoudscapaciteit worden gevuld.

Breng waarschuwingstekens, aanduidingen en gevarensymbolen aan op de verpakkingen waarin monsters van gevaarlijke goederen/verbindingen zitten.

Naargelang uw nationale voorschriften moet de monsterhouder op een gepaste wijze worden verzegeld voor het gebruikte type houder, om onbevoegde of ongepaste hantering van de monsters te voorkomen (en te waarborgen dat de inhoud intact blijft). Het zegel moet stevig worden aangebracht om schade tijdens de opslag of het vervoer van het monster te voorkomen en de bewijsketen te beschermen.

De aanduidingen op de etiketten moeten duidelijk leesbaar en permanent zijn om te voorkomen dat ze worden uitgewist of vervangen/veranderd tijdens opslag, hantering en vervoer.

In het geval van detailhandelsverpakkingen mag het douane-etiket de handelsetiketten van het originele product niet bedekken (handelsmerk, fabrikant, inhoud, vervaldatum enz.). Aanbevolen wordt de detailhandelsverpakkingen in een polyethyleenzak te plaatsen en de etiketten en zegels op de zak aan te brengen.

Leef de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften na.

De begeleidende documenten moeten voldoen aan de voorschriften van de douaneadministratie. Dit hangt af van de plaatselijke situatie. In sommige lidstaten worden alleen digitale documenten gebruikt; deze worden via e-mail naar het douanelaboratorium verzonden of via geïntegreerde informatiesystemen verwerkt. Er kunnen eventueel ook afschriften van andere relevante documenten met betrekking tot de aard van de goederen worden bijgevoegd (VIB of MSDS, technische specificaties, kwaliteits-/conformiteitsverklaringen enz.).

De opslagvoorwaarden hangen af van de eigenschappen en kenmerken van de genomen monsters. De opslagvoorwaarden moeten waarborgen dat het monster op geen enkele manier kan worden gewijzigd waardoor de te analyseren parameters zouden veranderen.

Leef de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften na.

In het algemeen moeten monsters worden opgeslagen op een schone, droge, donkere, koele en goed geventileerde plaats. De opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd. De temperatuur van de opslagplaats mag niet lager zijn dan 0 °C en niet hoger dan 30 °C.

• Monsters van levensmiddelen moeten gescheiden van andere monsters worden bewaard. Aan bederf onderhevige goederen moeten in een koelkast of diepvriezer worden bewaard. Bevroren monsters moeten beneden -18 °C worden bewaard en de opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd.
• Brandbare stoffen moeten worden opgeslagen in overeenstemming met de brandveiligheidsvoorschriften.

Als het douanekantoor niet voor deze voorzieningen kan zorgen en het monster niet onmiddellijk naar het douanelaboratorium kan worden overgebracht, moet u een alternatieve, externe opslagplaats zoeken die voldoet aan de voorwaarden om de kwaliteit en identiteit van de monsters te handhaven. Leef de gezondheids-, veiligheids- en milieuvoorschriften na.

Aanbevolen wordt dat elk douanekantoor een ambtenaar aanstelt om de opslagplaats voor monsters te beheren. Onder hun functieomschrijving vallen o.a. de volgende taken:

• monsters ontvangen voor opslag en vervoer voor analyse en de overeenkomstige gegevens bijhouden;
• de uiterste termijnen voor de opslag van de monsters controleren;
• zorgen dat de monsters correct worden afgevoerd na de vervaldatum;
• waarborgen dat te allen tijde wordt voldaan aan de opslagvoorwaarden voor de monsters.

Voor elk product gelden specifieke voorwaarden. Hieronder volgen enkele voorbeelden, maar u moet de specifieke bemonsteringsprocedure raadplegen voor verdere informatie.

Producten	Voorwaarden
Lichtgevoelige monsters	Opslag op een donkere plaats.
Monsters die giftige of onaangename geuren afgeven	Mogelijke opslag in een afzuigkast of een ruimte met voldoende mechanische ventilatie.
Licht ontvlambare en andere gevaarlijke monsters	Zie het VIB of MSDS. Opslag in een veiligheidskast, indien mogelijk. Als er geen informatie beschikbaar is, raadpleeg dan het laboratorium voor de opslagvoorwaarden.
Aan bederf onderhevige monsters	Opslag in een diepvriezer of koelkast, naargelang de aard van het product.
Monsters van zeer bederfelijke producten	Monster invriezen. Geef na overleg met het laboratorium op het monsterformulier voor laboratoriumanalyse aan dat het product werd ingevroren door een douaneambtenaar.
Monsters van gekoelde producten	Opslag bij ongeveer 4 °C.
Monsters van ingevroren producten	Opslag bij ongeveer -18 °C.
Monsters van producten in verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein van voedingsmiddelen en van geneesmiddelen en farmaceutische producten	Opslag onder de op de verpakking aangegeven voorwaarden, maar maximaal bij 25 °C.
Monsters van minerale oliën	Ontvlambare stoffen moeten worden bewaard in een goed geventileerde ruimte.

Als de opslagvoorwaarden in uw douanekantoor ontoereikend zijn, moeten alle eindmonsters zo spoedig mogelijk naar het douanekantoor worden verzonden. Raadpleeg uw nationale richtlijnen voor opslagtijden.

Zorg dat de vervoersvoorwaarden de integriteit en eigenschappen van de vervoerde monsters waarborgen. De volgende voorschriften moeten worden nageleefd tijdens het vervoer.

Er bestaan verscheidene methoden om monsters naar het douanelaboratorium te vervoeren. De gebruikte methode hangt af van de plaatselijke situatie in de lidstaat.

Vervoer	Opmerkingen
Per post	Enkel mogelijk voor monsters zonder gevaarlijke eigenschappen en zonder bijzondere opslagvoorwaarden
Gewoon vervoer, zonder bijzondere voorzieningen om chemische monsters of gekoelde/ingevroren goederen te vervoeren	Enkel mogelijk voor monsters zonder gevaarlijke eigenschappen en zonder bijzondere opslagvoorwaarden
Vervoer met bijzondere voorzieningen, bv. om chemische monsters of ingevroren goederen te vervoeren	Deze methode kan worden gebruikt om allerhande monsters te vervoeren op voorwaarde dat er geen risico van kruisbesmetting is. Monsters met bijzondere opslagvoorwaarden worden bij voorkeur op deze manier vervoerd
Koeriersdienst	Deze methode kan worden gebruikt om allerhande monsters te vervoeren op voorwaarde dat er geen risico van kruisbesmetting is. Voor gewoon vervoer kan het praktisch zijn gebruik te maken van een koeriersdienst
Douaneambtenaren zelf	Rechtstreekse levering aan het douanelaboratorium, of het nu dringende monsters betreft of niet

Vloeibare, gasvormige en/of gevaarlijke monsters mogen noch per post noch via vervoer zonder speciale opslagvoorzieningen worden verzonden. Monsters die koel of gekoeld moeten worden bewaard, mogen ook niet op deze wijze worden vervoerd.

Raadpleeg uw nationale richtlijnen voor verdere informatie met betrekking tot het vervoer van monsters.

In het algemeen hoeven monsters niet onmiddellijk naar het douanelaboratorium te worden verzonden, op voorwaarde dat het douanekantoor over geschikte opslagvoorzieningen beschikt. Monsters kunnen gedurende een bepaalde tijd worden verzameld voordat ze naar het douanelaboratorium worden verzonden. De bestelwagen of vrachtwagen die voor dit vervoer wordt gebruikt, moet zijn uitgerust met de nodige veiligheidsvoorzieningen zodat er verschillende soorten gevaarlijke producten tegelijkertijd kunnen worden vervoerd. Neem echter wel de tijdslimieten om de monsters aan het laboratorium te leveren in acht.

Voor vervoer per koeriersdienst moeten alle douanekantoren gebruikmaken van hetzelfde vervoersnetwerk om te waarborgen dat de monsters regelmatig worden opgehaald. Om praktische redenen is het echter niet altijd mogelijk dat alle douanekantoren gebruikmaken van hetzelfde vervoersnetwerk. Dat is bijvoorbeeld het geval voor een afgelegen grenskantoor of een kantoor waar slechts zelden monsters worden genomen. Dergelijke kantoren kunnen monsters verzenden door gebruik te maken van een van de andere methoden. Dringend vervoer van monsters kan per koeriersdienst worden georganiseerd zodat de monsters binnen de 24 uur aan het douanelaboratorium worden geleverd. Zorg dat de koeriersdienst over de juiste opslagvoorzieningen beschikt om het monster te vervoeren. Deze vervoersmethode is doorgaans duur. Als het minder dringend is, kunt u voor een andere vervoersmethode kiezen.

Plaats de monsters in een extra verpakking tijdens het vervoer (kartonnen dozen, kratten, speciale monsterhouders enz.). Om veiligheidsredenen moet elk monster in een afzonderlijke plastic zak worden geplaatst.

U kunt laad- of distributiekisten gebruiken. Deze kunnen worden gebruikt voor opslag of vervoer naar het laboratorium. Ze moeten over een deksel beschikken dat kan worden verzegeld. Bovendien kunnen ze worden gevuld met vermiculiet of een ander inert korrelvormig product bij wijze van verpakking en vulling. Op die manier kan schade worden voorkomen en worden vloeistoffen in het geval van lekken geabsorbeerd.

Monsters van gevaarlijke goederen moeten in afzonderlijke monsterkisten worden bewaard, opgeslagen en verzonden. Op deze kisten moet een specifiek etiket worden aangebracht om de klasse gevaarlijke goederen aan te geven (raadpleeg het VIB of MSDS). De bestuurder moet deze gevaarlijke goederen opnemen in een afzonderlijke lijst. Het aanvraagformulier voor laboratoriumanalyse moet in de monsterdoos worden bewaard.

WAARSCHUWING
Monsters van stoffen die met elkaar kunnen reageren, mogen nooit in dezelfde doos worden bewaard of vervoerd. Dit betekent dat enige fysische of chemische wisselwerking of kruisbesmetting die de monsters kunnen beïnvloeden of een gevaarlijke situatie kunnen veroorzaken (dampen, brand of ontploffing), vermeden moeten worden.

Monsters van voedingsmiddelen of chemische producten moeten afzonderlijk worden vervoerd (laadruimen, verpakkingsdozen enz.) in het vervoersmiddel om elke mogelijkheid van rechtstreeks onderling contact te voorkomen.

Ingevroren of gekoelde monsters moeten worden vervoerd in draagbare diepvriezers, koeldozen of, voor korte afstanden, in thermische isolatiezakken of -dozen. De koelketen moet worden gehandhaafd en vastgelegd.

Het is verboden monsters te vervoeren van chemische producten die spontaan kunnen ontbranden, ontploffen of giftige gassen kunnen vrijgeven tijdens het vervoer.

Monsters van materialen die statische ontladingen kunnen veroorzaken moeten voor vervoer worden verpakt in niet elektrisch geleidend materiaal.

In het geval van ontvlambare vloeistoffen mag maximaal 30 l worden vervoerd, waarvan hoogstens 10 l ontvlambare producten van gevarenklasse 1 (zie tabel 3). Het vervoersmiddel moet uitgerust zijn met een brandblusapparaat.

In hoofdstuk 3.4 van het ADR worden de uitzonderingen voor kleine hoeveelheden gevaarlijke goederen beschreven..



Wanneer monsters worden vervoerd in distributiekisten, moet worden voldaan aan de volgende eisen:

• De kisten moeten worden afgesloten met een douanezegel (raadpleeg uw nationale voorschriften).
• Op de dozen moet een etiket worden aangebracht met de naam van de afzender.
• De monsternemings-formulieren met betrekking tot de monsters kunnen in de monsterdozen worden geplaatst of in een gesloten enveloppe aan de bestuurder worden overhandigd.
• Monsters die te groot zijn voor vervoer in een distributiekist kunnen veilig verpakt als afzonderlijke goederen worden vervoerd.
• Ingevroren of gekoelde monsters moeten in hun originele verpakking worden bewaard in een speciale koel- of vrieskamer in de bestelwagen of vrachtwagen.

Zorg altijd dat de monsters tijdig naar het laboratorium worden verzonden en dat de juiste documentatie bij de verpakkingen wordt gevoegd. Raadpleeg uw nationale procedures.

WAARSCHUWING
Als u twijfelt over de verpakking en het vervoer van gevaarlijke goederen of onbekende stoffen, vraag dan uw douanelaboratorium om advies.

De bovenstaande voorschriften en eisen zijn niet uitputtend en zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden van toepassing.

Het monster moet in goede staat aankomen in het laboratorium om op voorgeschreven wijze te kunnen worden onderzocht. Zorg dat aan de volgende criteria wordt voldaan tijdens het vervoer en de verplaatsing naar het laboratorium. Het laboratorium neemt contact op met de douaneambtenaar en heeft het recht om het monster te weigeren als niet wordt voldaan aan deze criteria.

Alle monsters moeten voldoen aan de volgende criteria:

• Monsters moeten vergezeld gaan van een etiket met de gegevens van het monster, met inbegrip van de monsterreferentie.
• Het monster moet worden verzegeld. Een monster wordt als verzegeld beschouwd als aan de volgende criteria wordt voldaan:
  1. Het monster wordt rechtstreeks door een douaneambtenaar overhandigd.
  2. De verpakking bevat een etiket. Het etiket is zodanig bevestigd met een koord of een touw en een zegel dat het monster niet uit de verpakking kan worden gehaald zonder het koord of het touw te beschadigen. Eén verpakking kan verscheidene, afzonderlijk verzegelde monsters bevatten.
  3. Het monster is geëtiketteerd en verzegeld in overeenstemming met de nationale voorschriften.
  4. Het monster is verpakt in een enveloppe met een stempel of merkteken over het zegel.
  5. Het monster is een los artikel waaraan een etiket is bevestigd met een touw en zegel.
• De verpakking moet onbeschadigd en ongeopend zijn. De tijdslimiet voor levering aan het laboratorium mag niet zijn overschreden (zie nationale richtlijnen en internationale voorschriften).
• Bij de monsters moet een volledig ingevuld monsterformulier zijn gevoegd.
• De hoeveelheid monster moet voldoende zijn om de analyses uit te voeren (zie de tabel "Hoeveelheid van de te nemen monsters").

Voor bepaalde specifieke producten moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Diepgevroren producten mogen niet zijn ontdooid.
• Voor producten die doorgaans op een lage temperatuur worden bewaard (boter, zuivelproducten, vruchtenstappen) moet deze temperatuur zijn gehandhaafd.
• Producten die kunnen gisten, moeten voorzichtig worden behandeld en zo spoedig mogelijk in een koelkast worden geplaatst.
• Monsters van minerale oliën moeten worden ingediend in beschermende transportbakken en worden gecontroleerd om te waarborgen dat er geen lekken zijn.
• Wanneer monsters zich in de originele verpakking bevinden voor de verkoop in het klein, moet deze verpakking intact zijn.
• Chemische monsters die officieel zijn gemarkeerd met gevarensymbolen, zoals een doodshoofd, een vlamsymbool of het ontploffingssymbool, moeten in speciale monsterdozen worden vervoerd (zie Aanbevelingen voor verpakking).