Gestione dei campioni

Dopo il campionamento, i contenitori dei campioni devono essere controllati per verificare che non presentino perdite. La superficie esterna deve essere pulita e asciutta. Se si rilevano perdite, chiudere meglio o sostituire i tappi. Ripetere il controllo; se le perdite sono ancora presenti, prelevare nuovi campioni.

I contenitori dei campioni utilizzati per l'imballaggio di campioni di liquidi volatili devono essere riempiti per circa il 90% della loro capacità totale.

Sugli imballaggi contenenti campioni di merci/composti pericolosi devono essere apposti segnali di avvertimento, marcature e simboli che segnalino i potenziali pericoli.

I contenitori dei campioni devono essere sigillati in conformità alle normative locali e in modo adeguato per il tipo di contenitore allo scopo di impedire la manipolazione non autorizzata o non appropriata dei campioni (oltre che per garantire l'integrità del contenuto). Il sigillo deve essere saldamente fissato e stabile per evitare danni durante l'immagazzinamento o il trasporto e per salvaguardare la catena di prove.

Le marcature sulle etichette devono essere chiaramente leggibili e permanenti per evitare cancellazioni o sostituzioni/alterazioni durante l'immagazzinamento, la manipolazione e il trasporto.

Nel caso degli imballaggi per la vendita al dettaglio, l'etichetta doganale non deve coprire le etichette commerciali del prodotto originale (marchio, fabbricante, contenuto, data di scadenza, ecc.). Si raccomanda di inserire gli imballaggi per la vendita al dettaglio in un sacchetto di polietilene e di applicare le etichette e i sigilli sul sacchetto.

Rispettare la normativa in materia di salute e sicurezza.

I documenti di accompagnamento devono essere conformi alle prescrizioni stabilite dall'amministrazione doganale. Tali prescrizioni variano a seconda della normativa locale. In alcuni Stati membri si utilizzano esclusivamente documenti digitali, inviati al laboratorio doganale via email o per mezzo di sistemi informatici integrati. Alla documentazione di accompagnamento può essere allegata anche copia di altri documenti riguardanti la natura delle merci (schede di sicurezza dei materiali, specifiche tecniche, certificati di qualità/omologazione, ecc.).

Le condizioni di conservazione dipendono dalle caratteristiche e dalle proprietà dei campioni prelevati. Tali condizioni non devono provocare alcuna alterazione tale da modificare i parametri da analizzare.

Rispettare la normativa in materia di salute e sicurezza.

Come regola generale, i campioni devono essere conservati al riparo dalla luce in ambiente pulito, asciutto, fresco e sufficientemente ventilato. La temperatura, che deve essere controllata regolarmente, non deve scendere sotto 0 °C né superare i 30 °C.

• I campioni di prodotti alimentari devono essere conservati separatamente dagli altri campioni. Le merci deperibili devono essere conservate in frigorifero o in congelatore. I campioni congelati devono essere tenuti a temperatura inferiore a -18 °C e la temperatura deve essere controllata regolarmente.
• Le sostanze infiammabili devono essere conservate nel rispetto delle norme di sicurezza antincendio.

ISe l'ufficio doganale non dispone di strutture adeguate e se il campione non può essere trasferito immediatamente al laboratorio doganale, è necessario cercare una struttura esterna in grado di salvaguardare la qualità e l'identità dei campioni. Devono essere rispettate le norme in materia di salute, sicurezza e tutela dell'ambiente.

È raccomandabile che ogni ufficio doganale nomini un funzionario per la gestione della struttura di conservazione dei campioni. La descrizione delle mansioni di tale funzionario deve comprendere le seguenti attività:

• accettazione dei campioni per la conservazione e trasporto per l'analisi; compilazione e conservazione della documentazione;
• controllo dei termini di conservazione dei campioni;
• organizzazione dello smaltimento dei campioni allo scadere di tali termini;
• misure volte a garantire in ogni circostanza il rispetto delle condizioni di conservazione dei campioni.

Per alcuni prodotti è opportuno prevedere condizioni di conservazione specifiche. Di seguito sono riportati alcuni esempi; per maggiori informazioni si rimanda alla procedura di campionamento specifica.

Prodotto	Condizioni
Campioni sensibili alla luce	Conservare al buio.
Campioni che emettono odori tossici o molesti	Eventualmente conservare sotto cappa aspirante o in un ambiente con sufficiente ventilazione meccanica.
Campioni facilmente infiammabili e altri campioni pericolosi	Vedere le indicazioni contenute nelle schede di sicurezza dei materiali. Se possibile, conservare in un armadio di sicurezza. Se non sono disponibili informazioni, rivolgersi al laboratorio per avere indicazioni sulle condizioni di conservazione
Campioni deperibili	Conservare in frigorifero o congelatore, a seconda della natura del prodotto.
Campioni di prodotti molto deperibili	Congelare il campione. In accordo con il laboratorio, indicare sul modulo di descrizione del campione destinato all'analisi in laboratorio che il prodotto è stato congelato dal funzionario doganale.
Campioni di prodotti refrigerati	Conservare a circa 4°C.
Campioni di prodotti congelati	Conservare a circa -18°C.
Campioni di imballaggi per la vendita al dettaglio di prodotti alimentari e di medicinali e prodotti farmaceutici	Conservare nelle condizioni indicate in etichetta sull'imballaggio, ma in ogni caso a temperatura non superiore a 25°C.
Campioni di oli minerali	Conservare le sostanze infiammabili in ambiente ben ventilato.

Se nell'ufficio doganale le condizioni di conservazione non sono adeguate, inviare prima possibile tutti i campioni finali al laboratorio doganale. Per i tempi di conservazione, fare riferimento alle istruzioni nazionali.

Assicurarsi che le condizioni di trasporto garantiscano l'integrità e le caratteristiche dei campioni trasportati. Durante il trasporto, rispettare le indicazioni seguenti.

Il trasporto dei campioni al laboratorio doganale può essere effettuato con diversi metodi; la scelta del metodo da utilizzare dipende dalla situazione locale nello Stato membro.

Trasporto	Note
Per posta	Utilizzabile soltanto per campioni che non presentano proprietà pericolose e che non richiedono condizioni di conservazione speciali
Con mezzi ordinari, non attrezzati in modo specifico per il trasporto di campioni chimici o merci refrigerate/congelate	Utilizzabile soltanto per campioni che non presentano proprietà pericolose e che non richiedono condizioni di conservazione speciali
Con mezzi attrezzati in modo specifico, ad es. per il trasporto di campioni chimici o merci congelate	Questo metodo è utilizzabile per il trasporto di tutti i tipi di campioni, a condizione che non vi siano rischi di contaminazione incrociata. È il metodo da preferire per i campioni che richiedono condizioni di conservazione speciali
Per corriere	Questo metodo è utilizzabile per il trasporto di tutti i tipi di campioni, a condizione che non vi siano rischi di contaminazione incrociata. Per i trasporti regolari, può essere conveniente usare un corriere
A cura degli stessi funzionari doganali	Consegna diretta al laboratorio doganale, indipendentemente dall'urgenza dei campioni

Il trasporto di campioni liquidi, gassosi e/o pericolosi non deve essere effettuato per posta o con mezzi non attrezzati in modo specifico. Il trasporto per posta o con mezzi non attrezzati non deve essere utilizzato nemmeno per i campioni refrigerati o da conservare in frigorifero.

Per maggiori informazioni sul trasporto di campioni, si rimanda alle linee guida nazionali.

In linea di massima non è necessario che i campioni siano inviati subito al laboratorio doganale, a condizione che l'ufficio doganale disponga di strutture adeguate per la conservazione. I campioni raccolti possono essere conservati per qualche tempo sul posto prima di essere inviati al laboratorio doganale. Il furgone o camion utilizzato per il trasporto deve essere dotato degli elementi di sicurezza necessari per poter trasportare contemporaneamente in sicurezza tipi diversi di prodotti pericolosi. Rispettare in ogni caso i termini per la consegna dei campioni al laboratorio.

Per il trasporto per corriere, tutti gli uffici doganali devono essere collegati attraverso una rete di trasporto per garantire la raccolta periodica dei campioni. Per motivi pratici, non sempre è possibile collegare tutti gli uffici doganali alla rete di trasporto: questo vale ad esempio nel caso degli uffici di frontiera isolati o degli uffici in cui raramente sono svolte attività di campionamento. Per l'invio dei campioni, questi uffici possono utilizzare uno degli altri metodi. Il trasporto urgente di campioni può essere effettuato utilizzando un corriere che assicuri la consegna dei campioni al laboratorio doganale entro 24 ore o meno. Accertarsi che il corriere possa garantire condizioni di conservazione corrette per il trasporto dei campioni. Questo metodo di trasporto dei campioni in genere comporta costi elevati: se non vi sono particolari motivi di urgenza, è consigliabile scegliere altre modalità di trasporto.

Durante il trasporto, i campioni devono essere inseriti in un imballaggio supplementare (scatola di cartone, gabbia, contenitore speciale per campioni, ecc.). Per motivi di sicurezza, può essere opportuno inserire ogni campione in un sacchetto di plastica separato.

Si possono utilizzare contenitori per trasporto o distribuzione, sia per la conservazione che per il trasferimento al laboratorio. Tali contenitori devono essere provvisti di tappo o coperchio sigillabile e possono essere riempiti di vermiculite o altro prodotto inerte in granuli con funzione di materiale riempitivo per imballaggio. L'uso di tali materiali permette di evitare danni e di assorbire eventuali perdite di liquido.

I campioni di merci pericolose devono essere conservati, immagazzinati e spediti in scatole separate, munite di un'etichetta specifica indicante la classe delle merci pericolose (v. schede di sicurezza dei materiali). Il conducente deve registrare le merci pericolose in un elenco distinto. Il modulo di richiesta analisi per il laboratorio deve essere inserito nella scatola del campione.

ATTENZIONE
I campioni di sostanze che possono interagire non devono mai essere conservati o trasportati nella stessa scatola. Evitare ogni interazione fisica o chimica o contaminazione incrociata che possa avere ripercussioni sui campioni o creare una situazione pericolosa (fumi, incendio o esplosione).

I campioni di prodotti alimentari o chimici devono essere trasportati separatamente (stive diverse, scatole di imballaggio diverse, ecc.) nel veicolo di trasporto per evitare ogni possibile contatto diretto tra di loro.

I campioni congelati o refrigerati devono essere trasportati in congelatori o frigoriferi portatili oppure, limitatamente ai trasporti su brevi distanze, in borse o contenitori termici, mantenendo e registrando la catena del freddo.

Il trasporto di campioni di prodotti chimici che possono infiammarsi spontaneamente, esplodere o emettere gas tossici durante il trasporto è vietato.

I campioni di materiali che possono generare scariche elettrostatiche should be transported packed in electrical non-conductor material.

Nel trasporto di liquidi infiammabili, non superare il quantitativo di 30 l, di cui non più di 10 l costituiti da prodotti infiammabili rientranti nella classe di pericolo 1 (v. tabella 3). Il veicolo utilizzato per il trasporto deve essere dotato di estintore.

Il capitolo 3.4 dell'ADR descrive le esenzioni relative alle merci pericolose imballate in quantità limitate.



Nel trasporto di campioni in contenitori per la distribuzione, rispettare le seguenti prescrizioni:

• Chiudere i contenitori con un sigillo doganale (fare riferimento alla normativa nazionale).
• Etichettare le scatole con l'indicazione del mittente.
• Inserire i moduli di campionamento relativi ai campioni nelle scatole dei campioni o consegnarli al conducente in una busta sigillata.
• Imballare separatamente in modo sicuro i campioni troppo grandi per essere trasportati all'interno di contenitori per la distribuzione.
• Tenere i campioni refrigerati o congelati nel loro imballaggio originale e metterli nella cella isotermica del furgone o camion.

Assicurarsi sempre che i campioni siano consegnati puntualmente al laboratorio e che gli imballaggi siano corredati della documentazione necessaria. Fare riferimento alle procedure nazionali.

ATTENZIONE
Per chiarire eventuali dubbi sull'imballaggio e sul trasporto di merci pericolose o sostanze sconosciute, chiedere indicazioni al laboratorio doganale.

Le regole e prescrizioni precedenti non sono esaustive e vanno applicate in base alle circostanze specifiche.

Il campione deve giungere al laboratorio in condizioni tali da essere accettabile. Accertarsi che i criteri indicati di seguito siano rispettati nel trasporto e nel trasferimento al laboratorio; in caso contrario il laboratorio, che contatterà il funzionario doganale, ha il diritto di respingere il campione.

Per tutti i campioni devono essere soddisfatti i criteri seguenti:

• Il campione deve essere etichettato con le informazioni ad esso relative, compreso il riferimento.
• Il campione deve essere sigillato. Un campione si considera sigillato se sono soddisfatti i criteri seguenti:
  1. Il campione è consegnato direttamente da un funzionario doganale.
  2. L'imballaggio è provvisto di un'etichetta applicata con un cordino o spago e un piombo in modo tale che il campione non possa essere estratto dall'imballaggio senza danneggiare il cordino o il piombo. Uno stesso imballaggio può contenere diversi campioni sigillati singolarmente.
  3. Il campione è etichettato e sigillato in accordo con la normativa nazionale.
  4. Il campione è imballato in una busta con timbro o marchio sopra il sigillo.
  5. Il campione è costituito da un articolo a cui è stata fissata un'etichetta mediante un cordino e un piombo.
• L'imballaggio deve essere intatto (non danneggiato e non aperto) e consegnato al laboratorio entro il termine previsto (v. le indicazioni nazionali e la normativa internazionale).
• I campioni devono essere accompagnati da un modulo di campionamento compilato in tutte le sue parti.
• La quantità di campione deve essere sufficiente da consentire l'effettuazione delle analisi (v. il prospetto "Quantità di campioni da prelevare").

Le prescrizioni seguenti devono essere rispettate per talune merci specifiche:

• I prodotti surgelati non devono essersi scongelati.
• I prodotti normalmente conservati a bassa temperatura (burro, prodotti lattiero-caseari, succhi di frutta) devono essere stati tenuti alla temperatura prevista.
• I prodotti soggetti a fermentazione devono essere oggetto di particolari precauzioni e devono essere posti in frigorifero prima possibile.
• I campioni di oli minerali devono essere presentati in scatole di trasporto protettive e devono essere controllati per verificare che non vi siano state perdite.
• Nel caso dei campioni contenuti nell'imballaggio originale per la vendita al dettaglio, tale imballaggio deve essere intatto.
• I campioni di prodotti chimici che recano marcature ufficiali con i simboli di pericolo (ad esempio teschio, fiamma o esplosione) devono essere trasportati in scatole speciali (v. raccomandazioni sugli imballaggi).