S’il vous incombe de prélever les échantillons, veuillez procéder comme suit:
- Vérifiez toutes les informations disponibles sur les denrées à traiter, afin de déterminer le type d’échantillons à prélever.
- Sur la base des données suivantes, établissez les quantités à prélever. Voir également la taille minimale des échantillons à l’étape 3.
| Emballage | Procédure d’échantillonnage |
Emballages de détail.
Pour en savoir plus, reportez-vous à la fiche spécifique relative à la fiche de procédure d’échantillonnage Emballages de détail. |
Prélevez un nombre approprié de bidons, bouteilles, sacs ou bocaux en guise d’échantillons. Assurez-vous que tous les bidons, bouteilles, sacs ou bocaux représentent le même lot. Choisissez les échantillons globaux du lot qui est principalement le plus important en nombre. Prélevez toujours des emballages intacts qui n'ont pas été ouverts.
Si les étiquettes présentes sur l’emballage indiquent que l’envoi contient différents produits (p. ex. un lot de confiture peut contenir différents types de confiture), prélevez un échantillon de chacun d’entre eux.
Un nombre moins important d'échantillons peut être requis si l'envoi est homogène. En principe, le montant/poids minimal des échantillons finals identiques requis par le laboratoire conformément aux directives en vigueur dans votre pays à envoyer au laboratoire devrait suffire.
Une fois les échantillons prélevés, passez à l’étape n° 7 ci-dessous. |
| Bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages | Take incremental samples from a number of these packages, based on chapter Sampling Methods 2.1 Sampling of bulk products in bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages.
La procédure à suivre est décrite ci-dessous, à partir de l’étape n° 3. |
| Vrac | Déterminez la composition des marchandises.
- Les marchandises sont homogènes lorsque leur composition est uniforme dans tout le lot.
- Les marchandises sont hétérogènes (non uniformes) lorsque leur composition varie dans le lot.
- Si les marchandises revêtent la forme de pellets, de grains ou de poudres, de petites particules peuvent en être détachées et, dans les liquides, de petites particules peuvent couler, flotter ou émerger à la surface. Veillez à bien mélanger les couches supérieures, intermédiaires et inférieures avant de prélever l’échantillon.
If the mixing is not possible (e.g. due to the size of the consignment or because of liquids presented in the frozen state) take more incremental samples at random from different parts of the consignment to ensure your sample is representative. See also chapter Sampling Methods 2.2 Sampling of bulk products for more information.
La procédure à suivre est décrite ci-dessous, à partir de l’étape n° 3. |
| Moving cargo (e.g. conveyor belts, pumped or in pipes) |
For liquids see chapter Sampling Methods 1.6 Sampling from moving cargo.
For solids see chapter Sampling Methods 2.3 Sampling from moving cargo.
For gases see chapter Sampling Methods 4.1 Sampling of moving goods.
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| Frozen products |
Special attention is required when sampling frozen products to prevent condensation of humidity due to temperature changes and thawing, which will alter the water content of samples.
- Retail packages: Frozen retail packages should remain unopened. Due to the particular difficulties of retaining the integrity of frozen samples, larger packages than usual are to be taken as samples. If in doubt, consult your customs laboratory.
- Bulk products: Sampling of frozen products by collecting a number of small pieces such as drillings or chippings is only acceptable for qualitative analysis. It is impossible to prevent the formation of condensation on such samples. For full laboratory analysis goods should be thawed under controlled conditions (e.g. on the importers premises) in their original packaging and sampled when they reached a temperature of ca. 10 ºC by cutting off one sufficiently large piece. If samples are obtained by cutting in the frozen state, one sufficiently large piece represents the sample. It needs to be wrapped tightly so that condensation will occur on the outside of the packaging. Do not attempt the formation of aggregate sample. The cut-off piece needs to be sufficiently big to represent the product.
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- Prélevez les échantillons élémentaires requis.
Déterminez la taille de l’échantillon global à prélever. Veillez à avoir suffisamment d’échantillons élémentaires pour pouvoir préparer assez d’échantillons finals. La taille de l’échantillon global dépend:
- du type de denrées;
- du type d’emballage;
- de la méthode d’analyse utilisée;
- de l’option de division de l’échantillon.
La quantité d’échantillons à prélever dépend de l’homogénéité, du type de produit et de l'analyse nécessaire devant être réalisée en laboratoire. Reportez-vous aux fiches d’échantillonnage pour en savoir plus sur la taille d’échantillon minimale à prélever. For goods not covered by a sampling card take as a recommended minimum quantity for each final sample 0,5 l of liquid or 0,5 kg of solid product.
For dual use goods, dangerous goods, narcotics and other psychoactive substances, precursors, new psychoactive substances (NPS), etc., and unknown solid or liquid sample see the chapter Sampling of Dangerous goods.
Generally, the sample size needed for laboratory analysis must not fall below the minimum quantity of sample of a specific card, even when there is the possibility to take less sample. Only in agreement with your customs laboratory you can proceed to take less sample than specified (for example in case of very expensive products or in case that there is not enough sample at all). Also inform the declarant that it is possible to ask for the devolution of the leftover sample, when the analyses and all customs verifications are completed.
- Mélangez soigneusement les échantillons élémentaires pour obtenir un échantillon global.
- Divide the aggregate sample into the correct number of identical final samples according to your national guidelines, or as follows:
Quartering method (see Sample Division Scheme)
- The aggregate sample must be heaped up on a level and clean surface and then spread out in a layer of uniform thickness;
- then divide it into four parts using a divider (a frame or tool with four boards set at right-angles which can be pushed down through the layer);
- two opposite quarters should be removed (ensuring all dust and other small particles are also cleared away each time);
- this process should be repeated until the remaining quarters are of a suitable size to make up the final samples;
- the final samples should include any remaining dust or small particles.
Mechanical dividers. Where available Boerner or multiple-slot (Riffle-type) (D01-01) dividers should be used. As with the quartering method, the aggregate sample must be reduced until the remaining quantity is suitable to make up the final samples.
- Emballez les échantillons conformément aux consignes (voir Récipients à échantillon). L’emballage des échantillons envoyés en laboratoire doit contenir les informations suivantes:
- numéro de la demande d’analyse;
- date de l’échantillonnage;
- nom du bureau de douane;
- type de marchandise;
- référence au document qui décrit l’échantillon.
S’il n’est pas possible de noter ces informations sur l’emballage, munissez-le d’une étiquette.
Veillez à ne pas effacer ni recouvrir les informations de l’emballage d’origine.
- Scellez les échantillons finals.
Remarque
Si l’emballage d’origine des produits à échantillonner ne peut pas être ouvert ni scellé sans dégâts, p. ex. comme c’est le cas pour un emballage standard, celui-ci ne devra pas nécessairement être scellé. Vous pouvez vous contenter d’étiqueter l’emballage à l’aide d’une vignette. Cette procédure peut différer dans certains États membres. Vous pouvez aussi emballer l’échantillon dans un sac en plastique transparent, puis placer l’étiquette et les scellés sur le sac. Veuillez vous référer à vos lignes directrices nationales.
- Les marchandises doivent être accompagnées d’une déclaration mentionnant qu’un échantillon du lot a été prélevé par les autorités douanières. Celle-ci doit contenir une note précisant quels produits ont été retirés du lot.
- Vous devez stocker les échantillons dans de bonnes conditions en toutes circonstances, afin d’éviter que les caractéristiques du produit soient altérées. Si le bureau d’échantillonnage ne dispose pas d’installations adéquates, les échantillons doivent être transportés immédiatement au laboratoire des douanes ou sur un site de stockage adéquat. Un stockage inadéquat ou incorrect peut affecter la viabilité de l’échantillon et/ou les résultats de l’analyse. Reportez-vous à vos lignes directrices nationales concernant les mesures à prendre pour le transport et le stockage. Stocker l’échantillon dans de bonnes conditions peut supposer d’en réduire l’exposition à la lumière et à l’humidité ou de réguler la température.
Avertissement
Tous les échantillons finals doivent être envoyés au laboratoire des douanes si les conditions de stockage sont inadéquates dans votre bureau de douane ou envoyés vers un lieu de stockage adéquat.
- Lors de la procédure d’échantillonnage, vous serez souvent amené à ouvrir l’emballage des produits, et des dommages peuvent se produire. Après l’échantillonnage, l’emballage dont les échantillons ont été prélevés doit être bien refermé et marqué pour indiquer qu’un échantillon y a été prélevé. Cela doit être fait par le déclarant s’il est présent.
- Souvent, la procédure d’échantillonnage génère des déchets ou gâche de la marchandise. Efforcez-vous d’en limiter la quantité lorsque vous établissez votre plan d’échantillonnage. Toute portion non utilisée peut être restituée au déclarant. Les produits excédentaires ne doivent jamais être réinjectés dans le lot, car ils pourraient le contaminer. Éliminez les déchets et marchandises gâchées conformément à vos lignes directrices nationales et procédures locales.
Vous trouverez dans le chapitre «Santé et sécurité», Introduction aux principes généraux et dans les FDS des directives générales concernant l’élimination des déchets et marchandises gâchées.
