Manipulación de las muestras

Tras el muestreo, deberán revisarse los recipientes para muestras en busca de fugas. La superficie externa de los envases debe estar limpia y seca. En caso de detectarse una fuga, habrá que reforzar o cambiar las tapas y los tapones. A continuación, habrá que realizar otra inspección y, si la fuga persiste, obtener nuevas muestras.

Los recipientes para muestras utilizados para el envasado de muestras de líquidos volátiles deben llenarse hasta aproximadamente un 90 % de su capacidad total.

Habrá que poner señales, marcas y símbolos de advertencia que indiquen los peligros potenciales en los envases que contengan muestras de mercancías o compuestos peligrosos.

De acuerdo con la normativa nacional, habrá que precintar el recipiente para muestras de forma adecuada en función del tipo utilizado, para evitar una manipulación no autorizada o inadecuada de las muestras (y garantizar la integridad del contenido). El precinto debe estar firmemente fijado y ser estable para evitar daños durante el almacenamiento o el transporte de las muestras, además de para proteger la cadena de pruebas.

El marcado de las etiquetas debe ser claramente legible y permanente para evitar que se borre o sea sustituido/alterado durante el almacenamiento, la manipulación o el transporte.

En el caso de los envases de consumo, la etiqueta del servicio aduanero no deberá cubrir las etiquetas comerciales del producto original (marca comercial, fabricante, contenido, fecha de caducidad, etc.). Se recomienda colocar los envases de consumo en una bolsa de polietileno y fijar las etiquetas y los precintos a la bolsa.

Deberán respetarse los reglamentos de salud y seguridad.

Los documentos adjuntados deben ajustarse a las normas establecidas por cada administración aduanera y, por tanto, pueden existir variantes locales. En algunos Estados miembros solo se utilizan documentos electrónicos que se envían al laboratorio de aduanas por correo electrónico o a través de sistemas integrados de información. También se podrán incluir otros documentos relevantes relativos a la naturaleza de las mercancías (MSDS, especificaciones técnicas, certificados de calidad o aptitud, etc.).

Las condiciones de almacenamiento se determinan en función de las características y propiedades de las muestras obtenidas. Las condiciones de almacenamiento deberán garantizar que la muestra no se altere de ningún modo que pueda afectar a los parámetros que se desean analizar.

Deberán respetarse los reglamentos de salud y seguridad.

En general, las muestras deberán guardarse en un lugar limpio, seco, oscuro, fresco y suficientemente ventilado. Habrá que controlar con regularidad la temperatura de almacenamiento. La temperatura de estas instalaciones no podrá ser inferior a 0 °C ni superar los 30 °C.

• Las muestras de alimentos deberán guardarse separadas de otras muestras. Las mercancías perecederas tendrán que almacenarse en refrigeradores o congeladores. En el caso de las mercancías congeladas, las muestras deberán conservarse por debajo de los -18 °C y habrá que controlar con regularidad la temperatura de almacenamiento.
• Las sustancias inflamables deberán guardarse respetando los reglamentos de seguridad antiincendios.

Si la oficina del servicio aduanero no puede ofrecer estas instalaciones y la muestra no se puede transferir al laboratorio inmediatamente, habrá que encontrar un lugar externo de almacenamiento que cumpla las condiciones para la protección de la calidad y la identidad de las muestras. Deberán respetarse los reglamentos de salud, seguridad y medio ambiente.

Es recomendable que cada oficina del servicio aduanero designe un agente para gestionar la instalación de almacenamiento de muestras. Entre sus tareas se incluirán las siguientes:

• aceptar las muestras para su almacenamiento y transporte con vistas a su análisis, además de registrar los datos;
• supervisar los plazos de vencimiento del almacenamiento de muestras;
• organizar la destrucción de muestras después del vencimiento de dichos plazos;
• comprobar que se respeten en todo momento las condiciones de almacenamiento de las muestras.

En el caso de algunos productos, conviene adoptar condiciones específicas. A continuación se ofrecen algunos ejemplos, pero debe consultar el procedimiento de muestreo específico para obtener información más detallada.

Producto	Condiciones
Muestras sensibles a la luz	Almacenar en un lugar oscuro.
Muestras que desprenden olores tóxicos o desagradables	Se pueden almacenar en una campana extractora o en un lugar con una ventilación mecánica suficiente.
Muestras muy inflamables y otras muestras peligrosas	Véase la MSDS. Almacenar en un armario seguro, cuando sea posible. En caso de no disponer de información, consultar al laboratorio acerca de las condiciones de almacenamiento.
Muestras que pueden descomponerse	Almacenar en un congelador o refrigerador; depende de la naturaleza del producto.
Muestras de productos muy perecederos	Congelar la muestra. Después de consultar al laboratorio, indicar en el formulario de la muestra en el que se solicita el análisis que el producto fue congelado por un agente de aduanas.
Muestras de productos refrigerados	Almacenamiento a aproximadamente 4 °C.
Muestras de productos congelados	Almacenamiento a aproximadamente -18 °C.
Muestras de envases de consumo para alimentos y medicamentos o productos farmacéuticos	Almacenar en las condiciones indicadas en el envase, pero nunca a más de 25 °C.
Muestras de aceites minerales	Las sustancias inflamables deben almacenarse en un lugar bien ventilado.

Habrá que enviar lo antes posible todas las muestras finales al laboratorio del servicio aduanero cuando las condiciones de almacenamiento sean inadecuadas en sus instalaciones de aduanas. Por lo que respecta a los periodos de almacenamiento, consúltense las instrucciones nacionales.

Debe comprobar que las condiciones de transporte garanticen la integridad y las características de las muestras que se van a transportar. Habrá que respetar durante el transporte las normas que se ofrecen a continuación.

Existen varios métodos para el transporte de muestras al laboratorio de aduanas. El método utilizado depende de la situación concreta del Estado miembro.

Transporte	Observaciones
Por correo	Solo se puede utilizar en el caso de muestras sin propiedades peligrosas y que no necesitan condiciones de almacenamiento especiales
Mediante transporte ordinario, sin equipamiento especial para el transporte de muestras de productos químicos o de mercancías refrigeradas o congeladas	Solo se puede utilizar en el caso de muestras sin propiedades peligrosas y que no necesitan condiciones de almacenamiento especiales
Mediante transporte con un equipamiento especial, por ejemplo, para el transporte de muestras de productos químicos o mercancías congeladas	Se pueden transportar muestras de todo tipo mediante este método, siempre que no exista riesgo de contaminación cruzada. Es mejor enviar mediante este método muestras que necesiten condiciones de almacenamiento especiales
Por mensajería	Se pueden transportar muestras de todo tipo mediante este método, siempre que no exista riesgo de contaminación cruzada. En el caso de las operaciones normales de transporte puede resultar práctico recurrir a un servicio de mensajería
Por los propios agentes aduaneros	Entrega directa al laboratorio de aduanas, sin importar si la entrega de las muestras es urgente o no

Las muestras de líquidos, gases y/o materiales peligrosos no se pueden enviar por correo o con un medio de transporte que no cuente con un equipamiento especial para su almacenamiento. Las muestras que deban conservarse en frío o refrigeradas tampoco pueden transportarse de ninguna de estas dos formas.

Consulte sus directrices nacionales para obtener más información acerca del transporte de muestras.

En general, no es necesario enviar inmediatamente las muestras al laboratorio de aduanas, siempre que la oficina aduanera disponga de unas instalaciones de almacenamiento adecuadas. Se pueden recoger muestras durante algún tiempo antes de enviarlas al laboratorio. La furgoneta o el camión que se utilicen en estas operaciones de transporte debe estar equipado con los dispositivos de seguridad necesarios, para que se puedan llevar distintos tipos de productos peligrosos al mismo tiempo. Sin embargo, debe respetar los plazos máximos de entrega de las muestras al laboratorio.

En el caso del transporte mediante servicio de mensajería, todas las oficinas aduaneras deben contar con una red de transporte que garantice la recogida periódica de muestras. Por motivos prácticos, no siempre es posible conectar a todas las oficinas de aduanas a la red de transporte. Este puede ser el caso de una oficina aislada o de una oficina en la que la toma de muestras no sea frecuente. Dichas oficinas pueden enviar sus muestras utilizando uno de los demás métodos. El transporte urgente de muestras se puede organizar con una empresa de mensajería, que entregue las muestras en un plazo de 24 horas o inferior en el laboratorio de aduanas. Habrá que comprobar que la empresa de mensajería reúna las condiciones de almacenamiento adecuadas para el transporte de las muestras. Normalmente, este método de transporte de muestras suele resultar caro. Puede optar por otro tipo de transporte si el envío es menos urgente.

Deberá colocar las muestras en envases adicionales durante el transporte (cajas de cartón, cajones, contenedores especiales para muestras, etc.). Por motivos de seguridad, habrá que introducir cada muestra en una bolsa individual de plástico.

Se puede recurrir a contenedores de transporte o distribución, que se podrán utilizar para el almacenamiento o transporte al laboratorio. Deben contar con una tapa que se pueda precintar. Podrán rellenarse con vermiculita o con cualquier otro producto inerte en forma de gránulos que actúe como embalaje y relleno. De esta forma, se pueden prevenir daños y, en caso de producirse una fuga, el líquido será absorbido.

Las muestras de mercancías peligrosas deben conservarse, almacenarse y enviarse en cajas de muestras individuales. Estas cajas deben estar marcadas con una etiqueta específica que indique el tipo de mercancía peligrosa (véase la MSDS). El conductor debe dejar constancia de estas mercancías peligrosas en una lista independiente. El formulario de solicitud del análisis del laboratorio debe guardarse en la caja de la muestra.

ADVERTENCIA
Nunca se deben almacenar o transportar en la misma caja muestras de sustancias que puedan interactuar. Esto significa que habrá que evitar cualquier interacción física o química o cualquier contaminación cruzada que pudiera afectar a las muestras o crear una situación peligrosa (humos, incendio o explosión).

Las muestras de productos alimenticios o químicos deben transportarse por separado (compartimentos de carga, cajas de embalar, etc.) en el vehículo de transporte para evitar cualquier posibilidad de contacto directo entre ellas.

Las muestras congeladas o refrigeradas deben transportarse en congeladores móviles, neveras portátiles o, en el caso de trayectos cortos, en bolsas o cajas de aislamiento térmico. Debe mantenerse y documentarse la cadena de frío.

Está prohibido el transporte de muestras de productos químicos que puedan ser autoinflamables, explotar o liberar gases tóxicos durante el transporte.

Las muestras de materiales que puedan generar descargas electrostáticas deben transportarse envueltas en material que no conduzca la electricidad.

En el caso de los líquidos inflamables, se permite el transporte de un máximo de 30 L, de los cuales no más de 10 L pueden ser de productos inflamables de clase 1 (véase el cuadro 3). El vehículo de transporte dispondrá de un extintor.

El capítulo 3.4 del ADR (en inglés) describe las exenciones en el caso de mercancías peligrosas en cantidades limitadas.



Al transportar muestras en contenedores de distribución, deben cumplirse los siguientes requisitos:

• Los contenedores deben estar cerrados con un precinto del servicio aduanero (consulte las normas nacionales);
• Las cajas tienen que estar etiquetadas con el nombre del remitente;
• Los formularios de muestreo relativos a las muestras deben estar en las cajas de las muestras o entregarse al conductor en un sobre precintado;
• Las muestras demasiado grandes para ser transportadas en un contenedor de distribución se pueden transportar de forma segura embaladas como artículos independientes;
• Las muestras congeladas o refrigeradas deben presentarse en su envase original y guardarse en una cámara especial de congelación o refrigeración de la furgoneta o el camión.

Compruebe siempre que las muestras se entregan al laboratorio respetando los plazos previstos y que se incluye la documentación correcta en los envase. Consulte los procedimientos nacionales.

ADVERTENCIA
En caso de duda acerca del envasado y transporte de mercancías peligrosas o sustancias desconocidas, solicite asesoramiento a su laboratorio.

Las normas y requisitos mencionados más arriba no son exhaustivos y se aplican en función de las circunstancias concretas.

La muestra debe llegar al laboratorio en unas condiciones correctas para que sea aceptable. Usted deberá comprobar que se cumplan las siguientes condiciones durante el transporte y la entrega al laboratorio. El laboratorio se pondrá en contacto con el agente de aduanas y podrá rechazar la muestra si no se diesen las condiciones exigidas.

Todas las muestras deberán reunir los siguientes requisitos:

• Las muestras deben llevar una etiqueta con toda la información oportuna , incluida la referencia de la muestra.
• La muestra debe estar precintada. Se considerará que una muestra está precintada cuando cumpla las siguientes condiciones:
  1. El agente de aduanas entrega personalmente la muestra.
  2. El paquete está etiquetado. La etiqueta está fijada con un hilo o cuerda y plomo, de tal forma que resulte imposible extraer la muestra de su envoltorio sin dañar la cuerda o el plomo. Un paquete puede contener varias muestras (precintadas por separado).
  3. La muestra está etiquetada y precintada de conformidad con la normativa nacional.
  4. La muestra se encuentra dentro de un sobre con un sello o marca sobre el precinto.
  5. La muestra está formada por un artículo al que se fijado una etiqueta con una cuerda y un plomo.
• El paquete no debe haber sufrido daños ni estar abierto. Habrá que respetar el plazo máximo de entrega al laboratorio (véanse las directrices nacionales y los reglamentos internacionales).
• Junto a las muestras habrá que incluir un formulario de la muestra debidamente cumplimentado.
• La cantidad de muestra debe bastar para realizar los análisis (véase el cuadro «Cantidad de muestras que se deben extraer»).

En el caso de algunos productos concretos, deberán cumplirse las condiciones siguientes:

• Los productos ultracongelados no deben descongelarse.
• Los productos que se suelen conservar a bajas temperaturas (mantequilla, lácteos, zumos de frutas) deben mantenerse a esas temperaturas.
• Los productos que pueden fermentar deben manipularse con cuidado y guardarse en un refrigerador lo antes posible.
• Las muestras de aceites minerales deben enviarse en cajas de transporte protegidas y habrá que comprobar que no tengan fugas.
• Cuando las muestras estén en su envase original para el consumo, dicho envase debe estar intacto.
• Las muestras de productos químicos marcadas con símbolos de peligro, como una calavera, una llama o una explosión, deben ser transportadas en cajas especiales para muestras (véase «Recomendaciones de empaquetado»).