Διαδικασίες δειγματοληψίας

Εάν είστε υπεύθυνος να λάβετε τα δείγματα, παρακαλείσθε να προβείτε στις ακόλουθες ενέργειες:

1. Ελέγξτε όλα τα διαθέσιμα στοιχεία σχετικά με τα εμπορεύματα από τα οποία θα λάβετε δείγμα, για να διαπιστώσετε τι είδους δείγματα πρέπει να ληφθούν.
2. Αποφασίστε με βάση τα κατωτέρω στοιχεία τι ποσότητες πρέπει να ληφθούν ως δείγματα. Δείτε επίσης το ελάχιστο μέγεθος των δειγμάτων στο βήμα 3.
   
   

   Συσκευασία	Διαδικασία δειγματοληψίας
   Συσκευασίες λιανικής πώλησης και τελικών αντικειμένων. Βλ. περισσότερες πληροφορίες στο ειδικό δελτίο διαδικασίας δειγματοληψίας Συσκευασίες λιανικής πώλησης και τελικών αντικειμένων	Να έχετε τον κατάλληλο αριθμό μεταλλικών δοχείων, φιαλών, σάκων ή βάζων ως δείγμα. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα δοχεία, οι φιάλες, οι σάκοι ή τα βάζα αντιπροσωπεύουν την ίδια παρτίδα. Επιλέξτε τα συνολικά δείγματα από την παρτίδα η οποία είναι ως επί το πλείστον η μεγαλύτερη σε πλήθος. Να λαμβάνετε πάντοτε κλειστά, άθικτα δέματα. Εάν οι ετικέτες στη συσκευασία αναφέρουν ότι το φορτίο περιέχει διαφορετικά προϊόντα (π.χ. μια αποστολή μαρμελάδας μπορεί να περιέχει διαφορετικά είδη μαρμελάδας), πρέπει να λάβετε δείγματα από κάθε είδος. Μπορεί να χρειάζονται λιγότερα δείγματα εάν το φορτίο είναι ομοιογενές. Κατ’ αρχήν, η ελάχιστη ποσότητα / το ελάχιστο βάρος των ίδιων τελικών δειγμάτων, τα οποία απαιτείται να σταλούν στο εργαστήριο σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές σας, θα πρέπει να επαρκεί. Αφού λάβετε τα δείγματα, ακολουθείστε τη διαδικασία που περιγράφεται από το βήμα 7 και μετά.
   Bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages	Take incremental samples from a number of these packages, based on chapter Sampling Methods 2.1 Sampling of bulk products in bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages. Η διαδικασία περιγράφεται κατωτέρω από το βήμα 3 και μετά.
   Φορτίο χύδην	Προσδιορίστε τη σύνθεση των εμπορευμάτων. Τα εμπορεύματα είναι ομοιογενή όταν η ολόκληρου του φορτίου είναι ενιαία. Τα εμπορεύματα είναι ετερογενή (μη ομοιόμορφα) όταν η φορτίο. Όταν τα εμπορεύματα είναι σε μορφή συσσωματωμάτων, σπόρων ή σκόνης, μικρότερα σωματίδια μπορούν να διαχωριστούν, και στα υγρά τα μικρά σωματίδια μπορούν να βυθιστούν, να επιπλέουν ή να αναδύονται στην επιφάνεια. Εξασφαλίστε ότι υπάρχει το σωστό μείγμα στα ανώτερα, μεσαία και κατώτερα στρώματα πριν πραγματοποιήσετε τη δειγματοληψία. If the mixing is not possible (e.g. due to the size of the consignment or because of liquids presented in the frozen state) take more incremental samples at random from different parts of the consignment to ensure your sample is representative. See also chapter Sampling Methods 2.2 Sampling of bulk products for more information. Η διαδικασία περιγράφεται κατωτέρω, από το βήμα 3 και μετά.
   Παρτίδα τροφοδοσίας (περισσότερες από μία παρτίδες)	Λαμβάνονται δείγματα από κάθε παρτίδα. Οι ετικέτες μπορεί να αναφέρουν αξιόπιστα αν χειρίζεστε παρτίδες (ένα φορτίο ομοειδών εμπορευμάτων - αλλά με διαφορετικές ημερομηνίες παραγωγής) ή φορτία. Όταν η παρτίδα του εμπορεύματος είναι σε μορφή χύδην, ενεργείστε σύμφωνα με το βήμα 3 και μετά. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ενεργείστε σύμφωνα με το βήμα 7 και μετά.
   Moving cargo (e.g. conveyor belts, pumped or in pipes)	For liquids see chapter Sampling Methods 1.6 Sampling from moving cargo. For solids see chapter Sampling Methods 2.3 Sampling from moving cargo. For gases see chapter Sampling Methods 4.1 Sampling of moving goods.
   Frozen products	Special attention is required when sampling frozen products to prevent condensation of humidity due to temperature changes and thawing, which will alter the water content of samples. Retail packages: Frozen retail packages should remain unopened. Due to the particular difficulties of retaining the integrity of frozen samples, larger packages than usual are to be taken as samples. If in doubt, consult your customs laboratory. Bulk products: Sampling of frozen products by collecting a number of small pieces such as drillings or chippings is only acceptable for qualitative analysis. It is impossible to prevent the formation of condensation on such samples. For full laboratory analysis goods should be thawed under controlled conditions (e.g. on the importers premises) in their original packaging and sampled when they reached a temperature of ca. 10 ºC by cutting off one sufficiently large piece. If samples are obtained by cutting in the frozen state, one sufficiently large piece represents the sample. It needs to be wrapped tightly so that condensation will occur on the outside of the packaging. Do not attempt the formation of aggregate sample. The cut-off piece needs to be sufficiently big to represent the product.

3. Να λαμβάνετε τα αναγκαία στοιχειώδη δείγματα.
   
   Προσδιορίστε το μέγεθος του συνολικού δείγματος που πρέπει να ληφθεί. Θα πρέπει να λαμβάνονται αρκετά στοιχειώδη δείγματα από την παρτίδα, έτσι ώστε να είναι δυνατό να προετοιμαστούν αρκετά τελικά δείγματα. Το μέγεθος του συνολικού δείγματος εξαρτάται από:
   
   • τον τύπο του εμπορεύματος;
   • τον τύπο της συσκευασίας;
   • την εφαρμοζόμενη μέθοδο ανάλυσης;
   • την επιλογή επιμερισμού του δείγματος.
   
   Η ποσότητα των δειγμάτων που πρέπει να λαμβάνεται εξαρτάται από την ομοιογένεια, τον τύπο του προϊόντος και την απαραίτητη ανάλυση που θα πρέπει να εκτελεστεί στο εργαστήριο. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. τα δελτία δειγματοληψίας σχετικά με το ελάχιστο μέγεθος δείγματος που πρέπει να λαμβάνεται. For goods not covered by a sampling card take as a recommended minimum quantity for each final sample 0,5 l of liquid or 0,5 kg of solid product.
   
   For dual use goods, dangerous goods, narcotics and other psychoactive substances, precursors, new psychoactive substances (NPS), etc., and unknown solid or liquid sample see the chapter Sampling of Dangerous goods.
   
   Generally, the sample size needed for laboratory analysis must not fall below the minimum quantity of sample of a specific card, even when there is the possibility to take less sample. Only in agreement with your customs laboratory you can proceed to take less sample than specified (for example in case of very expensive products or in case that there is not enough sample at all). Also inform the declarant that it is possible to ask for the devolution of the leftover sample, when the analyses and all customs verifications are completed.
   
4. Πρέπει να γίνεται ενδελεχής μείξη των στοιχειωδών δειγμάτων για να ληφθεί ένα συνολικό δείγμα.
5. Divide the aggregate sample into the correct number of identical final samples according to your national guidelines, or as follows:
Quartering method (see Sample Division Scheme)

• The aggregate sample must be heaped up on a level and clean surface and then spread out in a layer of uniform thickness;
• then divide it into four parts using a divider (a frame or tool with four boards set at right-angles which can be pushed down through the layer);
• two opposite quarters should be removed (ensuring all dust and other small particles are also cleared away each time);
• this process should be repeated until the remaining quarters are of a suitable size to make up the final samples;
• the final samples should include any remaining dust or small particles.
Mechanical dividers. Where available Boerner or multiple-slot (Riffle-type) (D01-01) dividers should be used. As with the quartering method, the aggregate sample must be reduced until the remaining quantity is suitable to make up the final samples.


6. Συσκευάστε τα δείγματα σύμφωνα με τις απαιτήσεις συσκευασίας (βλ. Περιέκτες δειγματοληψίας). Η συσκευασία των δειγμάτων που αποστέλλονται στο εργαστήριο πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:
   
   • αριθμό αίτησης για ανάλυση
   • ημερομηνία δειγματοληψίας
   • ονομασία τελωνείου
   • τύπο εμπορεύματος
   • παραπομπή στο έγγραφο που περιγράφει το δείγμα.
   
   Αν δεν είναι δυνατό να γραφούν τα στοιχεία πάνω στη συσκευασία, τοποθετείστε ετικέτα στη συσκευασία.
   
   Βεβαιωθείτε ότι δεν διαγράφετε ούτε καλύπτετε πληροφορίες επάνω στην αρχική συσκευασία.
7. Σφραγίστε τα τελικά δείγματα
   
   Σημείωση:
   Όταν η αρχική συσκευασία προϊόντων προς δειγματοληψία δεν είναι δυνατόν να ανοιχτεί ή/και να σφραγιστεί χωρίς φθορά, π.χ. σε μία τυποποιημένη συσκευασία, η συσκευασία αυτή ενδέχεται να μην είναι αναγκαίο να σφραγιστεί. Μπορείτε απλώς να επισημάνετε τη συσκευασία με σφραγίδα. Ορισμένα κράτη μέλη εφαρμόζουν ενδεχομένως διαφορετική διαδικασία. Μπορείτε επίσης να συσκευάσετε το δείγμα σε διαφανή πλαστικό σάκο και να τοποθετήσετε την ετικέτα και τη σφραγίδα του δείγματος επάνω στον σάκο. Παρακαλείσθε να συμβουλευθείτε τις οδηγίες της χώρας σας.
8. Τα εμπορεύματα πρέπει να συνοδεύονται με δήλωση ότι η δειγματοληψία στο φορτίο πραγματοποιήθηκε από τις τελωνειακές αρχές. Η δήλωση πρέπει να περιέχει σημείωμα που να αναφέρει ποια προϊόντα αφαιρέθηκαν από το φορτίο.
9. Πρέπει να αποθηκεύετε πάντοτε τα δείγματα στις σωστές συνθήκες για την πρόληψη αλλοίωσης των χαρακτηριστικών του προϊόντος. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες εγκαταστάσεις στον χώρο δειγματοληψίας, τότε τα δείγματα πρέπει να μεταφέρονται αμέσως στο τελωνειακό εργαστήριο ή σε κατάλληλο χώρο αποθήκευσης. Η πλημμελής ή λανθασμένη αποθήκευση ενδέχεται να επηρεάσει τη βιωσιμότητα του δείγματος ή/και το αποτέλεσμα της ανάλυσης. Αναζητήστε τις κατάλληλες εθνικές οδηγίες όσον αφορά στις ρυθμίσεις αποθήκευσης και μεταφοράς. Οι σωστές συνθήκες αποθήκευσης μπορεί να περιλαμβάνουν τον έλεγχο της θερμοκρασίας καθώς και της έκθεσης στο φως και στην υγρασία.
   
   Προειδοποίηση
   Όλα τα τελικά δείγματα πρέπει να αποστέλλονται στο τελωνειακό εργαστήριο, όταν οι συνθήκες αποθήκευσης είναι ανεπαρκείς στο τελωνείο σας, ή σε κατάλληλο μέρος αποθήκευσης.
10. Κατά τη δειγματοληψία συχνά ανοίγετε τις συσκευασίες των προϊόντων και μπορεί να προκληθεί φθορά. Μετά τη δειγματοληψία, η συσκευασία από την οποία ελήφθησαν τα δείγματα πρέπει να κλείνει με ασφάλεια και να αναγράφεται ένδειξη ότι έχει ληφθεί δείγμα. Αυτό πραγματοποιείται από τον διασαφιστή, εφόσον είναι παρών.
11. Η διαδικασία δειγματοληψίας συχνά δημιουργεί ορισμένα απόβλητα ή αλλοιωμένα εμπορεύματα. Οφείλετε να προσπαθήσετε να περιορίσετε την ποσότητα των αλλοιωμένων εμπορευμάτων όταν φτιάχνετε το σχέδιο δειγματοληψίας. Οι μη χρησιμοποιηθείσες ποσότητες μπορεί να επιστέφονται στον διασαφιστή. Πρόσθετα προϊόντα δεν πρέπει ποτέ να επιστρέφονται στο φορτίο, διότι μπορούν να προκαλέσουν μόλυνση. Διαθέστε τα απόβλητα και αλλοιωμένα εμπορεύματα σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές και διαδικασίες.
    
    Γενικές κατευθυντήριες γραμμές για τη διάθεση αποβλήτων ή αλλοιωμένων εμπορευμάτων παρέχονται στο τμήμα «Υγεία και ασφάλεια», Εισαγωγή σε γενικές αρχές, και στα ΔΔΑ.