Probenahmeverfahren

Wenn Sie für die Probenahme selbst zuständig sind, verfahren Sie bitte wie folgt:

1. Prüfen Sie alle verfügbaren Informationen über die Waren, von denen Proben entnommen werden sollen, um sich über die Art der zu entnehmenden Proben zu informieren.
2. Ermitteln Sie anhand der folgenden Informationen, welche Probenmengen jeweils erforderlich sind (siehe auch Mindestprobengröße in Schritt 3).
   
   

   Verpackung	Verfahren zur Probenahme
   Einzelhandelspackungen und Enderzeugnisse: Weitere Informationen zu spezifischen Beprobungskarten finden Sie im Abschnitt Einzelhandelspackungen und Enderzeugnisse	Flaschen, Beuteln oder sonstigen Gefäßen als Probe. Stellen Sie sicher, dass alle Dosen, Flaschen, Beutel oder sonstigen Gefäße aus derselben Partie stammen. Wählen Sie die Sammelproben aus der in den meisten Fällen zahlenmäßig größten Partie aus. Verwenden Sie grundsätzlich ungeöffnete, unbeschädigte Packungen. Wenn eine Sendung den Kennzeichnungen auf den Verpackungen zufolge unterschiedliche Erzeugnisse enthält (z. B. verschiedene Konfitüresorten in einer Konfitüren-Partie), entnehmen Sie Proben von jeder einzelnen Sorte. Wenn die Sendung homogen ist, sind gegebenenfalls weniger Proben ausreichend. Die Mindestmenge/das Mindestgewicht identischer Endproben, die/das das Labor Ihren nationalen Leitlinien zufolge benötigt, sollte grundsätzlich ausreichend sein. Nach der Entnahme der Probe fahren Sie mit dem folgenden Schritt 7 fort.
   Bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages	Take incremental samples from a number of these packages, based on chapter Sampling Methods 2.1 Sampling of bulk products in bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages. Verfahren Sie dazu, wie im Folgenden ab Schritt 3 beschrieben.
   Massengüter	Bestimmen Sie die Zusammensetzung der Erzeugnisse. Erzeugnisse sind dann als homogen zu betrachten, wenn die Zusammensetzung über eine gesamte Sendung einheitlich ist. Erzeugnisse sind dann als nicht heterogen (nicht einheitlich) zu betrachten, wenn die Zusammensetzung innerhalb einer Sendung uneinheitlich ist. Wenn Erzeugnisse in Form von Pellets, Körnern oder Pulvern vorliegen, können sich kleinere Partikel lösen. In Flüssigkeiten können kleine Partikel absinken, schweben oder an die Oberfläche treiben. If the mixing is not possible (e.g. due to the size of the consignment or because of liquids presented in the frozen state) take more incremental samples at random from different parts of the consignment to ensure your sample is representative. See also chapter Sampling Methods 2.2 Sampling of bulk products for more information. Verfahren Sie, wie im Folgenden ab Schritt 3 beschrieben.
   Lose einer Partie (mehrere Lose)	Die Lose sind getrennt zu beproben. Aus den Kennzeichnungsetiketten können Sie zuverlässig ersehen, ob Sie es mit Losen (d. h. mit ähnlichen Erzeugnissen, die zwar Bestandteil einer einzigen Sendung sind, aber etwa jeweils zu unterschiedlichen Zeitpunkten hergestellt wurden) oder Chargen zu tun haben. Wenn eine Partie aus einem Massengut besteht, verfahren Sie, wie ab Schritt 3 beschrieben. In allen sonstigen Fällen gehen Sie vor, wie ab Schritt 7 erläutert.
   Moving cargo (e.g. conveyor belts, pumped or in pipes)	For liquids see chapter Sampling Methods 1.6 Sampling from moving cargo. For solids see chapter Sampling Methods 2.3 Sampling from moving cargo. For gases see chapter Sampling Methods 4.1 Sampling of moving goods.
   Frozen products	Special attention is required when sampling frozen products to prevent condensation of humidity due to temperature changes and thawing, which will alter the water content of samples. Retail packages: Frozen retail packages should remain unopened. Due to the particular difficulties of retaining the integrity of frozen samples, larger packages than usual are to be taken as samples. If in doubt, consult your customs laboratory. Bulk products: Sampling of frozen products by collecting a number of small pieces such as drillings or chippings is only acceptable for qualitative analysis. It is impossible to prevent the formation of condensation on such samples. For full laboratory analysis goods should be thawed under controlled conditions (e.g. on the importers premises) in their original packaging and sampled when they reached a temperature of ca. 10 ºC by cutting off one sufficiently large piece. If samples are obtained by cutting in the frozen state, one sufficiently large piece represents the sample. It needs to be wrapped tightly so that condensation will occur on the outside of the packaging. Do not attempt the formation of aggregate sample. The cut-off piece needs to be sufficiently big to represent the product.

3. Entnehmen Sie die erforderlichen Einzelproben.
   
   Bestimmen Sie den Umfang der herzustellenden Sammelprobe. Entnehmen Sie eine hinreichend große Anzahl an Einzelproben einer Partie, dass zumindest eine ausreichende Anzahl an Endproben hergestellt werden kann. Der Umfang der Sammelprobe hängt von folgenden Faktoren ab:
   
   • Art der Ware,
   • Art der Verpackung,
   • verwendete Analysemethode,
   • Möglichkeit einer Probenteilung.
   
   Die Menge der zu entnehmenden Proben ist abhängig von der Homogenität, der Produktart und den im Labor durchzuführenden Analysen. Weitere Informationen zur Mindestgröße der zu entnehmenden Proben finden Sie in den Beprobungskarten. For goods not covered by a sampling card take as a recommended minimum quantity for each final sample 0,5 l of liquid or 0,5 kg of solid product.
   
   For dual use goods, dangerous goods, narcotics and other psychoactive substances, precursors, new psychoactive substances (NPS), etc., and unknown solid or liquid sample see the chapter Sampling of Dangerous goods.
   
   Generally, the sample size needed for laboratory analysis must not fall below the minimum quantity of sample of a specific card, even when there is the possibility to take less sample. Only in agreement with your customs laboratory you can proceed to take less sample than specified (for example in case of very expensive products or in case that there is not enough sample at all). Also inform the declarant that it is possible to ask for the devolution of the leftover sample, when the analyses and all customs verifications are completed.
   
4. Mischen Sie die Einzelproben gründlich, um die benötigte Sammelprobe herzustellen.
5. Divide the aggregate sample into the correct number of identical final samples according to your national guidelines, or as follows:
Quartering method (see Sample Division Scheme)

• The aggregate sample must be heaped up on a level and clean surface and then spread out in a layer of uniform thickness;
• then divide it into four parts using a divider (a frame or tool with four boards set at right-angles which can be pushed down through the layer);
• two opposite quarters should be removed (ensuring all dust and other small particles are also cleared away each time);
• this process should be repeated until the remaining quarters are of a suitable size to make up the final samples;
• the final samples should include any remaining dust or small particles.
Mechanical dividers. Where available Boerner or multiple-slot (Riffle-type) (D01-01) dividers should be used. As with the quartering method, the aggregate sample must be reduced until the remaining quantity is suitable to make up the final samples.


6. Verpacken Sie die Proben gemäß den geltenden Verpackungsvorschriften (siehe Probenahmebehälter). Auf der Verpackung der an das Labor eingeschickten Proben müssen die folgenden Angaben ersichtlich sein:
   
   • Anzahl der Analyseaufträge,
   • Datum der Probenahme,
   • Name der Zollstelle,
   • Art der Ware,
   • Angaben zum Dokument, in dem die Probe beschrieben wird.
   
   Wenn die betreffenden Angaben unmittelbar auf der Verpackung abgedruckt werden können, bringen Sie auf der Verpackung einen Aufkleber an.
   
   Achten Sie darauf, dass Sie die Angaben auf der Originalverpackung nicht überdecken oder in sonstiger Weise unleserlich machen.
7. Verschließen Sie die Endproben.
   
   Hinweis
   Wenn die Originalverpackung der Erzeugnisse, von denen Proben entnommen werden sollen, nicht geöffnet und/oder nicht verschlossen werden kann, ohne die Verpackung zu beschädigen, braucht die betreffende Verpackung u. U. nicht verschlossen zu werden. Anstelle eines Aufklebers können Sie auf der Verpackung auch einfach einen Stempel anbringen. Die Vorgehensweise kann je nach Mitgliedstaat unterschiedlich sein. Alternativ können Sie die Probe auch in einen durchsichtigen Kunststoffbeutel packen, den Probenaufkleber auf diesem Beutel anbringen und den Beutel verschließen. Auch in diesem Fall sind Ihre nationalen Leitlinien zu berücksichtigen.
8. Den Waren sollte eine Erklärung dahin gehend beigefügt sein, dass die Zollbehörden Proben aus der betreffenden Sendung entnommen haben. Aus der Erklärung muss mindestens hervorgehen, welche Erzeugnisse aus der Sendung entnommen wurden.
9. Proben sind grundsätzlich unter angemessenen Bedingungen aufzubewahren, um Änderungen der Produktmerkmale auszuschließen. Wenn in der mit den Proben befassten Stelle keine geeignete Ausrüstung verfügbar ist, müssen die Proben umgehend zum Zolllabor gebracht oder an einem geeigneten Ort gelagert werden. Eine unangemessene oder unsachgemäße Lagerung kann die Haltbarkeit der Probe und/oder das Analyseergebnis beeinträchtigen. Beachten Sie Ihre nationalen Leitlinien zur Lagerung und zum Transport von Proben. Zur Gewährleistung angemessener Lagerungsbedingungen müssen unter Umständen auch die Einwirkung von Licht und Feuchtigkeit sowie die Temperatur kontrolliert werden.
   
   Achtung
   Wenn die Lagerungsbedingungen in Ihrer Zollstelle ungeeignet sind, müssen Sie alle Endproben an das Zolllabor oder einen geeigneten Lagerort schicken.
   
   
10. Bei der Probenahme werden Sie häufig Produktverpackungen öffnen. Dabei kann es zu Beschädigungen kommen. Nach der Probenahme sind Verpackungen, aus denen die Proben entnommen wurden, vom Anmelder (soweit anwesend) sicher zu verschließen und mit einem Hinweis auf die erfolgte Probenahme zu versehen.
11. Häufig fallen bei der Probenahme in gewissem Umfang Abfälle an, oder Erzeugnisse werden infolge der Untersuchungen unbrauchbar. Versuchen Sie bei der Probenahme, den Umfang der Erzeugnisse, die infolge der Untersuchungen unbrauchbar werden, auf ein Minimum zu begrenzen. Dem Anmelder sollte die Rückgabe nicht verwendeter Anteile des Probenmaterials angeboten werden. Angesichts des Kontaminationsrisikos darf nicht verwendetes Probenmaterial unter keinen Umständen in die betreffende Sendung zurückgegeben werden. Entsorgen Sie die Abfälle und unbrauchbar gewordene Erzeugnisse nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften und den maßgeblichen örtlichen Verfahren.
    
    Allgemeine Leitlinien zur Entsorgung von Abfällen oder unbrauchbar gewordenen Erzeugnissen sind dem Abschnitt „Gesundheitsschutz und Sicherheit“ sowie dem Abschnitt Allgemeine Grundsätze – Einführung und dem Abschnitt über Sicherheitsdatenblätter zu entnehmen.