Procedurer for prøveudtagning

Hvis du er ansvarlig for at udtage prøverne, er fremgangsmåden som følger:

1. Tjek alle tilgængelige oplysninger om de varer, du skal udtage prøver af, for at finde ud af hvilken form for prøver der skal tages.
2. Fastslå på grundlag af følgende, hvilke mængder der skal udtages prøver af. Se Mængde af prøver.
   
   

   Emballage	Procedure for prøveudtagning
   Detailemballager og færdige artikler. Se yderligere oplysninger på kortet for procedure for prøveudtagning Detailemballage og færdige artikler	Udtag et passende antal dåser, flasker, poser eller glas som prøve. Kontroller, at alle dåser, flasker, poser eller glas repræsenterer samme batch. Vælg samleprøverne fra det parti, som indeholder flest af de højeste antal. Tag altid uåbnede, intakte emballager. Hvis etiketterne på emballagen viser, at sendingen indeholder forskellige produkter (f.eks. kan en sending marmelade indeholde forskellige slags marmelade), skal du tage prøver af hver slags. Det kan være tilstrækkeligt med færre prøver, hvis forsendelsen er homogen. I princippet bør mindsteantallet/-vægten af identiske slutprøver, som i henhold til de nationale retningslinjer kræves sendt til laboratoriet, være tilstrækkeligt. Fortsæt efter udtagning af prøverne til trin 7 nedenfor.
   Bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages	Take incremental samples from a number of these packages, based on chapter Sampling Methods 2.1 Sampling of bulk products in bales, barrels, bags, tins, cans or other transport packages. Proceduren er beskrevet nedenfor fra trin 3 og videre.
   Bulk	Fastslå varernes sammensætning. Varerne er homogene, når sammensætningen er ensartet i hele sendingen. Varerne er heterogene (ikke ensartede), når sammensætningen er forskellig i hele forsendelsen. Når varerne er i form af granulat, korn eller pulver, kan mindre partikler udskilles, og i væsker kan små partikler synke, flyde eller komme op på overfladen. Sørg for, at de øverste, midterste og nederste lag er ordentligt blandet, før prøverne udtages. If the mixing is not possible (e.g. due to the size of the consignment or because of liquids presented in the frozen state) take more incremental samples at random from different parts of the consignment to ensure your sample is representative. See also chapter Sampling Methods 2.2 Sampling of bulk products for more information. Proceduren er beskrevet nedenfor fra trin 3 og videre.
   Batch eller ladning (mere end én batch)	Prøver udtages fra hver batch. Etiketter kan pålideligt vise, om du håndterer batcher (en sending af ens varer – men med f.eks. forskellige produktionsdatoer) eller ladninger. Når partiet er i bulk, fortsætter du ifølge trin 3 og videre. I alle andre tilfælde fortsætter du ifølge trin 7 og videre.
   Moving cargo (e.g. conveyor belts, pumped or in pipes)	For liquids see chapter Sampling Methods 1.6 Sampling from moving cargo. For solids see chapter Sampling Methods 2.3 Sampling from moving cargo. For gases see chapter Sampling Methods 4.1 Sampling of moving goods.
   Frozen products	Special attention is required when sampling frozen products to prevent condensation of humidity due to temperature changes and thawing, which will alter the water content of samples. Retail packages: Frozen retail packages should remain unopened. Due to the particular difficulties of retaining the integrity of frozen samples, larger packages than usual are to be taken as samples. If in doubt, consult your customs laboratory. Bulk products: Sampling of frozen products by collecting a number of small pieces such as drillings or chippings is only acceptable for qualitative analysis. It is impossible to prevent the formation of condensation on such samples. For full laboratory analysis goods should be thawed under controlled conditions (e.g. on the importers premises) in their original packaging and sampled when they reached a temperature of ca. 10 ºC by cutting off one sufficiently large piece. If samples are obtained by cutting in the frozen state, one sufficiently large piece represents the sample. It needs to be wrapped tightly so that condensation will occur on the outside of the packaging. Do not attempt the formation of aggregate sample. The cut-off piece needs to be sufficiently big to represent the product.

3. Udtag de nødvendige enkeltprøver.
   
   Bestem størrelsen på samleprøven, der skal udtages. Der udtages enkeltprøver nok af partiet, så der kan fremstilles slutprøver nok. Størrelsen af samleprøven afhænger af:
   
   • varetypen;
   • emballagetypen;
   • den anvendte analysemetode;
   • muligheden for at opsplitte prøven.
   
   Antallet af prøver, der skal udtages, afhænger af homogeniteten, produkttypen og den nødvendige analyse, som skal gennemføres i laboratoriet. Se prøvekortene for yderligere oplysninger om minimumsstørrelsen på den prøve, der skal udtages. For goods not covered by a sampling card take as a recommended minimum quantity for each final sample 0,5 l of liquid or 0,5 kg of solid product.
   
   For dual use goods, dangerous goods, narcotics and other psychoactive substances, precursors, new psychoactive substances (NPS), etc., and unknown solid or liquid sample see the chapter Sampling of Dangerous goods.
   
   Generally, the sample size needed for laboratory analysis must not fall below the minimum quantity of sample of a specific card, even when there is the possibility to take less sample. Only in agreement with your customs laboratory you can proceed to take less sample than specified (for example in case of very expensive products or in case that there is not enough sample at all). Also inform the declarant that it is possible to ask for the devolution of the leftover sample, when the analyses and all customs verifications are completed.
   
4. Bland enkeltprøverne grundigt til samleprøven.
5. Divide the aggregate sample into the correct number of identical final samples according to your national guidelines, or as follows:
Quartering method (see Sample Division Scheme)

• The aggregate sample must be heaped up on a level and clean surface and then spread out in a layer of uniform thickness;
• then divide it into four parts using a divider (a frame or tool with four boards set at right-angles which can be pushed down through the layer);
• two opposite quarters should be removed (ensuring all dust and other small particles are also cleared away each time);
• this process should be repeated until the remaining quarters are of a suitable size to make up the final samples;
• the final samples should include any remaining dust or small particles.
Mechanical dividers. Boerner or multiple-slot (Riffle-type) (D01-01) dividers should be used. As with the quartering method, the aggregate sample must be reduced until the remaining quantity is suitable to make up the final samples.


6. Pak prøverne ifølge emballagekravene (se Prøvebeholdere). Emballagen til de prøver, der sendes til laboratoriet, skal indeholde følgende oplysninger:
   
   • nummer på analysebestillingen;
   • prøveudtagningsdato;
   • navn på toldkontoret;
   • varetype;
   • en henvisning til dokumentet med beskrivelse af prøven.
   
   Hvis det ikke er muligt at anføre oplysningerne på emballagen, sættes en etiket på emballagen.
   
   Sørg for ikke at slette eller dække oplysningerne på den originale emballage.
7. Forsegl slutprøverne.
   
   NB
   Når originalemballagen til produkter, der skal udtages prøver af, ikke kan åbnes og/eller forsegles uden beskadigelse, f.eks. i en standardemballage, skal denne emballage måske ikke forsegles. Du kan blot mærke emballagen med et stempel. Denne procedure kan variere i nogle medlemsstater. Alternativt kan prøven emballeres i en klar plastpose, og prøveetiketten og forseglingen sættes på posen. Tjek de nationale retningslinjer.
8. Varerne vedlægges en erklæring om, at toldmyndighederne har udtaget prøver af sendingen. Erklæringen skal indeholde en note om, hvilke produkter der er udtaget af sendingen.
9. Opbevar til enhver tid prøverne under de korrekte betingelser for at forhindre ændringer i produktets kendetegn. Hvis der ikke er tilgængelige faciliteter på prøvetagningskontoret, skal prøverne omgående transporteres til toldlaboratoriet eller et egnet opbevaringssted. Utilstrækkelig eller ukorrekt opbevaring kan påvirke prøvens levetid og/eller analyseresultatet. Tjek din nationale vejledning med hensyn til opbevarings- og transportordninger. Korrekte opbevaringsbetingelser kan omfatte kontrol med eksponering for lys og fugt samt temperatur.
   
   Advarsel
   Alle slutprøver skal sendes til toldlaboratoriet, når opbevaringsforholdene er utilstrækkelige på toldkontoret, eller til et passende opbevaringssted.
10. Under prøveudtagningen vil du ofte åbne produktemballagen, og der kan ske beskadigelser. Efter prøveudtagningen skal den emballage, der blev taget prøver fra, lukkes sikkert og mærkes for at vise, at der er udtaget en prøve. Det bør gøres af klarereren, hvis denne er til stede.
11. Prøveudtagningen vil ofte forårsage et vist spild eller ødelagte varer. Du bør prøve at begrænse mængden af ødelagte varer, når du laver din prøveudtagningsplan. Eventuelt ubrugte portioner kan klarereren få tilbudt at få tilbage. Overskudsprodukter må aldrig sættes tilbage i sendingen, fordi de kan forårsage kontaminering. Affald og ødelagte varer bortskaffes i overensstemmelse med nationale retningslinjer og lokale procedurer.
    
    Generelle retningslinjer for bortskaffelse af affald eller ødelagte varer er anført i afsnittet "Sundhed og sikkerhed", Introduktion til generelle principper, og i SDS.