1. Balení
Po odběru vzorků je třeba zkontrolovat nepropustnost vzorkovnic. Vnější povrch balení musí být čistý a suchý. Dojde-li k úniku, je nutné používané vzorkovnice, zátky či uzávěry opravit nebo vyměnit. Následně by měla být provedena opětovná kontrola, a pokud úniky trvají, měly by být odebrány úplně nové vzorky.
Vzorkovnice použité pro vzorky těkavých kapalin by měly být naplněny přibližně do max. 90 % svého celkového objemu.
Na obaly obsahující vzorky nebezpečných věcí/složek se mají umístit varovné symboly či značení uvádějící možná nebezpečí.
2. Zapečetění
Vzorkovnice by měla být náležitým způsobem opatřena závěrou (zapečetěna) dle požadavků národního předpisu a to podle použitého obalu, aby se zabránilo neoprávněné a nevhodné manipulaci se vzorky (a zajistila se integrita obsahu). Celní závěra musí být připojena pevně a trvanlivě tak, aby se předešlo jejímu poškození během uchovávání vzorku či přepravy a aby byl zabezpečen důkazní řetězec.
Celní správa ČR provádí kontrolu pravosti olověných celních závěr.
Celní závěry se používají pro zajištění míst a zařízení, kde je vyžadována jejich evidenčně zajišťovací funkce, jako jsou rafinerie, destilovny, pálenice či sklady. Někdy je nezbytné prověřit pravost těchto závěr a provést jejich kontrolu k vyloučení neoprávněné manipulace.
Olověná celní závěra po zavěšení a sevření plombovacími kleštěmi nese ve vtiscích na těle závěry jedinečné identifikační znaky aversní a reversní raznice plombovacích kleští a nelze s ní provést nedovolenou manipulaci bez jejího porušení nebo zanechání viditelných stop po násilném vniknutí.
Při odběru olověných celních závěr není třeba zvláštních vzorkovacích pomůcek. Pro sejmutí závěry je možné použít štípací kleště k rozdělení očka smyčky opředeného drátku. Pro transport sejmuté závěry se použije plastový nebo papírový sáček nebo papírová obálka.
Olověná celní závěra se z místa zavěšení sejme tak, že se očko v jednom místě smyčky rozdělí a opředený drátek se vytáhne ze zajišťovaného místa. Tělo plomby a opředený drátek tvoří jeden celek (vzorek). Opředený drátek očka se rozdělí až za uzlem před vstupním otvorem. V případě, že uzel před vstupními otvory není vytvořen, rozdělí se opředený drátek dále od těla závěry, aby nedošlo k jejímu poškození v místě vstupu drátků do těla plomby. Při oddělování drátku se nesmí zasáhnout do těla závěry a poškodit je. Očko drátku nelze z otvorů, kudy prochází zajišťovaným místem vytrhovat násilím, dochází tak k poškození vstupních otvorů, případně reliéfu uvnitř plomby. Opředený drátek se po sejmutí závěry nesmí zkracovat.
Pro zabalení a manipulaci je možné opředený drátek složit tak, aby nedošlo k poškození uzlu před vstupním otvorem, vstupního otvoru a zejména reliéfu na těle závěry vtiskem opředeného drátku.
Po sejmutí musí být každá závěra k přepravě na analýzu zabalena samostatně. Manipulace s tímto vzorkem vyžaduje takové zacházení, aby nedošlo k jeho poškození. Při styku olověného těla závěry s ostrými předměty nebo opředeným drátkem by mohlo dojít k nanesení nevratných změn do reliéfu na těle závěry.
3. Označení
Označení na štítcích musí být dobře čitelné a stálé, aby se při uchovávání, manipulaci a přepravě zabránilo jeho smazání či záměna (pozměnění).
V případě maloobchodních balení celní označení nemá zakrývat původní obchodní označení výrobku (ochrannou známku, označení výrobce, obsahu, datum trvanlivosti atd.). Doporučuje se umístit toto maloobchodní balení do plastového obalu, na který se umístí štítek a závěra.
Musí být dodrženy předpisy týkající se zdraví a bezpečnosti.
4. Průvodní dokumenty ke konečným vzorkům
Průvodní dokumenty musí být v souladu s pravidly stanovenými celní správou. Vychází se z národních podmínek. V některých členských státech jsou používány pouze dokumenty v digitální podobě. Jsou zasílány do celní laboratoře prostřednictvím e-mailu či jsou součástí integrovaných informačních systémů. Mohou být rovněž přiloženy kopie příslušných dokumentů týkající se povahy zboží (materiálové bezpečnostní listy - MSDS, technické specifikace, osvědčení kvality/shody atd.).
5. Uchovávání vzorků
Podmínky uchovávání (skladování) jsou dány povahou a vlastnostmi odebraných vzorků. Skladovací podmínky mají zajistit, aby parametry vzorku, jež mají být analyzovány, nejsou jakkoli pozměněny.
Musí být dodrženy předpisy týkající se zdraví a bezpečnosti.
Obecně by vzorky měly být uchovávány v čisté, suché, tmavé, chladné a dostatečně odvětrávané místnosti. Teplota skladování by měla být pravidelně sledována. Teplota v těchto prostorách by neměla klesnout pod 0 °C a neměla by překročit 30 °C.
- Vzorky potravin musí být skladovány odděleně od ostatních vzorků. Zboží podléhající rychlé zkáze musí být skladováno v chladicích či mrazicích zařízeních. Jsou-li vzorky zmrazené, musí se uchovávat při teplotě nižší než -18 °C a teplotu je třeba pravidelně sledovat.
- Hořlavé látky musí být uchovávány v souladu s předpisy o požární bezpečnosti.
Nemůže-li celní pracoviště zabezpečit tyto podmínky a nelze-li vzorek dopravit okamžitě do celní laboratoře, měly by být využity náhradní skladovací prostory, jež splňují podmínky zaručující zachování kvality a neporušitelnosti vzorků. Musí být dodrženy předpisy týkající se bezpečnosti práce, ochrany zdraví a životního prostředí.
Doporučuje se, aby každé celní pracoviště určilo pracovníka, jenž bude pověřen správou zařízení pro uchovávání vzorků. V rámci popisu práce takové osoby mají být vymezeny rovněž tyto činnosti:
- přijímání vzorků za účelem uchovávání a jejich přepravy pro provedení analýzy a vedení příslušných záznamů,
- sledování lhůt vztahujících se k uchovávání vzorků,
- provádění likvidace vzorků po plynutí těchto lhůt,
- zabezpečení trvalého dodržování požadavků pro uchovávání vzorků.
U určitých výrobků musí být dodrženy zvláštní podmínky uchovávání. Níže je uveden výčet některých z nich. Ve specifických případech se však použije příslušná karta postupu pro odběr vzorků.
| Výrobek | Podmínky |
| Vzorky citlivé na světlo | Uchovávejte v temnu |
| Vzorky vydávající jedovaté či pronikavé pachy | Možné uchovávání v digestoři či v místnosti s dostatečným odvětráváním |
| Vysoce hořlavé a jiné nebezpečné vzorky | Viz materiálové bezpečnostní listy (MSDS). Uchovávání v bezpečnostních skříních, je-li to možné. Nejsou-li k dispozici žádné údaje, požádejte laboratoř o sdělení podmínek uchovávání. |
| Vzorky podléhající rozkladu | Uchovávání v mrazicím či chladicím zařízení, v závislosti na povaze výrobku |
| Snadno zkazitelné vzorky | Zamrazený vzorek - Po konzultaci s laboratoří uveďte na záznamu ke vzorku zasílaného k laboratorní analýze, že uvedený výrobek byl zamrazen celníkem. |
| Vzorky chlazených výrobků | Uchovávat při teplotě přibližně 4 °C |
| Vzorky zmrazených výrobků | Uchovávat při teplotě přibližně -18 °C |
| Vzorky potravinových výrobků v maloobchodním balení či vzorky léčiv a farmaceutických přípravků | Uchovávat za podmínek uvedených na obalu, avšak o teplotě nepřevyšující cca 25 °C |
| Vzorky minerálních olejů | Hořlavé látky se musí uchovávat v řádně odvětrávané místnosti. |
Pokud jsou podmínky pro uchovávání v prostorech vašeho celního úřadu nevhodné, musí být veškeré konečné vzorky odeslány co nejdříve do celní laboratoře. Pokud jde o lhůty uchovávání, řiďte se vašimi národními předpisy.
6. Přeprava
Musíte zajistit, aby přepravní podmínky zabezpečovaly neporušitelnost a zachování vlastností přepravovaných vzorků. Při přepravě je třeba dodržet níže uvedená pravidla.
Pro přepravu vzorků do celní laboratoře lze využít různé druhy přepravy, jejichž použití závisí na národních podmínkách příslušného členského státu.
| Přeprava | Poznámky |
| Poštou | Lze využít pouze u vzorků bez nebezpečných vlastností a nutnosti zvláštních skladovacích podmínek |
| Běžnými dopravními prostředky, jež nejsou vybaveny pro přepravu vzorků chemických látek či chlazeného či zamrazeného zboží | Lze využít pouze u vzorků bez nebezpečných vlastností a nutnosti zvláštních skladovacích podmínek |
| Dopravními prostředky se zvláštním vybavením, např. pro přepravu vzorků chemických látek či zmrazeného zboží | Tímto způsobem lze přepravovat všechny druhy vzorků, pokud neexistuje riziko křížové kontaminace. Toto je nejvhodnější způsob pro přepravu vzorků uchovávaných za zvláštních podmínek. |
| Kurýrem | Tímto způsobem lze přepravovat všechny druhy vzorků, pokud neexistuje riziko křížové kontaminace. U běžné přepravy je vhodné použít kurýrní služby. |
| Celními úředníky | Přímé doručení do celní laboratoře, bez ohledu na to, zda se jedná o naléhavé doručení. |
Vzorky kapalin, plynů či nebezpečné vzorky nelze zaslat poštou nebo přepravovat, aniž by byly opatřeny zvláštním vybavením pro jejich uložení. Tímto způsobem nelze rovněž přepravovat vzorky, jež musí být uchovány v chlazeném či zmrazeném stavu.
Pro podrobnější informace týkající se přepravy vzorků se řiďte národním předpisem.
Obecně není nutné zasílat vzorky do celní laboratoře neprodleně, má-li celní pracoviště k dispozici vyhovující zařízení pro jejich uchovávání. Vzorky lze před jejich odesláním do celní laboratoře po určitou dobu shromaždovat. Nákladní dodávka či nákladní automobil použité pro přepravu musí být vybaveny nezbytnými bezpečnostními prvky, aby byla možná přeprava různých druhů nebezpečných výrobků v rámci jednoho nákladu. Lhůty pro doručení vzorků do laboratoře musí být dodrženy.
V případě přepravy kurýrní službou by měly být všechny celní pracoviště propojeny, aby bylo zajištěno pravidelné vyzvedávání vzorků. Z praktického hlediska není vždy možné napojit všechna celní pracoviště na přepravní síť. Tak tomu bude v případě odloučeného celního pracoviště na hranicích, na kterém dochází k odběru vzorků pouze zřídka. Takováto pracoviště mohou zaslat vzorky s využitím jiného způsobu přepravy. Naléhavá přeprava vzorků může být provedena prostřednictvím kurýrní služby, která doručí vzorky do celní laboratoře během 24 hodin či v ještě kratším čase. Zabezpečte, aby kurýrní služba disponovala příslušným vybavením pro bezpečné uchování vzorku během jeho přepravy. Tento způsob přepravy bude obvykle velmi nákladný. Pokud jde o méně naléhavý případ, lze použít jiný druh přepravy.
Vzorky by měly být během přepravy umístěny do dodatečných přepravních obalů (papírových krabic, přepravek, speciálních kontajnerů atd.). Jednotlivé vzorky mohou být umístěny z bezpečnostních důvodů do oddělených plastových pytlíků.
Pro uchovávání a přepravu vzorků do laboratoře lze využít přepravních či rozvozových přepravek (boxů). Měly by být opatřeny uzavíratelným víkem. Lze je vyplnit vermikulitem nebo jiným inertním produktem ve formě pelet, který se využije jako balení a výplň. Takto lze předejít možným škodám a v případě úniku bude kapalina absorbována.
Vzorky nebezpečného zboží musí být uchovávány, skladovány a přepravovány v oddělených přepravkách. Tyto boxy musí být označeny bezpečnostním označením s uvedením třídy nebezpečnosti (řiďte se podle materiálových bezpečnostních listů - MSDS). Řidič musí zaznamenat toto nebezpečné zboží na zvláštní seznam. Ve přepravce má být uložen formulář žádosti o provedení laboratorní analýzy.
VAROVÁNÍ
Vzorky látek, jež mohou vzájemně reagovat, by neměly být nikdy uchovávány či přepravovány ve stejné přepravce. To znamená, že je třeba zabránit jakémukoliv fyzickému kontaktu, vzájemné chemické interakci či křížové kontaminaci, jež by ovlivnily vzorky nebo v jejichž důsledku by došlo ke vzniku nebezpečné situace (uvolnění výparů, vzniku požáru či výbuchu).
Vzorky
potravin nebo chemických látek musí být v rámci jedné přepravy umístěné odděleně (přepravky, balicí krabice atd.), aby se zabránilo jakékoli možnosti jejich vzájemného přímého kontaktu.
Zmrazené či chlazené vzorky musí být přepravovány v mobilních mrazicích zařízeních, chladicích schránkách či v případě přepravy na krátkou vzdálenost ve vacích nebo schránkách s tepelnou izolací. Je třeba zabezpečit, aby byly trvale chlazeny na příslušnou teplotu, o čemž se vedou záznamy.
Přeprava vzorků chemických látek, u nichž může při přepravě dojít
k samovznícení, výbuchu či uvolnění toxických plynů, je zakázána.
Vzorky,
jež mohou vytvářet statický výboj, mají být přepravovány zabalené v nevodivých elektrických materiálech.
V případě
hořlavých kapalin lze přepravovat maximálně 30 l, z nichž může být nejvýše 10 l hořlaviny označené kategorií nebezpečí 1 (viz tabulka). Přepravní vozidlo musí být vybaveno hasicím přístrojem.
Kapitola 3.4 Evropské dohody o mezinárodní silniční přepravě nebezpečných věcí - ADR uvádí výjimky pro vymezená množství nebezpečných věcí.
| Přepravované množství | Bod vzplanutí | Příklady |
| Maximálně 10 l | < 21 °C | Čistý etanol, benzin |
| Maximálně 30 l | 21 °C - <55 °C | Kerosín, lakový benzin (white spirit) |
| Maximálně 30 l | 55 °C - 150 °C | Motorová nafta (plynový olej), topné oleje (lehká frakce) |
| Maximálně 30 l | > 150 °C | Mazací oleje, topné oleje (těžká frakce) |
Jsou-li vzorky přepravovány v přepravních kontejnerech (schránkách), musí být splněny tyto požadavky:
- Kontejnery musí být uzavřeny celní závěrou (pečetí) dle požadavku národních předpisů.
- Přepravní schránky musí být označeny názvem odesílatele.
- Formuláře týkající se odebraných vzorků lze umístit do schránek se vzorky nebo předat v zapečetěné obálce řidiči.
- Vzorky, které vzhledem k jejich nadměrné velikosti nelze přepravovat v přepravkách, lze přepravovat bezpečně zabalené jako samostatné jednotky.
- Zmrazené nebo chlazené vzorky by měly být přepravovány v původním balení a uchovávány ve speciálním chladicím nebo mrazicím zařízení transportního vozidla.
Vždy zajistěte, aby byly vzorky odeslány do laboratoře včas a k balení byla přiložena správná dokumentace. Řiďte se požadavky národních předpisů.
Varování
Máte-li pochybnosti ohledně balení a přepravy nebezpečných věcí nebo neznámých látek, požádejte o radu celní laboratoř.
Výše uvedená pravidla a požadavky jsou demonstrativním výčtem a použijí se podle konkrétních okolností.7. Přejímka celní laboratoří
Vzorky musí být doručeny do laboratoře bez poškození, aby je bylo možné přijmout. Při transportu do laboratoře je nutné dodržet níže uvedené požadavky. Pokud nejsou dodrženy, laboratoř kontaktuje celníka (žadatele) a je oprávněna převzetí vzorku odmítnout.
Všechny vzorky musí splňovat:
- Vzorky musí být označeny s uvedením podrobných údajů o vzorku, včetně referenčního (evidenčního) čísla vzorku.
- Vzorek musí být zapečetěn (opatřen závěrou). Vzorek se považuje za zapečetěný, jsou-li splněna tato kritéria:
- Vzorek je předán přímo celníkem.
- Balení obsahuje štítek. Štítek je připevněn pomocí šňůry, lanka či struny, bez jejichž poškození není možné vyjmout vzorek z obalu. Jedno balení může obsahovat více jednotlivě zapečetěných vzorků.
- Vzorek je opatřen štítkem a zapečetěn v souladu s národním předpisem.
- Vzorek je zabalen v obálce a přes pečeť je opatřen razítkem či značkou.
- Vzorek obsahuje předmět, k němuž je připojen štítek pomocí lanka či struny.
- Balení musí být nepoškozené a neotevřené. Nesmí být překročena lhůta pro zaslání do laboratoře (viz národní a mezinárodní předpisy).
- Vzorky musí být provázeny vyplněným protokolem o odběru vzorku.
- Množství vzorku musí být dostatečné pro účely provedení analýz (viz množství odebíraných vzorků).
U některých komodit musí být splněny tyto podmínky:
- Hluboce zmrazené výrobky nesmí být rozmrazeny.
- Výrobky běžně uchovávané za nízkých teplot (máslo a jiné mléčné výrobky, ovocné šťávy) musí být za těchto teplot uchovány.
- S výrobky podléhajícími fermentaci (kvašení) by mělo být zacházeno opatrně a měly by být umístěny do chladničky, pokud je to možné.
- Vzorky minerálních olejů musí být umístěny v ochranných přepravních boxech a mělo by se ověřit, že nedošlo k žádnému úniku.
- Jsou-li vzorky v původním balení určeném pro maloobchodní prodej, mělo by být toto balení neporušené.
- Vzorky chemických látek, jež jsou zákonně označeny symboly nebezpečnosti, jako jsou symboly lebky, plamenu či exploze, by měly být přepravovány ve zvláštních přepravkách (viz doporučení k obalům).
