Provtagningsförfaranden

Om du ansvarar för att ta proverna ska du följa anvisningarna nedan:

1. Kontrollera all tillgänglig information om de varor som du ska ta prover ifrån för att ta reda på vilken typ av prover som bör tas.
2. Fastställ på grundval av följande vilka kvantiteter som är föremål för provtagningen. Se även minsta provstorlek i steg 3.
   
   

   Förpackning	Provtagningsförfarande
   Detaljhandelsförpackningar och färdiga artiklar. Se detaljhandelsförpackningar och färdiga artiklar för mer information om den särskilda provtagningsbeskrivningen	Ta ett lämpligt antal burkar, flaskor, påsar eller kärl som prov. Se till att alla burkar, flaskor, påsar eller kärl representerar samma parti. Välj ut samlingsproverna från det parti som har störst antal. Välj alltid oöppnade intakta förpackningar. Om etiketterna på förpackningen anger att försändelsen innehåller olika produkter (t.ex. så kan en försändelse med sylt innehålla olika typer av sylt) måste du ta prover av alla varianter. Ett mindre antal prov kan behövas om försändelsen är homogen. I princip kan det räcka med det minsta antal/den minsta vikt av identiska slutliga prov som enligt dina nationella riktlinjer ska skickas till laboratoriet. När proverna har tagits ska du fortsätta till steg 7 nedan.
   Packe, tunna eller säck	Ta delprover från ett antal av dessa förpackningar. Förfarandet beskrivs nedan från steg 3 och framåt.
   Bulk	Fastställ varornas sammansättning. Varorna är homogena när hela försändelsens sammansättning är enhetlig. Varorna är heterogena (inte enhetliga) när sammansättningen skiljer sig åt i försändelsen. När varorna består av pellets, spannmål eller pulver kan mindre partiklar separeras och i vätskor kan små partiklar sjunka, flyta eller framträda på ytan. Se till att det översta lagret, mittlagret och det understa lagret har blandats ordentligt innan provtagningen genomförs. Om det inte är möjligt att blanda varan (t.ex. på grund av försändelsens storlek eller på grund av att den innnehåller vätska i fryst form) ska fler delprov tas slumpvis från olika delar av försändelsen för att säkerställa att provet är representativt. Förfarandet beskrivs nedan från steg 3 och framåt.
   Satsserie (fler än en serie)	Prover tas från varje serie. Etiketterna visar huruvida du hanterar serier (t.ex. en försändelse med liknande varor men med olika produktionsdatum) eller satser. När varorna är i bulk ska du gå vidare enligt steg 3 och framåt. I alla andra fall ska du gå vidare enligt steg 7 och framåt.
   Last som rör på sig (t.ex. transportband eller last som pumpas)	När produkten förflyttas på mekanisk väg med hjälp av transportband eller annan utrustning kan det finnas avledningsventiler eller rännor som gör det möjligt att ta prover med regelbundna intervaller från flödet. Om sådana inte finns kan det av hälso- och säkerhetsskäl krävas att man stoppar flödet och använder en skyffel eller en skopa för att ta prover från transportbandet. I vissa fall kan proverna samlas upp genom att man kör en samlare av pelikantyp genom flödets hela diameter vid regelbundna intervaller som avgörs genom förflyttningshastigheten. Delproverna bör blandas för att skapa ett samlingsprov.

3. Ta de delprov som behövs.
   
   Fastställ storleken på det samlingsprov som ska tas. Tillräckliga delprover bör tas så att åtminstone tillräckligt många slutliga prover kan beredas. Samlingsprovets storlek beror på
   
   • typen av artikel,
   • typen av förpackning,
   • den analysmetod som används,
   • hur provet neddelas.
   
   Det antal prov som ska tas beror på homogeniteten, produkttypen och den analyser som ska utföras i laboratoriet. Se provtagningsbeskrivningarna för mer information om den minsta storleken på det prov som ska tas. För varor som inte omfattas av en provtagningsbeskrivning finns en vägledande förteckning över den rekommenderade minsta storleken för varje prov i följande tabell:
   
   

   Produkttyp/Vara	Rekommenderad minsta storlek för varje enskilt prov av varor som inte omfattas av provtagningsbeskrivningar
   Livsmedel i flytande form: icke alkoholhaltiga drycker, animaliska fetter och vegetabiliska oljor, livsmedelsberedningar och kosttillskott, sockersirap, frukt- och grönsakskoncentrat etc.	0,5 l eller samma volym av varor i detaljhandelsförpackningar
   Flytande kemiska preparat och material från den kemiska industrin, mineraliska ämnen och mineralblandningar, mediciner, farmaceutiska preparat, beredda färger, primära former av polymerer och gummi etc.	0,5 l eller samma volym av varor i detaljhandelsförpackningar
   Fasta livsmedel i lös form eller pulverform eller i bitar: kosttillskott eller livsmedelsberedningar, färdiga blandningar, stärkelse, granulerat foder etc.	0,5 kg; eller samma vikt av varor i detaljhandelsförpackningar
   Fasta kemikalier eller kemiskt material i lös form eller pulverform eller i bitar, mineraliska ämnen och mineralblandningar, mediciner, farmaceutiska preparat, färgpreparat, primära former av polymerer och gummi, stenbaserade produkter, keramiska blandningar etc.	0,5 kg; eller samma vikt av varor i detaljhandelsförpackningar; eller en enhet av samma vikt eller mer
   Textilieroch kläder, fibrer, trådar, fyrkantiga plaster, folier och textilier, läder och lädervaror, skodon etc.	1 styck detaljhandelsförpackning eller 1 styck av en artikel; Fibrer och trådar: hela rullen eller cirka 100 m; Vävda tyger: 25 cm x tygstyckets bredd; Fyrkantiga produkter 50 cm x 50 cm
   Instrument och apparater	1 styck och/eller dokumentation
   Material med dubbla användningsområden	1 kg eller 1 styck
   Produkter och teknik med dubbla användningsområden	1 styck och/eller dokumentation
   Identifiering av narkotika och andra psykoaktiva substanser, narkotikaprekursorer, nya psykoaktiva substanser etc.	Den mängd som finns att tillgå, inklusive spår; Optimalt 0,1 kg eller 0,1 l eller 1 styck detaljhandelsförpackning
   Okända fasta eller flytande prov	0,5 l eller 0,5 kg; I invecklade fall kan större prov behövas

   
   I princip så bör inte den minsta mängden prov vara mindre än mängden angiven i tabellen ovan. Tag endast mindre mängder efter kontakt med ditt tullaboratorium (till exempel för väldigt dyra produkter).
   
   Anmärkning
   En deklarant kan begära att få en del av samlingsprovet för sin egen analys innan de officiella proverna tas. Ta hänsyn till detta när du fastställer storleken på samlingsprovet och antalet identiska slutliga prover.
4. Blanda delproverna ordentligt för att erhålla ett samlingsprov.
5. Dela upp samlingsprovet i rätt antal identiska prover enligt riktlinjerna i ditt eget land.
6. Förpacka proverna enligt förpackningskraven (se provtagningsbehållare). Förpackningen med de prover som skickas till laboratoriet måste innehålla följande information:
   
   • Det antal för vilka analysen efterfrågas.
   • Provtagningsdatum.
   • Namnet på tullkontoret.
   • Typen av artikel.
   • En hänvisning till det dokument som beskriver provet.
   
   Om det inte är möjligt att notera informationen på förpackningen ska en etikett anbringas på förpackningen.
   
   Se till att du inte suddar ut eller täcker informationen på originalförpackningen.
7. Försegla de slutliga proverna.
   
   Anmärkning
   När originalförpackningen för de produkter som är föremål för provtagning inte kan öppnas och/eller förslutas utan att man skadar den, t.ex. i en standardförpackning, kan det hända att denna förpackning inte behöver förseglas. Du kan helt enkelt märka förpackningen med en stämpel. Detta förfarande kan skilja sig åt mellan medlemsstaterna. Alternativt kan du förpacka provet i en ren plastpåse och placera provetiketten på påsen och försegla denna. Kontrollera vad som gäller i riktlinjerna i ditt eget land.
8. Varorna bör åtföljas av en deklaration om att tullmyndigheterna har tagit prover från försändelsen. Deklarationen måste innehålla en anmärkning om vilka produkter som har tagits från försändelsen.
9. Du måste alltid förvara proverna under korrekta förhållanden för att förhindra att produktens egenskaper förändras. Om anläggningar inte finns tillgängliga vid provtagningskontoret måste proverna omedelbart transporteras till tullaboratoriet eller ett lämpligt lager. Olämplig eller felaktig förvaring kan påverka provets stabilitet och/eller analysresultaten. Konsultera riktlinjerna i ditt land rörande förvarings- och transportarrangemangen. Korrekta förvaringsförhållanden kan innebära kontroll av exponeringen för ljus och fukt liksom temperatur.
   
   Varning
   Alla slutliga prover måste skickas till tullaboratoriet när förvaringsförhållandena är otillräckliga vid det lokala tullkontoret eller till en lämplig förvaringsplats.
   
   
10. Under provtagningen öppnar man ofta produkternas förpackningar och skador kan inträffa. Efter provtagningen måste den förpackning från vilka proverna har tagits förslutas ordentligt och märkas för att visa att ett prov har tagits. Detta bör göras av deklaranten om denne är närvarande.
11. Provtagningen resulterar ofta i avfall eller att varor förstörs. Försök att begränsa mängden varor som förstörs när du utarbetar din provtagningsplan. Eventuella oanvända mängder kan lämnas tillbaka till deklaranten. Överskottsprodukter får aldrig läggas tillbaka i försändelsen eftersom de kan kontaminera övriga produkter. Bortskaffa avfall och förstörda varor i enlighet med nationella riktlinjer och lokala förfaranden.
    
    Allmänna riktlinjer för bortskaffande av avfall eller förstörda varor ges i avsnittet ”Hälsa och säkerhet”, Introduktion till allmänna principer, och i materialsäkerhetsdatabladen.
    
    

Försändelse som valts ut för provtagning

▼

Se till att all nödvändig dokumentation finns tillgänglig, även en fullständig beskrivning av varorna och materialsäkerhetsdatabladet om så krävs.

▼

Kontrollera Samancta för lämplig provtagningsbeskrivning och se till att du förstår samtliga hälso- och säkerhetskrav.	►	Om du inte är övertygad om att du kan ta proverna på ett säkert sätt ska du avbryta arbetet. Be ditt laboratorium och/eller andra experter om råd.
▼		▼	▼

▼ ▼	Provtagning kan utföras av specialutbildad personal eller en entreprenör. Om du använder en entreprenör måste du övervaka följande verksamhet.		Provtagningen måste ev. Överlåtas.
▼	▼

Utarbeta en provtagningsplan på grundval av den tillgängliga informationen och med hjälp av undersökningsskalor från Samancta.

▼

Se till att du har den provtagningsutrustning och de provtagningsbehållare som krävs.

▼

Se till att du har den personliga skyddsutrustning som krävs.

▼

Kontrollera att den försändelse om du granskar är den rätta. (Förseglingar, nummer på behållarna, märken etc.)

▼

Kontrollera att containern inte innehåller någon riskfylld rök (en entrepreör anlitas vanligtvis för att intyga detta).

▼

Kontrollera att varorna överensstämmer med dokumentationen (nummer, vikt, beskrivning).

▼

Kontrollera serienumren/produktionsdatumen eller partierna. (Din provtagningsplan måste kanske ändras för att se till att representative prover erhålls.)

▼

Välj ut vilka förpackningar som prover ska tas ifrån med hjälp av provtagningsplanen eller fastställ metoden för provtagning av varor i bulk.

▼

Ta delprover enligt din provtagningsplan och slå ihop dem för att skapa samlingsprovet.

▼

Om du måste minska samlingsprovet ska du använda en lämplig metod för provuppdelning för att säkerställa att de slutgiltiga provernas mängd överskrider den minsta storlek som krävs för analysen men inte är för stor.

▼

Förpacka de slutgiltiga proverna (original, parallell-/referensprov och näringsidkarens prov – om så krävs). Se till att förpackningsmetoden bevarar deras analytiska egenskaper.

▼

Försegla och märk/sätt etikett på proverna med referenserna.

▼

Fyll i provtagningsformuläret och dina lokala register.

▼

Se till att proverna förvaras på lämpligt sätt för att bevara provernas analytiska egenskaper. Om lämplig förvaring inte finns tillgänglig ska de omedelbart överföras till laboratoriet eller en lämplig lageranlägggning.

▼

Se till att proverna transporteras till laboratoriet under lämpliga förhållanden för att bevara provernas analytiska egenskaper. En kopia av provtagningsformuläret tillsammans med eventuell information om farligt gods ska åtfölja provet.