Monsternemingsprocedures

Als u de monsters moet nemen, ga dan als volgt te werk:

1. Raadpleeg alle beschikbare informatie over de te bemonsteren producten om na te gaan welke monsters moeten worden genomen.
2. Bepaal op basis van het volgende welke hoeveelheden moeten worden bemonsterd. Zie ook de minimale omvang van de monsters in stap 3.
   
   

   Verpakking	Bemonsteringsprocedure
   Verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein en afgewerkte artikelen. Zie voor verdere informatie de specifieke bemonsteringsprocedurekaart Verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein en afgewerkte artikelen.	Neem een geschikt aantal blikjes, flessen, zakken of potten als monster. Zorg ervoor dat alle blikjes, flessen, zakken of potten dezelfde batchvertegenwoordigen. Kies de verzamelmonsters uit de partij die kwantitatief verreweg de grootste is. Neem altijd ongeopende onbeschadigde verpakkingen. Als de etiketten op de verpakking aangeven dat de zending verschillende producten bevat (bv. een zending jam kan verschillende soorten jam bevatten), moet u van elke soort monsters nemen. Er kunnen minder monsters nodig zijn als de zending homogeen is. In beginsel moet het minimale aantal/gewicht van identieke eindmonsters dat het laboratorium volgens uw nationale richtsnoeren vereist, voldoende zijn. Ga na het trekken van de monsters naar de onderstaande stap 7.
   Baal, vat of zak	Neem basismonsters van een aantal van deze verpakkingen. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Bulkgoederen	Bepaal de samenstelling van de goederen. De goederen zijn homogeen als de samenstelling in de hele zending gelijk is. De goederen zijn heterogeen (niet-uniform) als de samenstelling van de zending verschilt. In het geval van goederen in de vorm van korrels, granen of poeder kunnen kleinere deeltjes worden afgescheiden en in vloeistoffen kunnen kleine deeltjes zinken, zweven of bovendrijven. Zorg dat de bovenste, middelste en onderste lagen goed gemengd zijn voordat u de bemonstering uitvoert. Indien mengen niet mogelijk is (bv. vanwege de omvang van de zending of vanwege vloeistoffen die in bevroren staat worden aangeboden), neem dan meer willekeurige basismonsters uit verschillende delen van de zending om te zorgen dat uw monster representatief is. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Batch of charge (meer dan één partij)	Neem monsters van elke partij. De etiketten kunnen op betrouwbare wijze aangeven of u batches (bv. een zending soortgelijke goederen maar met verschillende productiedatums) of charges behandelt. Als het een los gestorte lading betreft, gaat u te werk zoals aangegeven vanaf stap 3. In alle overige gevallen gaat u te werk zoals aangegeven vanaf stap 7.
   Vracht in beweging (bv. op transportbanden of gepompt).	Als het product mechanisch wordt verplaatst aan de hand van transportbanden of andere inrichtingen, kunnen er aan de hand van driewegkranen of goten met regelmatige intervallen monsters worden genomen uit de stroom in beweging. Als dergelijke inrichtingen niet voorhanden zijn, kan het om gezondheids- en veiligheidsredenen nodig zijn de stroom te onderbreken en met een schep of beker monsters te nemen van de transportband. In sommige gevallen kunnen monsters worden genomen door met regelmatige intervallen naargelang de snelheid een opvangtrechter door de volledige diameter van de stroom in beweging te halen. De basismonsters moeten worden gemengd om een verzamelmonster te maken.

3. Neem de nodige basismonsters.
   
   Bepaal de omvang van het te nemen verzamelmonster. Neem voldoende basismonsters van de lading zodat er minstens voldoende eindmonsters kunnen worden bereid. De omvang van het verzamelmonster hangt af van:
   
   • het type product;
   • het type verpakking;
   • de toegepaste analysemethode;
   • de gekozen methode voorde monsterverdeling.
   
   De hoeveelheid van de te nemen monsters hangt af van de homogeniteit, het type product en de nodige analyses die in het laboratorium worden uitgevoerd. Zie de bemonsteringskaarten voor verdere informatie over de minimumomvang van het te nemen monster. Voor goederen die niet onder een bemonsteringskaart vallen, bevat de onderstaande tabel een indicatieve lijst van aanbevolen minimale hoeveelheden voor elk monster:
   
   

   Productcategorie / goederen	De aanbevolen minimale hoeveelheid voor elk monster voor goederen die niet onder bemonsteringskaarten vallen
   Vloeibare voedingsmiddelen: alcoholvrije dranken, dierlijke vetten en plantaardige oliën, bereidingen en supplementen voor menselijke consumptie, suikerstroop, vruchten - en groenteconcentraten enz.	0,5 l of dezelfde hoeveelheid goederen in verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein
   Vloeibare chemische preparaten en materialen van de chemische industrie, minerale stoffen en mengsels, geneesmiddelen, farmaceutische preparaten, verfpreparaten, primaire vormen van polymeren en rubber enz.	0,5 l of dezelfde hoeveelheid goederen in verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein
   Vaste voedingsmiddelen in losse vorm, in poedervorm of in stukken: voedingssupplementen of -bereidingen, instantmengsels, zetmeel, korrelvormige voedermiddelen enz.	0,5 kg; of hetzelfde gewicht van goederen in verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein
   Vaste chemische stoffen of chemisch materiaal in losse vorm, in poedervorm of in stukken, minerale stoffen en mengsels, geneesmiddelen, farmaceutische preparaten, verfpreparaten, primaire vormen van polymeren en rubber, stenen producten, keramische mengsels enz.	0,5 kg; of hetzelfde gewicht van goederen in verpakkingen, opgemaakt voor de verkoop in het klein; of een enkel stuk van hetzelfde gewicht of meer
   Textiel en textielproducten; vezels, draad, vierkante kunststoffen, folies en textiel; leder en lederproducten; schoeisel enz.	1 stuk verpakking, opgemaakt voor de verkoop in het klein, of 1 stuk van een artikel; vezels en draad: alle precies of ong. 100 m; weefsels: 25 cm x de breedte van het stuk; Vierkante producten 50 cm x 50 cm
   Instrumenten en huishoudelijke apparaten	1 stuk en/of documentatie
   Materialen voor tweeërlei gebruik	1 kg of 1 stuk
   Producten en technologieën voor tweeërlei gebruik	1 stuk en/of documentatie
   Het identificeren van verdovende middelen en andere psychoactieve middelen, precursoren, nieuwe psychoactieve stoffen (NPS) enz.	Eender welke beschikbare omvang, zelfs sporen; Optimaal 0,1 kg of 0,1 l of 1 stuk verpakking, opgemaakt voor de verkoop in het klein
   Onbekende vaste of vloeibaare stoffen	0,5 l of 0,5 kg; Complexere gevallen vereisen meer monsters

   
   In principe mag de minimale hoeveelheid van elk monster niet lager zijn dan de hoeveelheid, vermeld in de bovenstaande tabel of de hoeveelheid op een specifieke kaart. Neem slechts een kleinere hoeveelheid monster mee na overleg met uw douanelaboratorium (bijvoorbeeld in het geval van zeer dure producten).
   
   Opmerking
   Een aangever kan een deel van het verzamelmonster opvragen om zelf te analyseren voordat de officiële monsters worden genomen. Houd hier rekening mee wanneer u de omvang van het verzamelmonster en het aantal identieke eindmonsters bepaalt.
4. Meng de basismonsters grondig om een verzamelmonster te verkrijgen.
5. Verdeel de verzamelmonsters in het juiste aantal identieke eindmonsters in overeenstemming met uw nationale richtlijnen.
6. Verpak de monsters in overeenstemming met de verpakkingseisen (zie Monsterhouders). De verpakking van de monsters die naar het laboratorium worden verzonden, moet de volgende informatie bevatten:
   
   • aanvraagnummer voor analyse;
   • monsternemingsdatum;
   • naam van het douanekantoor;
   • type product;
   • een verwijzing naar het document waarin het monster wordt beschreven.
   
   Als het niet mogelijk blijkt om de informatie op de verpakking te vermelden, breng dan een etiket aan op de verpakking.
   
   Zorg dat u de informatie op de originele verpakking niet wist of bedekt.
7. Verzegel de eindmonsters.
   
   Opmerking
   Als de originele verpakking van te bemonsteren producten niet kan worden geopend en/of verzegeld zonder deze te beschadigen, bv. in een standaard verpakking, hoeft deze verpakking niet te worden verzegeld. Stempel het etiket dan gewoon af. Deze procedure kan in bepaalde lidstaten anders zijn. Een andere optie is het verpakken van het monster in een doorzichtige plastic zak en het monsteretiket en -zegel op de zak aanbrengen. Gelieve uw nationale richtlijnen te raadplegen.
8. Bij de goederen moet een verklaring worden gevoegd dat de zending werd bemonsterd door de douaneautoriteiten. In die verklaring moet worden aangegeven welke producten uit de zending werden genomen.
9. Bewaar de monsters te allen tijde op de juiste wijze om veranderingen van de producteigenschappen te voorkomen. Als er in het douanekantoor waar de monsters genomen zijn geen voorzieningen aanwezig zijn, moeten de monsters onmiddellijk naar het douanelaboratorium of een geschikte opslagplaats worden vervoerd. Door de monsters in een ongeschikte opslagplaats of op onjuiste wijze te bewaren, kunnen het monster en/of de analyseresultaten worden beïnvloed. Raadpleeg uw nationale richtsnoeren met betrekking tot de opslag- en vervoersregelingen. Juiste opslag kan betekenen dat de blootstelling aan licht en vocht en de temperatuur moet worden gecontroleerd.
   
   Waarschuwing
   Als de opslagomstandigheden in uw douanekantoor ongeschikt zijn, moeten alle eindmonsters naar het douanelaboratorium of naar een geschikte opslagplaats worden verzonden.
   
   
10. Tijdens de monsterneming moet u vaak de verpakking van de producten openen en kunt u deze beschadigen. Na de monsterneming moet de verpakking waaruit de monsters werden genomen goed worden gesloten en gemarkeerd om aan te geven dat er een monster uit werd genomen. Dit moet door de aangever worden gedaan als hij aanwezig is.
11. Het monsternemingsproces veroorzaakt vaak wat afvalmateriaal of bedorven goederen. Probeer de hoeveelheid bedorven goederen te beperken bij het opstellen van uw monsternemingsplan. Alle ongebruikte porties kunnen opnieuw aan de aangever worden aangeboden. Productoverschotten mogen nooit terug aan de zending worden toegevoegd aangezien ze verontreinigd kunnen zijn. Voer het afvalmateriaal en bedorven goederen af in overeenstemming met uw nationale richtlijnen en plaatselijke procedures.
    
    De afdeling "Gezondheid en veiligheid", Inleiding tot algemene principes en het VIB bevatten algemene richtlijnen voor het afvoeren van afvalmateriaal of bedorven goederen.
    
    

Geselecteerde zending voor monsterneming

▼

Zorg dat alle nodige documentatie beschikbaar is, met inbegrip van een volledige beschrijving van de goederen en indien nodig het VIB (SDS).

▼

Raadpleeg Samancta voor de geschikte monster-nemingskaart en zorg dat u alle gezondheids- en veiligheidseisen begrijpt.	►	Als u meent dat u de monsters niet veilig kunt nemen, begin dan niet. Win verder advies in van uw laboratorium en/of andere specialisten.
▼		▼	▼

▼ ▼ ▼	De bemonstering kan door speciaal opgeleid personeel of een contractant worden uitgevoerd. Indien er gebruik wordt gemaakt van een contractant, dient u toezicht te houden op de volgende acties.		Het is mogelijk dat de monsterneming afgebroken moet worden.
▼	▼

Stel een monsternemingsplan samen op basis van de beschikbare informatie en aan de hand van de geschikte controleniveaus van Samancta.

▼

Zorg dat u over de nodige monsternemingsuitrusting en monsterhouders beschikt.

▼

Zorg dat u over de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen beschikt.

▼

Controleer dat de zending die u zoekt de juiste is. (verzegelingen, containernummers, aanduidingen enz.)

▼

Controleer dat de container vrij is van gevaarlijke dampen (doorgaans wordt een contractant aangesteld om dit te bekrachtigen)

▼

Controleer dat de voorgelegde goederen overeenstemmen met de documentatie (aantal, gewicht, beschrijving)

▼

Controleer de partijnummers/productiedatums of partijen. (uw monsternemingsplan moet mogelijk worden gewijzigd om te waarborgen dat u representatieve monsters verkrijgt).

▼

Selecteer de te bemonsteren goederen aan de hand van het monsternemingsplan of bepaal de monsternemingsmethode voor stortgoed.

▼

Neem basismonsters in overeenstemming met uwmonsternemingsplan en meng ze om uw verzamelmonster te verkrijgen.

▼

Verklein indien nodig uw verzamelmonster door middel van een geschikte monsterverdelingsmethode om te waarborgen dat de eindmonsters groter zijn dan de vereiste minimumomvang voor analyse, zonder te groot te zijn.

▼

Verpak de eindmonsters (origineel, duplomonster/referentiemonster en, eventueel, het monster van de handelaar). Zorg dat de verpakkingsmethode de analytische eigenschappen van de monsters handhaaft.

▼

Verzegel en markeer/etiketteer de monsters met de referenties.

▼

Vul het monsterformulier en uw plaatselijke gegevens in.

▼

Zorg dat de monsters op geschikte wijze worden bewaard om de analytische eigenschappen ervan te handhaven. Als er geen geschikte opslagplaats beschikbaar is, moeten de monsters onmiddellijk naar het laboratorium of een geschikte opslagruimte worden vervoerd.

▼

Zorg dat de monsters zodanig naar het laboratorium worden vervoerd dat de analytische eigenschappen ervan worden gehandhaafd. Bij het monster dient een kopie van het monsterformulier en alle informatie betreffende gevaarlijke goederen te worden gevoegd.