Διαδικασίες δειγματοληψίας

Εάν είστε υπεύθυνος να λάβετε τα δείγματα, παρακαλείσθε να προβείτε στις ακόλουθες ενέργειες:

1. Ελέγξτε όλα τα διαθέσιμα στοιχεία σχετικά με τα εμπορεύματα από τα οποία θα λάβετε δείγμα, για να διαπιστώσετε τι είδους δείγματα πρέπει να ληφθούν.
2. Αποφασίστε με βάση τα κατωτέρω στοιχεία τι ποσότητες πρέπει να ληφθούν ως δείγματα. Δείτε επίσης το ελάχιστο μέγεθος των δειγμάτων στο βήμα 3.
   
   

   Συσκευασία	Διαδικασία δειγματοληψίας
   Συσκευασίες λιανικής πώλησης και τελικών αντικειμένων. Βλ. περισσότερες πληροφορίες στο ειδικό δελτίο διαδικασίας δειγματοληψίας Συσκευασίες λιανικής πώλησης και τελικών αντικειμένων	Να έχετε τον κατάλληλο αριθμό μεταλλικών δοχείων, φιαλών, σάκων ή βάζων ως δείγμα. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα δοχεία, οι φιάλες, οι σάκοι ή τα βάζα αντιπροσωπεύουν την ίδια παρτίδα. Επιλέξτε τα συνολικά δείγματα από την παρτίδα η οποία είναι ως επί το πλείστον η μεγαλύτερη σε πλήθος. Να λαμβάνετε πάντοτε κλειστά, άθικτα δέματα. Εάν οι ετικέτες στη συσκευασία αναφέρουν ότι το φορτίο περιέχει διαφορετικά προϊόντα (π.χ. μια αποστολή μαρμελάδας μπορεί να περιέχει διαφορετικά είδη μαρμελάδας), πρέπει να λάβετε δείγματα από κάθε είδος. Μπορεί να χρειάζονται λιγότερα δείγματα εάν το φορτίο είναι ομοιογενές. Κατ’ αρχήν, η ελάχιστη ποσότητα / το ελάχιστο βάρος των ίδιων τελικών δειγμάτων, τα οποία απαιτείται να σταλούν στο εργαστήριο σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές σας, θα πρέπει να επαρκεί. Αφού λάβετε τα δείγματα, ακολουθείστε τη διαδικασία που περιγράφεται από το βήμα 7 και μετά.
   Δέμα, βαρέλι ή σάκος	Λάβετε μερική ποσότητα δείγματος από ορισμένες από τις συσκευασίες. Η διαδικασία περιγράφεται κατωτέρω από το βήμα 3 και μετά.
   Φορτίο χύδην	Προσδιορίστε τη σύνθεση των εμπορευμάτων. Τα εμπορεύματα είναι ομοιογενή όταν η ολόκληρου του φορτίου είναι ενιαία. Τα εμπορεύματα είναι ετερογενή (μη ομοιόμορφα) όταν η φορτίο. Όταν τα εμπορεύματα είναι σε μορφή συσσωματωμάτων, σπόρων ή σκόνης, μικρότερα σωματίδια μπορούν να διαχωριστούν, και στα υγρά τα μικρά σωματίδια μπορούν να βυθιστούν, να επιπλέουν ή να αναδύονται στην επιφάνεια. Εξασφαλίστε ότι υπάρχει το σωστό μείγμα στα ανώτερα, μεσαία και κατώτερα στρώματα πριν πραγματοποιήσετε τη δειγματοληψία. Εάν η ανάμιξη δεν είναι δυνατή (π.χ. λόγω του μεγέθους του φορτίου ή λόγω των υγρών που σε κατεψυγμένη κατάσταση), λάβετε περισσότερα στοιχειώδη δείγματα τυχαία από διάφορα μέρη της παρτίδας για να βεβαιωθείτε ότι το δείγμα σας είναι αντιπροσωπευτικό. Η διαδικασία περιγράφεται κατωτέρω, από το βήμα 3 και μετά.
   Παρτίδα τροφοδοσίας (περισσότερες από μία παρτίδες)	Λαμβάνονται δείγματα από κάθε παρτίδα. Οι ετικέτες μπορεί να αναφέρουν αξιόπιστα αν χειρίζεστε παρτίδες (ένα φορτίο ομοειδών εμπορευμάτων - αλλά με διαφορετικές ημερομηνίες παραγωγής) ή φορτία. Όταν η παρτίδα του εμπορεύματος είναι σε μορφή χύδην, ενεργείστε σύμφωνα με το βήμα 3 και μετά. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ενεργείστε σύμφωνα με το βήμα 7 και μετά.
   Μετακίνηση φορτίου (π.χ. κυλιόμενοι ιμάντες ή άντληση).	Όταν το προϊόν μετακινείται μηχανικά με τη χρησιμοποίηση κυλιόμενων ιμάντων ή άλλου εξοπλισμού, ενδέχεται να υπάρχουν βαλβίδες εκτροπής ή διατάξεις καθόδου που επιτρέπουν τη λήψη δειγμάτων σε τακτά διαστήματα από την συνεχόμενη ροή. Εάν δεν υπάρχουν αυτά, μπορεί να είναι αναγκαίο για λόγους υγείας και ασφάλειας να διακόπτεται η ροή και να χρησιμοποιείται φτυάρι ή κουτάλα για τη λήψη δειγμάτων από τον μεταφορικό ιμάντα. Σε ορισμένες περιπτώσεις τα δείγματα μπορεί να συλλέγονται από μια διάταξη συλλογής μεμονωμένων τμημάτων μέσα από τη συνολική διάμετρο του μετακινούμενου εμπορεύματος σε τακτά διαστήματα που καθορίζονται από την ταχύτητα κίνησης. Τα τμήματα δείγματος θα πρέπει να αναμειγνύονται για να δημιουργηθεί ένα συνολικό δείγμα.

3. Να λαμβάνετε τα αναγκαία στοιχειώδη δείγματα.
   
   Προσδιορίστε το μέγεθος του συνολικού δείγματος που πρέπει να ληφθεί. Θα πρέπει να λαμβάνονται αρκετά στοιχειώδη δείγματα από την παρτίδα, έτσι ώστε να είναι δυνατό να προετοιμαστούν αρκετά τελικά δείγματα. Το μέγεθος του συνολικού δείγματος εξαρτάται από:
   
   • τον τύπο του εμπορεύματος;
   • τον τύπο της συσκευασίας;
   • την εφαρμοζόμενη μέθοδο ανάλυσης;
   • την επιλογή επιμερισμού του δείγματος.
   
   Η ποσότητα των δειγμάτων που πρέπει να λαμβάνεται εξαρτάται από την ομοιογένεια, τον τύπο του προϊόντος και την απαραίτητη ανάλυση που θα πρέπει να εκτελεστεί στο εργαστήριο. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. τα δελτία δειγματοληψίας σχετικά με το ελάχιστο μέγεθος δείγματος που πρέπει να λαμβάνεται. Για εμπορεύματα που δεν καλύπτονται από δελτίο δειγματοληψίας, ενδεικτικός κατάλογος της συνιστώμενης ελάχιστης ποσότητας για κάθε δείγματος παρέχεται στον ακόλουθο πίνακα:
   
   

   Τύπος προϊόντος/ Εμπορεύματα	Συνιστώμενη ελάχιστη ποσότητα για κάθε δείγμα εμπορεύματος που δεν καλύπτεται από δελτία δειγματοληψίας
   Υγρά τρόφιμα: μη αλκοολούχα ποτά, ζωικά λίπη και φυτικά έλαια, παρασκευάσματα και συμπληρώματα διατροφής, σιρόπια ζάχαρης, συμπυκνώματα φρούτων λαχανικών, κ.λπ.	0,5 l ή ο ίδιος όγκος εμπορευμάτων σε συσκευασίες λιανικής πώλησης
   Υγρά χημικά παρασκευάσματα και υλικά της χημικής βιομηχανίας, ανόργανες ουσίες και μείγματα, φάρμακα, φαρμακευτικά παρασκευάσματα, παρασκευάσματα βαφών, πρωτογενείς μορφές πολυμερών και ελαστικών, κ.λπ.	0,5 l ή ο ίδιος όγκος εμπορευμάτων σε συσκευασίες λιανικής πώλησης
   Στερεά τρόφιμα σε μη συσκευασμένη μορφή ή σε μορφή σκόνης ή σε τεμάχια: συμπληρώματα ή παρασκευάσματα διατροφής, στιγμιαία μείγματα, άμυλο, κοκκώδεις ζωοτροφές, κ.λπ.	0,5 kg; ή το ίδιο βάρος εμπορευμάτων σε συσκευασίες λιανικής πώλησης
   Στερεές χημικές ουσίες ή χημικά υλικά σε μη συσκευασμένη μορφή ή σε μορφή σκόνης ή σε τεμάχια, ανόργανες ουσίες και μείγματα, φάρμακα, φαρμακευτικά παρασκευάσματα, παρασκευάσματα βαφών, πρωτογενείς μορφές πολυμερών και ελαστικών, προϊόντα με βάση την πέτρα, κεραμικά μείγματα, κ.λπ.	0,5 kg; ή το ίδιο βάρος εμπορευμάτων σε συσκευασίες λιανικής πώλησης; ή ένα τεμάχιο του ίδιου ή μεγαλύτερου βάρους
   Υφαντικές ύλες και κλωστοϋφαντουργικά προϊόντα· ίνες, κλωστές, τετράγωνες πλαστικές ύλες, φύλλα και κλωστοϋφαντουργικά προϊόντα· δέρματα και δερμάτινα προϊόντα· υποδήματα, κ.λπ.	1 τεμάχιο από συσκευασία λιανικής πώλησης ή 1 τεμάχιο από ένα είδος; ίνες και νήματα: όλα σε πραγματικές διαστάσεις ή περίπου 100 m; Υφάσματα: 25 cm x το πλάτος του τεμαχίου; Τετράγωνα προϊόντα 50 cm x 50 cm
   Όργανα και συσκευές	1 τεμάχιο ή/και τεκμηρίωση
   Υλικά διπλής χρήσης	1 kg ή 1 τεμάχιο
   Προϊόντα και τεχνολογίες διπλής χρήσης	1 τεμάχιο ή/και τεκμηρίωση
   Εντοπισμός ναρκωτικών και άλλων ψυχοδραστικών ουσιών, πρόδρομων ουσιών, νέων ψυχοδραστικών ουσιών (NPS), κ.λπ.	Οποιουδήποτε διαθέσιμου μεγέθους ακόμα και ίχνη; Βέλτιστο 0,1 kg ή 0,1 l ή 1 τεμάχιο από συσκευασία λιανικής πώλησης
   Άγνωστο στερεό ή υγρό δείγμα	0,5 l ή 0,5 kg; Σε σύνθετες περιπτώσεις απαιτείται μεγαλύτερο δείγμα

   
   Κατά κανόνα, η ελάχιστη ποσότητα δείγματος δεν πρέπει να είναι μικρότερη από την ποσότητα που αναφέρεται στον παραπάνω πίνακα ή σε συγκεκριμένο δελτίο δειγματοληψίας. Λαμβάνετε μικρότερο δείγμα μόνο μετά από συνεννόηση με το τελωνειακό σας εργαστήριο (για παράδειγμα στην περίπτωση πολύ ακριβών προϊόντων).
   
   Σημείωση:
   Ένας διασαφιστής μπορεί να ζητήσει ένα μέρος του συνολικού δείγματος για δική του ανάλυση πριν τη λήψη επίσημων δειγμάτων. Πρέπει να το έχετε αυτό υπόψη σας όταν καθορίζετε το μέγεθος του συνολικού δείγματος και τον αριθμό ταυτόσημων τελικών δειγμάτων.
4. Πρέπει να γίνεται ενδελεχής μείξη των στοιχειωδών δειγμάτων για να ληφθεί ένα συνολικό δείγμα.
5. Διαιρέστε το συνολικό δείγμα στο σωστό αριθμό ταυτόσημων τελικών δειγμάτων σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές.
6. Συσκευάστε τα δείγματα σύμφωνα με τις απαιτήσεις συσκευασίας (βλ. Περιέκτες δειγματοληψίας). Η συσκευασία των δειγμάτων που αποστέλλονται στο εργαστήριο πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:
   
   • αριθμό αίτησης για ανάλυση
   • ημερομηνία δειγματοληψίας
   • ονομασία τελωνείου
   • τύπο εμπορεύματος
   • παραπομπή στο έγγραφο που περιγράφει το δείγμα.
   
   Αν δεν είναι δυνατό να γραφούν τα στοιχεία πάνω στη συσκευασία, τοποθετείστε ετικέτα στη συσκευασία.
   
   Βεβαιωθείτε ότι δεν διαγράφετε ούτε καλύπτετε πληροφορίες επάνω στην αρχική συσκευασία.
7. Σφραγίστε τα τελικά δείγματα
   
   Σημείωση:
   Όταν η αρχική συσκευασία προϊόντων προς δειγματοληψία δεν είναι δυνατόν να ανοιχτεί ή/και να σφραγιστεί χωρίς φθορά, π.χ. σε μία τυποποιημένη συσκευασία, η συσκευασία αυτή ενδέχεται να μην είναι αναγκαίο να σφραγιστεί. Μπορείτε απλώς να επισημάνετε τη συσκευασία με σφραγίδα. Ορισμένα κράτη μέλη εφαρμόζουν ενδεχομένως διαφορετική διαδικασία. Μπορείτε επίσης να συσκευάσετε το δείγμα σε διαφανή πλαστικό σάκο και να τοποθετήσετε την ετικέτα και τη σφραγίδα του δείγματος επάνω στον σάκο. Παρακαλείσθε να συμβουλευθείτε τις οδηγίες της χώρας σας.
8. Τα εμπορεύματα πρέπει να συνοδεύονται με δήλωση ότι η δειγματοληψία στο φορτίο πραγματοποιήθηκε από τις τελωνειακές αρχές. Η δήλωση πρέπει να περιέχει σημείωμα που να αναφέρει ποια προϊόντα αφαιρέθηκαν από το φορτίο.
9. Πρέπει να αποθηκεύετε πάντοτε τα δείγματα στις σωστές συνθήκες για την πρόληψη αλλοίωσης των χαρακτηριστικών του προϊόντος. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες εγκαταστάσεις στον χώρο δειγματοληψίας, τότε τα δείγματα πρέπει να μεταφέρονται αμέσως στο τελωνειακό εργαστήριο ή σε κατάλληλο χώρο αποθήκευσης. Η πλημμελής ή λανθασμένη αποθήκευση ενδέχεται να επηρεάσει τη βιωσιμότητα του δείγματος ή/και το αποτέλεσμα της ανάλυσης. Αναζητήστε τις κατάλληλες εθνικές οδηγίες όσον αφορά στις ρυθμίσεις αποθήκευσης και μεταφοράς. Οι σωστές συνθήκες αποθήκευσης μπορεί να περιλαμβάνουν τον έλεγχο της θερμοκρασίας καθώς και της έκθεσης στο φως και στην υγρασία.
   
   Προειδοποίηση
   Όλα τα τελικά δείγματα πρέπει να αποστέλλονται στο τελωνειακό εργαστήριο, όταν οι συνθήκες αποθήκευσης είναι ανεπαρκείς στο τελωνείο σας, ή σε κατάλληλο μέρος αποθήκευσης.
   
   
10. Κατά τη δειγματοληψία συχνά ανοίγετε τις συσκευασίες των προϊόντων και μπορεί να προκληθεί φθορά. Μετά τη δειγματοληψία, η συσκευασία από την οποία ελήφθησαν τα δείγματα πρέπει να κλείνει με ασφάλεια και να αναγράφεται ένδειξη ότι έχει ληφθεί δείγμα. Αυτό πραγματοποιείται από τον διασαφιστή, εφόσον είναι παρών.
11. Η διαδικασία δειγματοληψίας συχνά δημιουργεί ορισμένα απόβλητα ή αλλοιωμένα εμπορεύματα. Οφείλετε να προσπαθήσετε να περιορίσετε την ποσότητα των αλλοιωμένων εμπορευμάτων όταν φτιάχνετε το σχέδιο δειγματοληψίας. Οι μη χρησιμοποιηθείσες ποσότητες μπορεί να επιστέφονται στον διασαφιστή. Πρόσθετα προϊόντα δεν πρέπει ποτέ να επιστρέφονται στο φορτίο, διότι μπορούν να προκαλέσουν μόλυνση. Διαθέστε τα απόβλητα και αλλοιωμένα εμπορεύματα σύμφωνα με τις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές και διαδικασίες.
    
    Γενικές κατευθυντήριες γραμμές για τη διάθεση αποβλήτων ή αλλοιωμένων εμπορευμάτων παρέχονται στο τμήμα «Υγεία και ασφάλεια», Εισαγωγή σε γενικές αρχές, και στα ΔΔΑ.
    
    

Φορτίο που επιλέχθηκε για δειγματοληψία

▼

Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν όλα τα αναγκαία έγγραφα που περιλαμβάνουν πλήρη περιγραφή των εμπορευμάτων, και ΔΔΑ, εάν απαιτείται.

▼

Αναζητείστε στο Samancta το κατάλληλο δελτίο διαδικασίας δειγματοληψίας και βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε όλες τις απαιτήσεις υγείας και ασφάλειας.	►	Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη δειγματοληψία με ασφάλεια, μην το πράξετε. Ζητείστε συμβουλή από το εργαστήριό σας ή/άλλους ειδικούς.
▼		▼	▼

▼ ▼	Η δειγματοληψία είναι δυνατό να πραγματοποιείται από ειδικά εκπαιδευμένο προσωπικό ή ανάδοχο. Αν χρησιμοποιείται ανάδοχος, πρέπει να επιβλέπετε τις ακόλουθες ενέργειες.		Η δειγματοληψία ίσως θα πρέπει να εγκαταλειφθεί.
▼	▼

Καταρτίστε σχέδιο δειγματοληψίας βάσει των διαθέσιμων στοιχείων και χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες κλίμακες εξέτασης από το Samancta.

▼

Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τον αναγκαίο εξοπλισμό δειγματοληψίας και τους περιέκτες δειγμάτων.

▼

Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα αναγκαία μέσα ατομικής προστασίας.

▼

Βεβαιωθείτε ότι εξετάζετε το σωστό φορτίο (σφραγίδες, αριθμοί εμπορευματοκιβωτίων, σημάνσεις κλπ.).

▼

Βεβαιωθείτε ότι το εμπορευματοκιβώτιο είναι απαλλαγμένο από επικίνδυνες αναθυμιάσεις (συνήθως, το έργο αυτής της πιστοποίησης ανατίθεται σε ανάδοχο).

▼

Βεβαιωθείτε ότι τα προσκομισθέντα εμπορεύματα αντιστοιχούν στα έγγραφα (αριθμός, βάρος, περιγραφή).

▼

Ελέγξτε τους αριθμούς παρτίδας/ημερομηνίες παραγωγής (το σχέδιο δειγματοληψίας σας θα πρέπει ενδεχομένως να τροποποιηθεί για να διασφαλιστεί η λήψη αντιπροσωπευτικών δειγμάτων).

▼

Επιλέξτε τις συσκευασίες από τις οποίες θα ληφθούν δείγματα χρησιμοποιώντας το σχέδιο δειγματοληψίας ή καθορίστε τη μέθοδο δειγματοληψίας για εμπορεύματα χύδην.

▼

Λάβετε στοιχειώδη δείγματα, σύμφωνα με το σχέδιο δειγματοληψίας σας και ενοποιείστε τα για να δημιουργήσετε το συνολικό δείγμα σας.

▼

Εάν είναι απαραίτητο, μειώστε το συνολικό δείγμα σας, χρησιμοποιώντας μια σωστή μέθοδο επιμερισμού δείγματος για να εξασφαλίσετε ότι τα τελικά δείγματα υπερβαίνουν το απαιτούμενο ελάχιστο μέγεθος για ανάλυση, αλλά ότι δεν είναι υπερβολικά μεγάλα.

▼

Συσκευάστε τα τελικά δείγματα (αρχικό δείγμα, εφεδρικό δείγμα/δεύτερο δείγμα και δείγμα επιχειρηματία, εάν είναι αναγκαίο). Βεβαιωθείτε ότι η μέθοδος συσκευασίας θα διατηρήσει τα αναλυτικά χαρακτηριστικά των δειγμάτων.

▼

Σφραγίστε και επισημάνετε/τοποθετήστε ετικέτα στα δείγματα με τα στοιχεία αναφοράς.

▼

Συμπληρώστε το έντυπο δειγματοληψίας και τα τοπικά μητρώα σας.

▼

Βεβαιωθείτε ότι τα δείγματα είναι σωστά αποθηκευμένα για να διατηρηθούν τα αναλυτικά χαρακτηριστικά των δειγμάτων. Εάν δεν είναι διαθέσιμα τα κατάλληλα μέσα αποθήκευσης, μεταφέρετέ τα αμέσως στο εργαστήριο ή σε κατάλληλη εγκατάσταση αποθήκευσης.

▼

Βεβαιωθείτε ότι τα δείγματα έχουν μεταφερθεί στο εργαστήριο στις σωστές συνθήκες για τη διατήρηση των αναλυτικών χαρακτηριστικών των δειγμάτων. Αντίγραφο του εντύπου δειγματοληψίας πρέπει να συνοδεύει το δείγμα, μαζί με τυχόν πληροφορίες σχετικά με επικίνδυνα εμπορεύματα.